Как создавать, редактировать и обновлять сводные таблицы в Google Sheets

Электронные таблицы — отличный способ для любителей данных организовывать, отображать и анализировать информацию, но для «остальных из нас» они иногда могут быть немного сбитыми с толку. Сводные таблицы — исключительно мощный инструмент для представления данных в электронных таблицах, но они могут сбивать с толку начинающих пользователей, особенно если учесть, что интерфейсы для создания таблиц в значительной степени предполагают, что вы уже знаете о них все, что нужно. Если для вас, как и для меня, это не так, то, надеюсь, вы найдете эту статью информативной и полезной. Я представлю базовое руководство по созданию, редактированию и обновлению сводных таблиц в Google Sheets.

Для начала давайте поговорим о том, что такое сводная таблица. Сводная таблица суммирует данные из другой таблицы, выполняя какие-либо манипуляции с исходными данными (например, суммирование, подсчет или усреднение), а затем группирует обобщенные данные удобным способом. Это определение, вероятно, не очень поможет, если вы еще не знаете, как все это работает. Я это написал и сам до сих пор в замешательстве. Вместо того, чтобы пытаться определить это, давайте создадим таблицу данных, а затем построим на ее основе сводную таблицу, чтобы мы могли более четко понять, как работает эта концепция.

Допустим, у нас есть агентство по недвижимости, и в прошлом году мы продали несколько домов в нескольких разных районах. Итак, мы хотели бы создать таблицу, показывающую, за сколько денег был продан каждый дом. Вот наша таблица (очевидно, это короткая версия, поскольку в реальной таблице будет гораздо больше данных, но давайте будем проще):

Мы хотели бы воспользоваться этой информацией и выяснить, в каких районах самые высокие средние цены продажи. Мы могли бы сделать это вручную, и для этого маленького столика это было бы легко, но представьте, если бы нам приходилось просматривать сотни продаж. Так как же нам легко превратить эту информацию о продажах в полезную сводную таблицу, которая покажет нам среднюю цену продажи по районам?

Создание сводных таблиц в Google Sheets

1. Выделите все данные (включая заголовки), выделив ячейку в правом нижнем углу и нажав Ctrl + А.
   
2. В меню выберите «Данные», а затем «Сводные таблицы».
   
3. Google Таблицы создадут новый лист с пустой сеткой.
4. В меню справа выберите, какие строки, столбцы, значения и фильтры использовать. Обратите внимание, что Sheets предлагает нам готовую таблицу; на самом деле, это именно то, что мы хотим! Выберите «Средняя цена продажи для каждого района».
   

И вот оно!

Google Таблицы теперь будут отображать соответствующие данные в сводной таблице. Вы можете выбрать любой тип набора данных и создать результаты в виде общих итогов. Вы можете сравнивать экземпляры, значения, количество повторов появления значения, суммы и многое другое, выбрав тип отчета на правой панели. Просто щелкните внутри сводной таблицы, чтобы открыть панель отчетов, и поиграйте со значениями там, и вы увидите все различные способы настройки таблиц. Мы можем легко сделать так, чтобы эта таблица отображала минимальную или максимальную цену продажи в районе, или количество домов, проданных в каждом районе, или любой другой способ визуализации данных.

Что, если мы захотим изменить сводную таблицу?

Редактировать сводные таблицы в Google Docs

Вы можете редактировать сводную таблицу так же, как и любую другую электронную таблицу. Вам просто нужно отредактировать данные, используемые в определенном поле, чтобы они отразились в таблице.

1. Откройте Google Sheet с данными, используемыми сводной таблицей.
2. При необходимости отредактируйте данные, которые необходимо изменить.
   
3. Сводная таблица автоматически обновится.
   

Важно не изменять данные внутри самой сводной таблицы, так как это повредит таблицу, и тогда вам придется начинать весь процесс заново. Вам нужно только изменить данные на листе, используемом таблицей. Стол позаботится о себе сам.

Обновить сводную таблицу в Google Таблицах.

Обычно вам не нужно вручную обновлять сводную таблицу в Google Таблицах. Когда вы обновляете данные, извлекаемые из таблицы, сводная таблица должна обновляться динамически. Для обновления таблицы не требуется никаких действий пользователя.

Могут быть случаи, когда это происходит неправильно, обычно это происходит из-за того, что на таблице работает фильтр.

1. Откройте Google Sheet со сводной таблицей.
2. Выберите заголовок столбца, чтобы меню редактора отчетов появилось справа.
3. Проверьте поле фильтра для каждого столбца и убедитесь, что их нет. Вы должны увидеть «Добавить поле» под заголовком «Фильтр», если фильтры не работают.
   

Если есть фильтры, выберите маленький серый значок «X» в правой части окна, чтобы удалить их. Если понадобится, вы всегда сможете вернуть их обратно.

Добавьте диаграмму в сводную таблицу в Google Таблицах.

Помимо сопоставления данных в сводной таблице для удобного отображения данных, вы также можете использовать диаграммы в качестве графической демонстрации своих результатов. Вот как интегрировать диаграмму в сводную таблицу.

1. Откройте Google Sheet со сводной таблицей.
2. Выберите все столбцы, которые вы хотите включить в диаграмму.
   
3. Выберите «Вставка» и «Диаграмма».
   
4. Выберите тип диаграммы и отредактируйте цвета, легенду и любые аспекты, которые вам нужно изменить.
   

Диаграмма появляется сразу и, как и таблица, будет динамически обновляться по мере изменения основных данных. Теперь у вас есть не только классная сводная таблица, которая сможет произвести впечатление на вашего начальника, но и несколько симпатичных диаграмм! И теперь все ваши коллеги будут спрашивать вас, как вы это сделали и можете ли вы сделать это для них, так что, возможно, держите под рукой мухобойку.

Есть ли у вас еще какие-нибудь советы по сводным таблицам? Расскажите нам о них ниже, если да.