Microsoft Word: 20 главных секретных функций

Когда дело доходит до обработки повседневных документов, редко возникает необходимость выходить за пределы вкладки «Главная» в Word. Но в интерфейсе спрятано множество дополнительных инструментов, которые ждут своего открытия. Эти функции на самом деле не являются «секретными», но многие пользователи никогда их не находят – и они могут сэкономить вам немало времени и усилий.

Ниже мы опишем 20 лучших функций Word, которые легко упустить из виду. Многие из них используются в Word уже десять или более лет и их можно найти в меню Word XP и Word 2003, но мы сосредоточимся на ленточном интерфейсе Word 2007 и более поздних версий, который, в конце концов, был изобретен, чтобы помочь пользователи находят более экзотические функции программного обеспечения.

1. Выберите похожее форматирование.

В идеальном мире каждому элементу вашего документа был бы присвоен стиль. Но если вы использовали локальное форматирование, глобальные изменения все равно легко внести. Раздел «Редактирование» в правой части вкладки «Главная» включает удобную опцию «Выделить весь текст с похожим форматированием». Это позволяет вам легко выделить все ваши специальные заголовки, подписи и т. д. одновременно и настроить их внешний вид одним махом — или применить стиль для упрощения управления в будущем.

2. Панель буфера обмена

Панель буфера обмена предлагает удобный способ сохранить в буфере обмена более одного элемента одновременно. Нажмите на крошечный значок всплывающего окна в разделе «Буфер обмена» на вкладке «Главная», чтобы открыть его. Запоминается до 24 последних операций вырезания и копирования, и вы можете щелкнуть любую из них, чтобы вставить ее в точку вставки. Раскрывающийся список «Параметры» внизу позволяет вам контролировать появление панели «Буфер обмена»; один из вариантов — сделать так, чтобы он появлялся при двойном нажатии Ctrl+C.

3. Перевести

Обзор Word | Функция перевода отправляет текст вашего документа на веб-страницу Microsoft Translator и отображает перевод в окне браузера. В Word 2010 и 2013 вы также можете активировать Обзор | Перевести | Мини-переводчик, который отображает призрачную всплывающую подсказку при наведении курсора на выделенный отрывок текста; наведите на него указатель, чтобы увидеть всплывающий перевод на выбранный вами язык. На выбор доступны десятки языков: просмотрите их, выбрав «Выбрать язык перевода» в раскрывающемся списке «Перевести».

4. Кернинг

Профессиональное программное обеспечение для настольных издательских систем поддерживает кернинг — выборочную настройку расстояния между символами, чтобы сделать текст более эстетичным. Word не делает этого по умолчанию, но его можно включить, щелкнув всплывающий значок в разделе «Шрифт» на вкладке «Главная» и установив флажок «Кернинг для шрифтов»; введите минимальный размер шрифта в поле справа. Однако если вы используете кернинг для мелких шрифтов, буквы могут слиться вместе, что снижает читаемость.

Для более удобного доступа используйте сочетание клавиш CTRL+D или CMD+D на Mac. Этот ярлык приведет вас прямо к экрану «Шрифты», независимо от того, какую версию вы используете. Тем, кто использует Word 2007 или более раннюю версию, необходимо будет проверить параметр «Интервал между символами». Если вы используете более позднюю версию, выберите вкладку «Дополнительно» в верхней части всплывающего окна, как показано выше.

5. Вставить диаграмму

Если вы хотите включить диаграмму Excel в свой документ, вам не нужно выходить из Word. Выбор Вставки | Диаграмма в Word откроет миниатюрное представление Excel, в котором вы сможете редактировать или импортировать данные. Когда закончите, просто закройте окно Excel — оно будет представлено в виде диаграммы в Word. Вкладки «Работа с диаграммами» в верхней части окна Word дают вам полный контроль над дизайном и внешним видом диаграммы, поэтому нет необходимости запускать Excel вручную.

6. СмартАрт

SmartArt помогает вам иллюстрировать процессы и взаимосвязи с помощью почти 200 заранее разработанных макетов пирамидальных организаций, циклов, иерархий, матриц и многого другого. Чтобы использовать его в Word, просто нажмите «Вставить» | SmartArt и выберите шаблон. Затем введите свои метки на появившуюся плавающую панель и перетащите маркеры, чтобы изменить размер SmartArt. Если вы хотите, чтобы он располагался над вашим документом, вы можете легко добиться этого, создав текстовое поле (с помощью «Вставка | Текстовое поле») и поместив в него свой SmartArt.

7. Вставьте снимок экрана

Если вы пишете руководство – или вам просто нужен простой способ включить в документ изображение из другой программы – вы можете захватить область рабочего стола Windows, выбрав «Вставить | Скриншот; раскрывающееся меню позволяет напрямую импортировать любое открытое окно в виде изображения. Альтернативно вы можете выбрать опцию «Обрезка экрана», чтобы перетащить прямоугольник мышью и захватить настраиваемую область экрана.

8. Вставьте быстрые детали

Предприятиям часто приходится создавать письма и документы, содержащие стандартные элементы или абзацы, например адрес. Функция автотекста Word может помочь. Выделите фрагмент текста, затем выберите «Вставить | Быстрые детали | Автотекст | Сохранить выделение в галерее автотекста. Теперь вы можете повторно вставить этот текст в любой документ, выбрав его в меню «Вставка | Быстрые детали | Меню автотекста. Вы также можете настроить быстрые части для таких элементов, как название вашей компании и адрес электронной почты, а в органайзере строительных блоков вы также можете настроить шаблоны и объекты быстрого доступа.

Имейте в виду, что на момент написания эта опция недоступна для пользователей Mac.

9. Расстановка переносов

Размещение нечетного слова в двух строках может улучшить внешний вид вашего документа. Это может предотвратить появление слишком неровных правого поля или, в полностью выровненном тексте, предотвратить появление больших «островков» пустого пространства между каждым словом. Word может автоматически расставлять переносы в словах по мере необходимости, но по умолчанию эта функция отключена: чтобы включить ее, перейдите на вкладку «Макет страницы» и выберите «Расстановка переносов | Автоматический.

10. Номера строк

Если вы имеете в виду кодекс, юридические документы или даже стихи, возможно, вам захочется пронумеровать строки для удобства. Инструмент нумерованного списка Word применяет настройки отступов, которые могут не соответствовать вашим потребностям: выберите «Макет страницы» | Вместо этого используются номера строк, и Word применяет аккуратную нумерацию на полях документа. По умолчанию нумерация строк применяется ко всему документу, но вы можете пропустить выделенный текст, выбрав «Номера строк | «Подавить текущий абзац».

11. Цифровые подписи

Не всегда очевидно, является ли цифровой документ подлинным оригиналом. Чтобы подписать документ личным ключом шифрования, перейдите на вкладку «Файл» (или сферу в Word 2007), выберите «Защитить документ» и выберите «Добавить цифровую подпись»; вам будет предложено сохранить документ перед добавлением вашей подписи. Подпись будет автоматически признана недействительной в случае изменения документа, поэтому ее наличие является гарантией подлинности. Если вы хотите пригласить кого-то еще подписать документ, перейдите на вкладку «Вставка» и в разделе «Текст» выберите «Строка подписи».

12. Водяной знак

Когда вы распространяете черновик документа или делитесь чем-то личным с коллегой по работе, полезно иметь возможность поставить водяной знак на странице, чтобы вы могли сразу увидеть, какой это тип документа. Раскрывающийся список «Водяной знак» на вкладке «Макет страницы» позволяет добавить большой серый водяной знак с надписью «ЧЕРНОВИК», «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО» или «СРОЧНО» двумя щелчками мыши. Выберите «Пользовательский водяной знак», чтобы разместить собственный текст или изображение.

Пользователям Mac необходимо будет использовать вкладку «Вставка» в верхней части экрана компьютера, чтобы получить доступ к опции «Водяной знак».

13. Цитаты

Что касается академических работ, Word также может помочь вам управлять цитированием. На вкладке «Ссылки» вы найдете кнопку «Управление источниками»; здесь вы можете ввести сведения о каждой работе, на которую ссылаетесь, а затем вставить ссылки на них, щелкнув раскрывающийся список «Вставить цитату». Вы можете выбрать формат цитирования из 14 признанных стилей, включая стандарты APA и MLA, а в конце создать библиографию одним щелчком мыши.

14. Макросы

Интерфейс сценариев Office, мягко говоря, сложен, но если вы хотите автоматизировать простую, повторяющуюся задачу, вам не нужно вводить строку кода. На вкладке «Вид» щелкните раскрывающийся список «Макросы» и выберите «Записать макрос». В открывшемся диалоговом окне выберите кнопку или сочетание клавиш (не забудьте нажать «Назначить», чтобы подтвердить свой выбор); затем выполните задачу, которую хотите автоматизировать. Когда вы закончите, вернитесь в раскрывающийся список и выберите «Остановить запись». Теперь нажатие выбранной вами кнопки или комбинации клавиш в любой момент будет повторять записанные вами операции.

15. Контурный вид

Если вы используете Word для большого проекта, например диссертации в колледже или романа, может оказаться полезным разделить документ на разделы и подразделы. Перейти к просмотру | Структура для доступа к иерархическому отображению, позволяющему размечать заголовки и сворачивать основной текст под ними; это дает вам четкое представление о вашем документе, который можно легко реорганизовать, перемещая разделы. Вы также можете собрать несколько документов в один главный проект: нажмите «Показать документ» в разделе «Основной документ» на вкладке «Структура», чтобы импортировать или создать вложенные документы.

16. Цвет страницы

Если вы хотите, чтобы ваш документ выделялся среди других, вы можете использовать Макет страницы | Раскрывающийся список «Цвет страницы», чтобы применить размывку фона; выберите «Эффекты заливки», и вы сможете добавлять узоры и текстуры. Заливки и узоры автоматически применяются ко всем страницам вашего документа. Кроме того, хотя вы можете видеть их на экране, они не распечатаны, поэтому не будут мешать читаемости ваших печатных копий.

Некоторые пользователи могут найти параметр «Цвета страницы» на вкладке «Дизайн» в зависимости от версии Microsoft Word и системы, которую вы используете.

17. Вставить указатель

Третья полезная функция для длительных работ — возможность автоматического создания индекса. Чтобы использовать эту функцию, вы должны сначала отметить ссылки в тексте, выделив соответствующее слово или фразу, а затем щелкнув «Ссылки | Вставить индекс. Когда вы разметите все заголовки, нажмите «Вставить указатель», чтобы создать указатель. Он будет содержать ссылки на отмеченные вами экземпляры и самообновляющиеся ссылки на номера страниц, на которых они появляются.

18. Объедините и сравните документы

Word может автоматически сравнивать или объединять два документа: вы найдете этот инструмент в разделе «Рецензирование | Сравнивать. Если вы предпочитаете выполнять работу самостоятельно, нажмите «Просмотр | Просмотр бок о бок; это автоматически расположит ваши документы рядом друг с другом с одинаковым коэффициентом масштабирования, так что вы сможете легко переключаться между ними. Если вы нажмете кнопку «Синхронная прокрутка», они будут даже синхронно прокручиваться вверх и вниз, когда вы перемещаете курсор или перетаскиваете полосу прокрутки.

19. Инспектор документов

Пресс-атташе и государственные служащие в прошлом попадали в неприятные ситуации из-за распространения документов с конфиденциальной информацией, встроенной в их метаданные или которую можно восстановить с помощью опции «Отслеживать изменения» в Word. Не повторяйте ту же ошибку: в разделе «Информация» на вкладке «Файл» (или «Сфера» в Office 2007) в раскрывающемся списке «Подготовка к совместному использованию» вы найдете набор параметров, которые позволяют вам проверять скрытую информацию (и подтвердите совместимость с другими редакциями Word).

20. Настройте ленту

Ленточный интерфейс был разработан так, чтобы быть более стабильным, чем настраиваемый интерфейс Office 2003. Однако если вы выберете Файл | Опции | Настройте ленту, вы можете добавлять в нее новые функции и удалять те, которые не хотите видеть. Вы можете добавлять функции, которые обычно вообще не отображаются (есть полезный выбор «Команды, которых нет на ленте»), и даже создавать свои собственные вкладки. Если это слишком сложно, вы можете настроить панель быстрого доступа, которая появляется в верхней части экрана, используя крошечную стрелку раскрывающегося списка в ее правом конце.