Как установить отсутствие на работе в Календаре Google

Уведомление Календаря Google об отсутствии на работе позволяет вам показать вашу доступность или недоступность в зависимости от обстоятельств. Вы можете удобно сообщить людям, что вас нет в офисе и как долго вы можете отсутствовать. При использовании этой функции Календарь Google автоматически отклоняет встречи, пока вы не вернетесь.

Использование функции Календаря Google «Вне офиса»

Когда вам нужно покинуть офис, разумно сообщить об этом тем, кому может потребоваться связаться с вами. Это могут быть клиенты или коллеги. Использование функции «Отсутствие на работе» Календаря Google позволяет легко это сделать.

Настройка на компьютере

Используя компьютер, вы можете легко настроить Календарь Google вне офиса. Совет. Chrome позволяет вам получить доступ ко всем вашим приложениям Google на новой вкладке или странице окна.

1. Откройте Календарь Google.
   
2. Выберите «Создать».
   
3. Выберите «Нет на работе».
   
4. Введите даты мероприятия. Вы также можете добавить определенный период.
   
5. Настройки отклонения можно изменить, а также добавить сообщение об отказе.
   
6. Выберите «Сохранить».
   

Настройка на Android и iOS

Эту функцию Календаря Google также можно легко настроить с помощью устройств Android и iOS. Вы можете работать над этим независимо от того, где вы находитесь.

1. Откройте Календарь Google.
   
2. Нажмите «Создать» внизу, отмеченным знаком плюса.
   
3. Нажмите «Нет на работе».
   
4. Выберите даты, в которые вы планируете быть вне офиса. Если хотите, вы также можете указать время.
   
5. Нажмите «Сохранить».
   

Эта функция позволяет планировать события отсутствия на работе, которые повторяются за пределами выбранного времени и дня. Если вы добавите «Нет на работе» в свой Календарь Google в качестве события, календарь будет отклонять любые приглашения на мероприятия, которые совпадают с этим временем. Этот метод отсутствия на работе позволяет отключиться и прекратить получать приглашения на собрания.

Примечание. Эта функция доступна для Google Workspace в учебном или рабочем месте. Не работает с личными аккаунтами.

Настройка Календаря Google «Нет на работе» на рабочее время

Календарь Google позволяет настроить расписание вашего рабочего времени. Раньше вам приходилось устанавливать рабочее время для одного периода, а затем повторять это для других дней недели. Календарь Google позволяет настроить рабочее время для каждого дня недели. Календари также могут быть общими.

Когда вы устанавливаете рабочее время, и кто-то пытается запланировать встречу в нерабочие часы, ему будет отправлено автоматическое уведомление о вашей недоступности.

Еще одна полезная функция — возможность Календаря Google автоматически определять рабочее время. Это основано на вашей истории планирования. Если предложения не точны, их можно изменить.

При настройке рабочего времени часовые пояса не имеют значения. Вместо этого Google автоматически определяет часовые пояса. Это исключает любую возможную путаницу.

Настройка автоответа при отсутствии на работе

Некоторые люди также называют уведомление об отсутствии на работе ответом на отпуск, и разумно добавить его, когда вы уходите. Настроить учетную запись Gmail для автоответов относительно легко.

Настройка на компьютере

Настройка автоответчика на вашем компьютере включает в себя несколько шагов. Но если вы сделаете это правильно, вы получите желаемый результат.

1. Откройте Gmail.
2. Выберите значок шестеренки вверху, чтобы открыть настройки.
   
3. Выберите «Просмотреть все настройки».
   
4. Прокрутите вниз до пункта «Автоответчик на отпуск».
   
5. Нажмите «Автоответчик включен».
   
6. Введите диапазон дат, тему и текст сообщения.
   
7. Если вы хотите, чтобы ваш ответ об отпуске видели только ваши контакты, установите флажок под вашим сообщением.
   
8. Выберите «Сохранить изменения».
   

Настройка автоответчика на Android и iOS

Многие шаблоны в Интернете можно использовать для написания хорошего сообщения автоответчика. Это должно быть профессионально, но дружелюбно.

1. Откройте Gmail.
   
   • Важное примечание. Этот шаг не работает в предустановленном почтовом приложении на устройствах Apple.
2. Коснитесь гамбургер-меню слева.
   
3. Прокрутите вниз и нажмите «Настройки».
   
4. Выберите аккаунт, для которого вы хотите настроить автоответы.
   
5. Выберите «Автоответчик на отпуск».
   
6. Переключите переключатель, чтобы включить ответчик.
   
7. Введите диапазон дат, тему и текст сообщения.
   
8. Нажмите «Готово» на Android или «Сохранить» на iOS.
   

На что следует обратить внимание при использовании автоответа

Узнав больше об этой функции и о том, как она работает, вы повысите свой опыт. Об ответах об отпуске в Gmail следует помнить следующее:

• Автоответы действуют с полуночи, если вы запланировали событие отсутствия на рабочем месте, до 11:59 в последний запланированный день. Это можно изменить до истечения этого времени.
• Если вы получили спам-сообщение, на него не будет автоответа. Это также относится к сообщениям, полученным в рамках списков рассылки.
• Если вы используете организационную учетную запись Google Workspace, вы можете настроить так, чтобы автоматический ответ получали только сотрудники организации.
• Если за этот период с вами связался один человек несколько раз, существует вероятность того, что автоответ будет отправлен только после первого письма. Однако здесь есть некоторые исключения:
  • Если тот же человек свяжется с вами через четыре дня после первого письма, а вы все еще недоступны.
  • Если вы настроите автоответчик, и тот же человек отправит еще одно письмо.

Лучшие практики, связанные с сообщениями об отсутствии на работе

Важно создать сообщение об отсутствии на работе, которое читается профессионально. Оно также должно быть позитивным. Хорошее сообщение должно включать в себя следующее:

• Даты, когда вы планируете отсутствовать и когда собираетесь вернуться. При настройке рабочего времени вы должны указать точное время и дни, когда вы доступны.
• Примерное время ожидания ответа. Кроме того, вы можете сделать календарь видимым для всех или поделиться им, чтобы каждый мог знать, когда вы будете или свободны.
• Что должен делать получатель в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Здесь должен быть указан контактный номер человека, с которым они могут связаться.
• Сообщения должны иметь индивидуальность. Хотя вы можете придумать юмористическое, умное и язвительное послание, во многих случаях разумно сделать его профессиональным и кратким.
• Не забудьте также использовать другие системы, например Gmail, чтобы отметить свое отсутствие.

Как только ваш отпуск закончится или вы вернетесь в офис, вам следует расслабиться и вернуться к работе, выполнив несколько дел. К ним относятся:

• Отключите все сообщения об отсутствии на работе. Google обрабатывает это автоматически. Тем не менее, чтобы быть уверенным, вы можете перепроверить. Кроме того, вы можете вручную отключить сообщения, если вернетесь раньше, чем ожидалось.
• Посмотрите в свой календарь, чтобы увидеть встречи и задачи, поставленные на этот день. Это дает вам возможность подготовиться.
• После проверки встреч и задач расставьте их по приоритету. Сначала начните с важных задач, а другие пусть последуют за ними.
• Постарайтесь относиться ко всему проще. Возможно, потребуется некоторое время, чтобы все успеть, пока вас не было. Проработав его с ясной головой и планом, вам будет легче наверстать упущенное.
• Придерживайтесь графика. После того, как график установлен, придерживайтесь его. Это дает вашим клиентам, семье и коллегам уверенность, что они смогут связаться с вами.

Внедрите автоматизацию и воспользуйтесь преимуществами функций Календаря Google

Функция отсутствия на работе в Календаре Google устраняет некоторую неопределенность, связанную с отменой встреч и мероприятий вручную. Воспользовавшись этой функцией, вы сможете приятно провести время, не беспокоясь о том, что важные сообщения не получат ответа, пока вы не в сети. Функция «Нет на работе» сообщает им, когда вас не будет, а любые приглашения на встречи и т. д. автоматически отклоняются.

Пробовали ли вы функцию Календаря Google для отсутствия на работе? Насколько хорошо это сработало? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.