Как запланировать собрание в Microsoft Teams

Вы можете сделать многое, чтобы повысить эффективность своей команды, и использование центра совместной работы, такого как Microsoft Teams, является одним из них. Это отличный инструмент общения, который вы можете использовать для общения, обмена файлами и проведения аудио- и видеоконференций со своей командой.

Если вы только начинаете работать с Teams, возможно, вы не знаете, как запланировать собрание. Есть несколько способов сделать это, и ваши варианты будут зависеть от того, какую версию Microsoft Teams вы используете. В этой статье мы расскажем вам все подробности, которые вам нужно знать.

Планирование собрания в Microsoft Teams

Ваша учетная запись Microsoft Teams подключена ко всем продуктам группы Microsoft 365, таким как SharePoint, Outlook, Yammer и т. д. А календарь, который вы используете в Teams, напрямую связан с календарем Microsoft Exchange.

Outlook также использует календарь Exchange. Это означает, что как только вы запланируете встречу через Outlook, она автоматически появится в Teams и наоборот. Вот как вы можете запланировать встречу в Microsoft Teams:

1. В чате Teams нажмите на значок Запланировать встречу значок (под полем нового сообщения.)
2. Затем выберите Календарькоторый находится на левой боковой панели, а затем нажмите Новая встреча.
3. Появится всплывающее окно. Вы можете выбрать время и дату встречи.
4. Завершив планирование, нажмите Сохранять. После этого всплывающее окно закроется, и вы сможете отправить приглашения на встречу с помощью Outlook.

Помощник по планированию

Во всплывающем окне вы также можете использовать функцию Помощник по планированию. Эта функция поможет вам найти подходящее время для всех членов вашей команды, включая вас.

Выбрав эту опцию, вы сможете видеть, когда участники встречи свободны, а когда заняты. Темно-синий цвет обозначает временные интервалы, когда они недоступны. Голубые интервалы — это доступное время, а серые — нерабочие часы участника.

Приглашение людей за пределами вашей команды

Одна из замечательных особенностей Microsoft Teams — это то, что вы можете приглашать людей за пределами вашей организации присоединиться к собранию.

Им даже не нужна лицензия Microsoft Teams. Все, что вам нужно, это его имя и адрес электронной почты, и вы можете отправить приглашение. Вот что вам нужно сделать:

1. Откройте Добавьте необходимых участников во всплывающей форме «Новое собрание».
2. Нажмите на Необязательный.
3. Введите адрес электронной почты человека.
4. Нажмите на Приглашатьприглашение по электронной почте скоро появится в их почтовом ящике.

Вы также можете запланировать собрание, которое будет проходить в определенном канале Teams. На Новая встреча форма, выберите Добавить канал. После того как вы настроили его и отправили приглашения, вы не сможете изменить канал.

Если вам нужно внести изменения, вам придется создать новые приглашения. Кроме того, если на канале состоится собрание, каждый член этой команды сможет присоединиться к собранию, даже если он не получил приглашения.

Бесплатная версия Microsoft Teams

Если вы используете бесплатную версию Teams, вам может быть интересно, где находится опция планирования в вашем приложении. К сожалению, в бесплатной версии Microsoft Teams вы не можете запланировать встречу.

Но это не значит, что вообще нельзя проводить встречи. Приложение имеет Встретьтесь сейчас вариант, когда нужно быстро собрать команду.

Все, что вам нужно сделать, это нажать на значок камеры рядом с Встречайтесь сейчас а затем выберите все имена людей, которые будут присутствовать на собрании. Эта функция также доступна для учетных записей Teams на основе подписки.

Подробнее о собраниях команды Microsoft

На одном собрании Teams может присутствовать до 250 человек. Однако вы не можете видеть всех участников одновременно. До недавних обновлений во время разговора можно было видеть только до четырех активных участников. Теперь на экране может быть одновременно девять участников. Но новое обновление принесло и другие интересные нововведения.

Участники собраний Microsoft Teams теперь имеют лучшее качество звука и настраиваемый фон для собраний. Вы также можете закрепить видео, если есть необходимость сосредоточить больше внимания на конкретном участнике встречи. Другие функции, связанные с собраниями, включают виртуальное лобби, совместное использование экрана и интерактивное устранение неполадок.

Сделайте свою команду ближе

Существует множество способов повысить эффективность своего рабочего места с помощью Microsoft Teams. В основном это приложение для чата и обмена файлами. Но это также фантастический инструмент, когда вам нужно провести видеоконференцию со своей командой.

Планирование встречи с помощником по планированию делает логистику поиска нужного времени намного более удобной. И если кто-то не является частью вашей организации или команды, он все равно может присоединиться. Просто отправьте им приглашение по электронной почте.

Вы когда-нибудь посещали собрания Microsoft Teams? Или плановый? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.