Smartsheet или Excel: какое программное обеспечение для работы с электронными таблицами лучше?

Microsoft Excel по-прежнему популярен даже спустя десятилетия после его появления, но сегодня появился новый мощный инструмент, бросающий вызов почтенному приложению. Как и Excel, Smartsheet способен планировать проекты, но первый представляет собой скорее программу для обработки чисел, которая может делать несколько вещей. Многие также задаются вопросом, какое приложение является лучшим планировщиком проектов.

Для тех, кому интересно, каков ответ, мы вам поможем. Вы узнаете, в чем их сходства и различия. Читайте дальше, чтобы узнать, кто из них победитель.

Сходства Smartsheet и Excel

Excel позволяет пользователям создавать только электронные таблицы, а Smartsheet может это делать. Другие сходства включают в себя:

• Диаграммы
• Многопользовательское сотрудничество
• Шаблоны
• Интеграции

То, что вы можете сделать в Excel, вы также можете повторить в Smartsheet. К сожалению, несмотря на надежную репутацию Excel, он просто не может сделать больше, чем Smartsheet.

Мощные возможности Smartsheet

Smartsheet отлично работает с простой электронной таблицей, но он предназначен для большего. Ниже приведены некоторые функции, которых нет в Excel, но есть в Smartsheet.

Дополнительные просмотры

С помощью Smartsheet вы можете создавать различные представления, многие из которых предназначены для повышения эффективности бизнес-группы. Они есть:

• Представление Ганта
• Просмотр календаря
• Канбан-доски
• Подзадачи
• Зависимости
• Напоминания о задачах

Диаграмма Ганта представляет собой гистограмму, в которой задачи проекта расположены на вертикальной оси, а сроки — на горизонтальной оси. Таким образом, диаграмма помогает показать взаимосвязь между двумя категориями. Генри Гантт изобрел это.

Календари идеально подходят для управления задачами, поскольку вы можете устанавливать напоминания для членов команды и устанавливать четкие сроки достижения конкретных целей.

Канбан-доска — еще один популярный инструмент управления, но вместо графиков в нем используется доска. Когда задача достигает определенного этапа, она перемещается в другую категорию до завершения.

Эти дополнительные представления также могут отображать подзадачи, которые Excel не может настроить. Благодаря Smartsheet у вас есть много возможностей для экспериментов, пока вы не найдете формат, который подойдет вам и вашей команде.

Мощное сотрудничество

В Excel есть возможность совместной работы в режиме реального времени, но изменения проявляются через некоторое время. С помощью Smartsheet вы можете видеть изменения в режиме реального времени. Будет меньше ошибок и неверных версий, поскольку Smartsheet обнаруживает новые данные намного быстрее, чем Excel.

Совместная работа — это больше, чем просто отображение изменений, и у Smartsheet есть еще кое-что в запасе. Вы можете делиться заметками, файлами и задачами в режиме реального времени. Член команды, которому нужен PDF-документ, может получить его через несколько секунд после того, как его загрузит другой человек.

Вы также можете комментировать проекты, что невозможно в Microsoft Excel. Запросы на обновление и уведомления также являются частью Smartsheet, что упрощает рабочий процесс. Вместо использования другого приложения для обмена сообщениями для координации действий ваших товарищей по команде, Smartsheet позволяет вам управлять всем из одного места.

Делиться таблицами с помощью Smartsheet также легко: вы можете поделиться любым проектом с неограниченным количеством членов команды. Даже тех, у кого нет Smartsheet, можно пригласить по электронной почте.

Эта функция поддерживается на всех устройствах, и каждую функцию можно использовать, особенно на ПК. Таким образом, вы можете продолжать работу над проектом, где бы вы ни находились.

Совместная работа в Microsoft Excel уступает, поскольку она не позволяет соавторам использовать все доступные функции при работе над одной и той же электронной таблицей. Также имеется несколько функций для управления работой.

Задачи тонкой настройки

В Excel нет возможности задавать подзадачи и условия, поэтому все приходится делать вручную или трудоемкими методами. Однако Smartsheet позволяет пользователям привязывать к цели зависимости и подзадачи. В сложных проектах вы обнаружите, что команда лучше справляется с поставленными задачами, поскольку все удобно сосредоточено в одной задаче, включая условия.

Автоматизация

Иногда вы можете задаться вопросом, что произошло бы, если бы в Excel были какие-то автоматизированные функции, облегчающие вашу работу. Больше не удивляйтесь: Smartsheet воплотил это в жизнь. Создать автоматизацию в приложении можно всего за несколько минут.

Для тех, кто не знаком с этим термином, автоматизация в программном обеспечении означает процесс, который запускается, когда пользователь-человек что-то делает. Вы можете заставить Smartsheet отправлять менеджеру проекта предупреждение, если член команды отмечает что-то на проверку. Все происходит автоматически после программирования автоматизации.

Smartsheet упрощает этот процесс благодаря удобному интерфейсу. Это меню с возможностью перетаскивания, которое позволяет вам действовать строго так, как задумано. Вы можете настроить все компоненты, такие как триггеры, условные пути и многое другое.

Имея некоторый опыт, вы сможете использовать простой процесс и создать высокотехнологичный рабочий процесс автоматизации, сэкономив драгоценное время вашей команды.

Дополнения

Вопреки тому, что некоторые могут подумать, Microsoft Excel плохо или вообще не интегрирует другие продукты Microsoft Office. Программа поддерживает очень мало интеграций по сравнению со Smartsheet.

Когда дело доходит до интеграции, Smartsheet предоставляет вам множество вариантов, будь то собственное или стороннее приложение. Google Drive, Dropbox и Slack — это все возможные интеграции, которые вы можете получить.

Команды, которые не против расширения возможностей Smartsheet, также могут заплатить за Resource Management, ранее известную как 10000ft. Это дополнение предоставляет менеджеру дополнительные возможности управления, в том числе следующие.

• Управление портфелем
• Время отслеживания
• Расширенные отчеты
• Аналитика
• Прогнозирование
• Бюджетирование

В Excel нет ничего отдаленно похожего на подобные инструменты управления командой.

Почему люди все еще используют Excel?

Вы можете задаться вопросом, почему многие компании до сих пор используют Microsoft Excel, несмотря на все преимущества Smartsheet. Нетрудно увидеть логику такого выбора, и, возможно, вы даже согласитесь с их доводами. Вот несколько распространенных ответов на этот вопрос.

Знакомство

Многие люди придерживаются того, что знают, а Microsoft Excel — это распространенное приложение, которое до сих пор используют многие компании. Если руководитель группы не видит причин переходить на Smartsheet, он не внесет это изменение. Для них усилия по переходу на новое приложение того не стоят.

Нет необходимости

Фрилансерам или небольшим командам нет необходимости переключаться, поскольку Smartsheet подходит для более крупных предприятий. Поэтому небольшие команды или отдельные лица, скорее всего, будут придерживаться того, что они уже используют, например Excel.

Затраты

Microsoft Excel можно приобрести как отдельную программу или как часть Office 365, и первый вариант предлагает вам лицензию, которая действует до тех пор, пока конкретная версия не устареет. Выжить можно минимум пять лет использования. Версия Office 365 также стоит всего 6,99 долларов в месяц, что делает ее более дешевым вариантом.

Smartsheet стоит 14 долларов или больше в месяц. Бесплатной версии не существует, и вы будете платить за программное обеспечение, пока используете его.

Smartsheet побеждает

Тем не менее, Smartsheet является победителем в этом сравнении. Excel — мощный инструмент для работы с электронными таблицами, но он не предназначен для чего-то большего. С другой стороны, Smartsheet может гораздо больше, особенно с помощью управления ресурсами или сторонней интеграции.

Все, что может Excel, Smartsheet может сделать лучше. Если у вас большая команда и вы хотите отказаться от Excel, это приложение — то, что вам нужно.

Дополнительная универсальность

Smartsheet — это превосходное приложение, превосходящее Excel по функциям, интеграции и универсальности. Тем не менее, многие люди лучше знакомы с последним программным обеспечением и могут сопротивляться изменениям. Поэтому вам решать, какую программу вы хотите использовать.

Что вам нравится в Smartsheet? Знаете ли вы другие альтернативы? Пожалуйста, дайте нам знать в разделе комментариев ниже.