Как встроить PDF в файл Excel

Во многих случаях электронные таблицы Excel используются для организации финансовой информации в логическом формате. И часто исходные данные, используемые для заполнения электронной таблицы, берутся из PDF-файлов финансовых отчетов и счетов-фактур.

Если вы хотите сделать информацию в своей электронной таблице более полной, вы можете встроить исходный файл PDF. В этой статье мы расскажем, как встроить PDF-файл в электронную таблицу Excel. Кроме того, вы узнаете, как связать PDF-файл с исходным файлом, чтобы любые обновления, внесенные в оригинал, отражались во встроенной копии.

Примечание: Excel для Mac НЕ поддерживает такие объекты, как PDF-файлы, поэтому мы нашли ограниченный обходной путь, который вы можете использовать.

Как встроить PDF-файл в Excel на Mac

Как упоминалось ранее, из-за проблем безопасности и политики Apple вы не можете «напрямую» встроить PDF-файл в Excel для Mac, как это можно сделать в Windows. Однако мы нашли альтернативное решение, которое может вам подойти. Обычно вы добавляете «объект», которым является файл PDF, и можете дважды щелкнуть изображение, чтобы открыть файл, или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Открыть». При создании встроенного PDF-файла Mac вместо этого отображает ошибку «Невозможно вставить объект». Mac по-прежнему позволяет вставлять файловые объекты Office, поскольку он может сканировать приложение файла (Word, Excel и т. д.) и выполнять проверку безопасности, но все остальное недействительно.

Обнаруженная нами опция позволяет вставить изображение или значок в виде файла, а затем добавить на него ссылку, по сути делая то же самое, что и вставка объекта PDF, но с ограничениями. Единственное отличие состоит в том, что вы должны включить источник в электронную таблицу (в виде другой вкладки) или использовать URL-адрес, ведущий к общему PDF-файлу в облаке. В противном случае получатель не будет иметь к нему доступа. Кроме того, вам необходимо создать миниатюру (общее изображение или снимок экрана), выбрать использование изображения в Excel, полученного из файла, или найти стандартное изображение в библиотеке Office. Выполните следующие действия, чтобы добавить файл PDF в электронную таблицу Excel в macOS.

Добавление PDF-файлов в Excel Mac с помощью вкладок электронных таблиц

Этот метод преобразует PDF-файлы в изображения, которые вы можете вставить в новые вкладки Excel в электронной таблице Excel Mac или поместить их в новые и связать их. Вы создадите миниатюры каждого PDF-файла или используете значки, чтобы сэкономить время, а затем добавите гиперссылки, ведущие на соответствующие вкладки или листы PDF-файла.

1. Создать изображение PDF: конвертируйте PDF в изображение с помощью стороннего программного обеспечения или веб-сайта преобразования PDF в изображение.
2. Создание миниатюры изображения. Создайте миниатюру PDF-файла для использования в электронной таблице Excel. Сделайте снимок экрана, уменьшите изображение PDF или используйте стандартное изображение из библиотеки Office.
3. Добавьте изображение PDF: скопируйте/вставьте его в новую вкладку основной таблицы Excel.
4. Открыть «Эксель» и книгу, в которую вы хотите встроить PDF-файл.
   
5. Нажмите на «+» Значок рядом с вкладками внизу, чтобы создать новую вкладку для изображения PDF, созданного на «Шаге 1».
6. На новой вкладке выберите ячейку, в которую вы хотите вставить изображение PDF, затем выберите «Вставка -> Изображения -> Изображение из файла…».
7. Найдите и выберите изображение PDF, затем нажмите “Вставлять.”
8. Проверьте размещение изображения PDF, чтобы убедиться, что оно выглядит так, как вы хотите.
9. Вернитесь на главную страницу/вкладку электронной таблицы. Выберите ячейку, в которую вы хотите поместить миниатюру PDF-файла — технически она не будет находиться в ячейке, но будет действовать как заполнитель для ее вставки.
   
10. Нажмите на “Вставлять” вкладка вверху и выберите «Фото -> Изображение из файла..» или «Иконки» в зависимости от ваших предпочтений.
    
11. Найдите изображение или значок, который вы хотите использовать в качестве ссылки на изображение PDF, и выберите его.
    
12. Измените размер изображения в соответствии с размером вашей таблицы. Вы также можете обрезать его, чтобы удалить пробелы.
    
13. Теперь, когда у вас есть миниатюра, щелкните правой кнопкой мыши (или коснитесь двумя пальцами) изображения/значка и выберите “Гиперссылка.”
    
14. Выберите «Этот документ» меню, выберите имя вкладки PDF, затем нажмите «ОК». чтобы связать это.
15. Проверьте ссылку, щелкнув правой кнопкой мыши или коснувшись изображения двумя пальцами и выбрав «Открыть гиперссылку».
18. и нажмите «Выбрать», чтобы открыть браузер файлов. Выберите изображение PDF и нажмите “ХОРОШО” чтобы вставить его.
21. Для размещенных источников (облако или веб-сайт) убедитесь, что вы выбрали «Веб-страница или файл» вкладку, а затем скопируйте/вставьте URL-адрес PDF-файла в предоставленное поле. Нажмите «ОК», чтобы сохранить ссылку на изображение.
22. Для PDF-файлов, которые вы конвертировали в изображения, вставьте изображение в новую вкладку (внизу таблицы), затем выберите «Этот документ» вкладку меню и нажмите «Выбрать», чтобы открыть браузер файлов. Выберите изображение PDF и нажмите “ХОРОШО” чтобы вставить его.
23. Найдите и выберите PDF-файл, который вы хотите связать с миниатюрой в электронной таблице.
    
24. Нажмите кнопку «ОК».
    
25. Чтобы открыть PDF-файл, дважды щелкните значок или щелкните правой кнопкой мыши (или коснитесь двумя пальцами) миниатюру и выберите «Открыть гиперссылку».
    

Выполнив описанные выше действия, вы получите встроенный PDF-файл в электронную таблицу Excel для Mac. Дважды щелкните изображение, чтобы открыть PDF-файл, или щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Открыть гиперссылку». Это так просто!

Добавление PDF-файлов в Excel Mac с помощью заархивированной папки

Поскольку вы не можете встроить PDF-файл в Excel для Mac, вы можете хотя бы создать папку, содержащую основную электронную таблицу и все PDF-файлы. Получив это, вы можете заархивировать папку и отправить ее по электронной почте или поделиться ею по своему усмотрению. Все файлы будут находиться в этой папке, поэтому ссылки на PDF-файлы должны работать нормально.

Совместимость: этот процесс работает для Windows и macOS, но может не работать для устройств iOS (iPhone, iPad), если они не поддерживают просмотр PDF-файлов.

1. Создайте папку. Создайте новую папку и присвойте ей имя, связанное с электронной таблицей.
2. Добавьте файлы: добавьте в папку электронную таблицу Excel и все необходимые PDF-файлы.
3. Создание миниатюр PDF-файлов: делайте снимки экрана PDF-файлов и уменьшайте их размер, чтобы использовать их в качестве ссылок на миниатюры в основной электронной таблице. При желании вы также можете использовать стандартные значки из библиотеки Office.
4. Откройте «Excel» и книгу, в которую вы хотите встроить PDF-файл.
5. Выберите ячейку, в которую вы хотите поместить миниатюру PDF-файла. Технически изображение не будет находиться в ячейке, но оно будет служить заполнителем для его вставки.
6. Нажмите на “Вставлять” вкладка вверху и выберите «Фото -> Изображение из файла…» или «Иконки» если в качестве миниатюр используются стандартные изображения Office.
   
7. Найдите созданное миниатюрное изображение или значок, который вы хотите использовать в качестве ссылки на PDF-файл.
8. Измените размер изображения в соответствии с размером вашей таблицы. Вы также можете обрезать его, чтобы удалить пробелы.
9. Щелкните правой кнопкой мыши (или коснитесь двумя пальцами) изображения/значка и выберите “Гиперссылка…”
11. или создайте новый PDF-файл и сохраните его в папке, которую можно заархивировать вместе с текущей электронной таблицей.
12. Для PDF-файлов, которые вы конвертировали в изображения, вставьте изображение в новую вкладку (внизу таблицы), затем выберите «Этот документ» вкладку меню и нажмите «Выбрать», чтобы открыть браузер файлов. Выберите изображение PDF и нажмите “ХОРОШО” чтобы вставить его.
14. Найдите и выберите PDF-файл, который вы хотите связать с миниатюрой в электронной таблице.
15. 
16. Нажмите кнопку «ОК».
17. 
18. Чтобы открыть PDF-файл, дважды щелкните значок или щелкните правой кнопкой мыши (или коснитесь двумя пальцами) миниатюру и выберите «Открыть гиперссылку».
19. 

Следуя инструкциям по связыванию PDF-файла в Excel на Mac, вы получаете электронную таблицу, которая работает как для Mac, так и для Windows, если вы также включаете связанный файл.

Как встроить PDF-файл в Excel на ПК с Windows

Встроить PDF-файл в таблицу Excel в Windows намного проще, чем сделать это на Mac. Windows 7, 8, 8.1, 10, 11 и т. д. поддерживают объекты OLE, поэтому вы можете использовать опцию «Вставка -> Объект». В отличие от Mac, при желании вы можете разрешить обновлению изображения так же, как и файла. Однако этот вариант сопряжен с риском для безопасности, поэтому большинство оставляют миниатюру на месте и заканчивают. Вот как встроить PDF-файл в Excel в Windows.

1. Запуск «Эксель» а затем таблицу, с которой вы хотите работать.
   
2. С помощью ленты выберите “Вставлять” вкладка.
   
3. Нажмите “Текст,” затем “Объект.”
   
4. Выберите «Создать из файла» вкладку, затем нажмите “Просматривать” чтобы найти свой файл.
   
5. Выберите PDF, затем выберите “Вставлять.”
   
6. Если в окне «Объект» вы предпочитаете, чтобы файл отображался в виде значка, а не предварительного просмотра, установите флажок «Отображать как значок» вариант.
   
7. Чтобы создать ссылку на исходный PDF-файл и внесенные изменения будут воспроизведены во встроенном файле, установите флажок «Ссылка на файл» коробка. Вам также необходимо разрешить обновление изображений в настройках.
   
8. Нажмите “ХОРОШО” чтобы сохранить изменения.
   
9. Щелкните правой кнопкой мыши внедренный объект (PDF) и выберите «Форматировать объект…»
   
10. Нажмите кнопку “Характеристики” вкладку и выберите «Перемещение и изменение размера с помощью ячеек» вариант.
    
11. Нажмите “ХОРОШО” чтобы сохранить изменения. Значок теперь растянется, если вы измените размер ячеек.
    

Как встроить PDF-файл в Excel на iPad

У Excel есть приложение для iOS, предлагающее функциональные возможности рабочего стола. Выполните следующие действия, чтобы встроить PDF-файл в электронную таблицу.

1. Откройте приложение Excel, затем электронную таблицу, в которую вы хотите встроить PDF-файл.
   
2. На ленте выберите вкладку «Вставка».
   
3. Нажмите на «Текст», затем «Объект».
4. Нажмите на вкладку «Создать из файла», затем выберите «Обзор».
5. Выберите местоположение файла, например «iCloud», выберите PDF-файл, затем «Открыть».
6. В окне «Объект» установите флажок «Отображать как значок», чтобы файл отображался в виде значка. В противном случае отобразится предварительный просмотр PDF-файла.
7. Чтобы создать ссылку на исходный PDF-файл и изменения, внесенные в оригинал, будут обновлены во встроенном файле, выберите опцию «Связать с файлом».
8. Нажмите «ОК», чтобы применить изменения.
   По умолчанию значок файла будет отображаться поверх ячеек. Выполните следующие действия, чтобы значок автоматически подгонялся при изменении размера ячеек:
9. Нажмите и удерживайте PDF-файл, затем выберите «Форматировать объект…».
10. Нажмите на вкладку «Свойства» и выберите опцию «Перемещение и изменение размера с помощью ячеек».
11. Нажмите «ОК».

Как встроить PDF-файл в Excel на iPhone

Выполните следующие действия, чтобы встроить PDF-файл в электронную таблицу с помощью приложения Excel для iOS:

1. Откройте приложение «Эксель».
   
2. Откройте электронную таблицу, в которую вы хотите встроить PDF-файл.
   
3. На ленте нажмите вкладку «Вставка».
   
4. Нажмите «Текст», затем «Объект».
5. Выберите вкладку «Создать из файла», затем «Обзор».
6. Выберите местоположение файла, например «Dropbox».
7. Выберите PDF-файл, затем «Открыть».
8. В окне «Объект», чтобы отобразить файл в виде значка, установите флажок «Отображать как значок»; в противном случае отобразится предварительный просмотр PDF-файла.
9. Если вы хотите, чтобы изменения, внесенные в исходный PDF-файл, обновлялись во встроенной версии, выберите опцию «Ссылка на файл».
10. Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
    По умолчанию значок будет отображаться поверх ячеек. Для автоподбора, который адаптируется при изменении размеров столбцов, выполните следующие действия:
11. Нажмите и удерживайте PDF-файл, затем выберите «Форматировать объект…».
12. Откройте вкладку «Свойства» и выберите опцию «Перемещение и изменение размера с помощью ячеек».
13. Нажмите «ОК».

Как встроить PDF-файл в Excel на устройстве Android

Выполните следующие действия с помощью приложения Excel для Android, чтобы встроить PDF-файл в электронную таблицу:

1. Запустите приложение «Эксель».
   
2. Откройте книгу, с которой хотите работать.
   
3. На ленте выберите вкладку «Вставка».
   
4. Нажмите на «Текст», затем «Объект».
5. Нажмите вкладку «Создать из файла», затем «Обзор».
6. Выберите местоположение файла, например «Google Диск».
7. Нажмите на PDF-файл, затем «Открыть».
8. В окне «Объект» вы можете отобразить PDF-файл в виде значка, установив флажок «Отображать как значок». В противном случае будет отображен предварительный просмотр.
9. Чтобы создать активную ссылку на исходный PDF-файл, чтобы любые изменения в исходных обновлениях вносились во встроенную версию, установите флажок «Ссылка на файл».
10. Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
    По умолчанию значок отображается поверх ячеек Excel. Чтобы убедиться, что он автоматически подстраивается и адаптируется к любому изменению размера столбца, выполните следующие действия:
11. Нажмите и удерживайте PDF-файл, затем выберите «Форматировать объект…».
12. Выберите вкладку «Свойства» и установите флажок «Перемещение и размер с помощью ячеек».
13. Нажмите «ОК», чтобы применить изменения.

Комплексная отчетность в Excel

Таблицы Excel отлично подходят для хранения, организации и анализа финансовых данных. Его функции обеспечивают удобство и помогают сделать отчеты максимально полными.

Excel позволяет включать исходные файлы для справки с дополнительной возможностью встраивания файлов. Он поддерживает популярные типы файлов, включая PDF. У вас будет возможность отобразить файл в виде значка или предварительного просмотра. Вы также можете создать ссылку на исходный файл, чтобы любые внесенные изменения были отражены во встроенной версии.

Какие еще функции Excel вы используете для составления комплексных отчетов? Расскажите нам в разделе комментариев ниже.