Как вставить раскрывающиеся списки в Google Таблицы

Когда многим пользователям необходимо ввести данные в общую таблицу Google, это часто может вызвать путаницу. В этом случае выпадающие списки могут оказаться очень полезными.

Если вы не хотите, чтобы товарищи по команде вводили случайные записи, делали опечатки или испортили формулу, вы можете проверить их записи, создав раскрывающийся список, из которого они смогут выбирать.

В этой статье показано все, что вам нужно знать о создании раскрывающихся списков в Google Таблицах. Давайте начнем!

Использование проверки данных для вставки раскрывающихся списков

После того, как вы открыли Google Sheet, над которым работаете, вставить раскрывающийся список легко:

1. Чтобы добавить раскрывающийся список в одну ячейку, «Щелкните правой кнопкой мыши» на этом. Чтобы выбрать несколько соседних ячеек, перейдите к шагу 2.
   
2. Чтобы добавить выпадающий список в несколько соседних ячеек (по горизонтали или по вертикали), щелкните одну из них левой кнопкой мыши, используйте кнопку «Shift + стрелка» клавиши, чтобы выбрать их все (или щелкните левой кнопкой мыши и выделите их с помощью мыши), затем щелкните правой кнопкой мыши по одному.
3. Чтобы добавить раскрывающийся список в несколько несмежных ячеек, удерживайте кнопку «Ctrl» выберите ячейки и щелкните одну из них правой кнопкой мыши.
4. В контекстном меню выберите «Просмотреть больше действий с ячейками», тогда выбирай «Проверка данных -> Критерии».
   
5. Выберите «Список предметов» вариант для предметов, которые вы создадите или «Список из диапазона» выбирать ячейки в качестве элементов в зависимости от того, что вам подходит.
   
6. Если вы выбрали «Список элементов», добавляйте свои записи, используя запятые без пробелов, например «Утверждено, Отклонено, Отменено».
   
7. Если вы выбрали «Список из диапазона», выберите ячейки, которые вы хотите сделать доступными для выбора записями.
   
8. Далее поставьте галочку «Показать раскрывающийся список в ячейке» чтобы включить стрелку вниз. Если вы хотите, чтобы пользователи могли вместо этого печатать, просто снимите флажок с этой опции.
   
9. Чтобы разрешить людям вводить данные, но видеть предупреждение, если чего-то нет в вашем списке, выберите «Показать предупреждение».
10. Чтобы запретить пользователям вводить недопустимые элементы, которых нет в вашем списке, выберите «Отклонить ввод».
11. Нажмите “Сохранять.”
    

Как изменить раскрывающийся список

Чтобы изменить раскрывающийся список, просто выполните следующие действия:

1. Щелкните ячейку или ячейки, которые вы хотите изменить.
2. Нажмите «Данные -> Проверка данных».
3. Найдите перечисленные записи, отредактируйте их и нажмите “Сохранять.”

Как удалить раскрывающийся список

Если вам нужно начать заново, переместить раскрывающийся список или удалить его, сделайте следующее:

1. Щелкните ячейку или ячейки, которые вы хотите изменить.
2. Нажмите «Данные -> Проверка данных».
3. Выбирать «Удалить проверку».

Что такое проверка данных?

Проверка данных — это опция Google Таблиц, которая помогает вам упорядочить данные путем проверки элементов. Вы можете получить к нему доступ, нажав «Данные» в главном меню и выбрав «Проверка данных». Чаще всего он используется для создания раскрывающихся списков в разных ячейках, которые проверяют ввод пользователя на соответствие предварительно выбранным параметрам. Это также позволяет вам изменять содержимое и дизайн любого списка.

Один из способов проверки данных — применение критериев, которые позволяют пользователям вводить заранее определенный тип данных, например числа, даты или списки элементов.

Как использовать проверку данных для раскрывающихся списков

1. В меню «Проверка данных» нажмите кнопку «Критерии».
2. Отметьте соответствующий тип или типы предметов, которые вы хотите, чтобы ваши товарищи по команде вводили.
3. При желании вы можете добавить в поле ввода точные элементы, такие как числа, формулы, даты или слова.
4. Когда вы закончите, нажмите “Сохранять.”

Работа с раскрывающимися списками

В следующий раз, когда вы или кто-либо еще нажмете на эту ячейку раскрывающегося списка, вместо возможности ввести что-либо появится список добавленных вами элементов. Если вы установили флажок «Показать текст справки по проверке», введенный вами текст появляется каждый раз, когда кто-то щелкает одну из проверенных ячеек.

Если вы выбрали опцию «Показать предупреждение», то при вводе неверных данных в правом верхнем углу ячейки появится красная отметка, а при наведении на нее появится предупреждение.

Если вы выбрали опцию «Отклонить ввод», люди также увидят всплывающее предупреждение и не смогут сохранить недействительные элементы.

Использование цветов для сортировки данных в раскрывающемся списке

Если вы хотите упростить навигацию по листу и добавить цвета в раскрывающийся список, вы можете использовать «Условное форматирование».

1. Выберите ячейки, содержащие раскрывающийся список, который вы хотите выделить определенным цветом.
2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Условное форматирование». тогда выбирай «Один цвет» или «Цветовая гамма».
3. Выберите цвет или масштаб в разделе «Стиль форматирования».
4. Нажмите “Сделанный” (или «Добавьте еще одно правило».)

Что еще вы можете сделать с помощью проверки данных?

Помимо добавления раскрывающихся списков в ваши таблицы, вы можете использовать проверку данных для других целей, в том числе:

1. Отслеживание будущих задач. При проверке данных выберите параметр «даты», установите условное форматирование, как описано выше, и настройте его так, чтобы все элементы, включающие определенную дату, автоматически выделялись серым цветом.
2. Установка значений для флажков. Когда вы добавляете флажки в раскрывающийся список, вы можете присвоить им значения, например «да» или «нет».
   1. Выберите «Проверка данных» в меню «Данные».
   2. В разделе «Критерии» выберите «Флажок».
   3. Выберите «Использовать пользовательские значения ячеек» и введите «да», «нет» или что угодно.
3. Не позволяйте другим людям вмешиваться в ваши скрипты или формулы. Используйте опцию «Отклонить ввод», чтобы заблокировать любые ячейки, которые вы хотите сохранить нетронутыми.

Измените ситуацию с помощью раскрывающихся списков

Благодаря возможности вставлять раскрывающиеся списки, проверять данные и многое другое, Google Sheets является отличной бесплатной альтернативой Microsoft Excel. Проверка данных помогает ограничить значения в ячейке диапазоном или списком элементов, которые вы можете определить, изменить или удалить в зависимости от ваших потребностей. Хотя ваши товарищи по команде могут вставлять свои данные и вносить свой вклад в ваш проект, вы можете помешать им испортить общий лист.