Обзор Microsoft Outlook 2003 с Диспетчером контактов 2

Диспетчер контактов (BCM) — это компонент Office 2003, который входит в состав Outlook в версиях Small Business и Professional. Его цель — предоставить базовую систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) внутри самого Outlook и будет обслуживать небольшие компании со штатом не более 25 сотрудников отдела продаж.

Когда BCM был впервые запущен в 2003 году, он подвергся резкой критике. Он вообще отказывался работать, если вы использовали Exchange Server для своей электронной почты, и никакими данными нельзя было поделиться с кем-либо. Версия 1.1 позволяла BCM работать с Exchange с сервера Small Business Server, а с этой новой версией вы можете использовать любую версию Exchange и, наконец, обмениваться данными со своим отделом продаж. При установке BCM устанавливается Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE), и именно здесь BCM хранит свои данные. Использование MSDE означает, что данные BCM могут совместно использоваться несколькими пользователями без необходимости использования Exchange Server.

Программное обеспечение основано на трех основных концепциях: «Учетные записи», «Контакты» и «Возможности», а Диспетчер контактов добавляет пользовательские папки и формы для работы с каждой из них, а также связанные с ними элементы истории «Бизнес-заметки», «Журналы телефонных звонков», «Встречи», «Задачи» и «Документы». Контакты — это люди, с которыми вы ведете бизнес (в прошлом, настоящем и будущем), а учетные записи — это компании, в которых они работают. С одной учетной записью может быть связано несколько контактов, и вы можете перейти по ссылкам от учетной записи к контакту или наоборот, дважды щелкнув имя учетной записи в записи контакта или имя контакта в записи учетной записи. Возможность – это шанс совершить продажу. Это может быть привязано либо к учетной записи, либо к контакту, хотя, к сожалению, вы не можете дважды щелкнуть ссылку, чтобы перейти к родительскому элементу. У возможности есть стадия продаж (поиск, квалификация, закрытая победа или закрытая потеря), вероятность совершения продажи и список продуктов или услуг, которые вы, вероятно, продадите.

Вы можете импортировать список продуктов и услуг в BCM из файла CSV с полями «Название продукта», «Описание» и «Цена за единицу». BCM умножает цену на количество и складывает все продукты для этой возможности, чтобы получить общую сумму. Однако количества могут быть только целыми значениями — вы не можете использовать BCM для продажи 1,5 литров масла, если вы не продаете одну 1,5-литровую бутылку или три 0,5-литровые бутылки масла. В любом случае, вы не можете оценивать масло за литр. В списке возможностей в Outlook есть столбец «Ожидаемый доход», показывающий общую стоимость продуктов и услуг для каждой возможности, умноженную на вероятность совершения продажи. К сожалению, невозможно суммировать значения по диапазону дат или включить их в отчет.

Элементы истории можно прикрепить к учетной записи, контакту или возможности. BCM будет отслеживать входящие и исходящие адреса электронной почты и автоматически связывать сообщения с этими контактами или учетными записями. Он также способен создавать различные отчеты, которые можно распечатать или сохранить в формате RTF, DOC или XLS. Вы можете настроить их ограниченным образом, используя средство выбора полей Outlook, группировку по полю или представления фильтрации, но вы не можете создавать свои собственные.

И вот здесь BCM действительно терпит неудачу – вы ничего не можете настроить. Чтобы успешно использовать его, вам необходимо иметь четко определенный список продуктов и быть готовым адаптироваться как к тому, как вы работаете, так и к тому, как вы анализируете свой бизнес. Более того, база данных BCM застряла на одном клиентском ПК, и, хотя вы можете забрать ее часть на устройстве Pocket PC (Palm OS не поддерживается), вы не можете даже отключить ее на ноутбуке. .
Это было бы более простительно, если бы приложение работало безупречно, но есть много мелочей, в которых пользовательский интерфейс BCM просто раздражает. Вам нужно щелкнуть стрелку раскрывающегося списка, чтобы открыть раскрывающиеся списки, и щелчок по тексту выглядит так, как будто вы можете его редактировать, но вы не можете, а выбираете только из предопределенного списка. Списки значений также нельзя изменить, поэтому Территория может быть только, например, «Юг», «Юго-Восток». Невозможно добавить «Шотландия», «Европа» или любое другое значение. Некоторые значения дат представлены в текстовых полях без раскрывающегося календаря и генерируют сообщение об ошибке, если пользователь не вводит допустимую дату и время. Макеты форм также фиксированы, поэтому вы не можете добавлять другие поля, а также удалять или переставлять их.

Таким образом, в конечном итоге любой бизнес, который полагается на сложную CRM, вскоре перерастет ограниченный набор функций BCM и отсутствие расширяемости. При такой тесной интеграции с Outlook основа хорошего продукта может уже существовать, но когда существует множество, хотя и платных, альтернатив, которые предлагают гораздо больше – в первую очередь FrontRange GoldMine и Sage ACT! Профессиональный – BCM просто слишком слаб, чтобы предложить серьезную альтернативу.