Как создавать напоминания по электронной почте на основе дат из Google Таблиц

Google Sheets – удобный способ организовывать встречи, создавать задачи, сортировать счета и различные другие данные. Он понятный, многофункциональный и им можно поделиться с другими пользователями.

Единственным недостатком этого инструмента является то, что у вас нет встроенной функции для отправки напоминаний о таблице по электронной почте себе или другим пользователям. Это значительно облегчит отслеживание всех ваших задач и данных.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

К счастью, два метода позволяют отправлять по электронной почте напоминания по дате. Прочтите эту статью, чтобы узнать о них больше.

Отправка напоминаний о событиях – объединение листов и календаря

Если вы хотите отправлять себе напоминания по электронной почте, самый простой способ сделать это — объединить два разных инструмента Google — Google Таблицы и Календарь Google. Это не потребует от вас использования какого-либо сценария. Вместо этого вам просто нужно будет экспортировать данные из одного приложения в другое.

Метод состоит из трех этапов: создание и экспорт данных из Таблиц, их импорт в Календарь и включение напоминаний по электронной почте.

Шаг 1. Создайте и экспортируйте данные из таблиц

Если вы хотите экспортировать данные из Таблиц, вам необходимо создать лист событий и сохранить его в виде файла CSV. Чтобы файл был узнаваем в Календаре Google, вам следует использовать определенный формат. Просто выполните следующие действия:

Откройте документ в Таблицах.
Значения первой строки должны соответствовать следующей схеме: A1: Тема, B1: Дата начала, C1: Дата окончания.
В разделе «Тема» введите название напоминания. Дата начала и окончания должна быть в формате ММ/ДД/ГГГГ.
Добавьте столько событий, сколько хотите, а также даты их начала и окончания.
Нажмите меню «Файл».
Наведите указатель мыши на «Загрузить». Должно появиться новое меню.
Выберите «Значения, разделенные запятыми».
Версия CSV вашего файла Таблиц будет загружена на ваш компьютер.

Примечание: Единственные обязательные заголовки — «Тема» и «Дата начала» для успешного импорта списка. Если вы хотите добавить другие заголовки, вы можете увидеть список доступных опций (узнаваемых по календарю) и их порядок на официальном сайте. поддержка Google страница.

Шаг 2. Импортируйте документ в календарь.

Когда таблица событий CSV будет готова к импорту, пора переключиться на Календарь Google.

Откройте Календарь Google.
Откройте меню «Настройки» (значок шестеренки).
Выберите «Настройки».
В меню слева выберите «Импорт и экспорт».
Выберите «Выбрать файл на своем компьютере» в разделе «Импорт».
Перейдите к сохраненному CSV-файлу и нажмите «Открыть».
Наконец, нажмите «Импортировать», чтобы импортировать файл CSV.

Если вы видите сообщение о том, что события добавлены в Календарь – все прошло гладко. Теперь осталось только настроить уведомления по электронной почте о рассматриваемых событиях.

Шаг 3. Настройка уведомлений и обмена

После настройки уведомлений вы будете получать напоминания обо всех событиях, которые вы экспортировали из Google Таблиц, прямо на свою электронную почту. Чтобы убедиться, что все настроено правильно, следуйте этим инструкциям:

Наведите указатель мыши на свое имя в разделе «Мои календари» слева от экрана «Календарь».
Нажмите значок «Еще» (три вертикальные точки), который появляется рядом с вашим именем.
Нажмите «Настройки и обмен».
Проверьте, указан ли ваш аккаунт в разделе «Поделиться с конкретными людьми». Если нет, выберите «Добавить людей» и добавьте свой адрес электронной почты.
Нажмите раскрывающееся меню «Уведомление» в разделе «Уведомления о событиях».
Вместо этого выберите «Электронная почта».
Установите период времени и даты между напоминанием и событием.

Теперь ваш Календарь будет отправлять напоминания обо всех событиях, которые вы указали в своих Google Таблицах. Помните, что в столбце «Тема» вы можете добавить что угодно. Вы можете перечислить конкретные задачи, дни рождения или другие мероприятия, а не только события.

Кроме того, используйте упомянутую выше опцию «Поделиться с конкретными людьми», чтобы включить в список другие электронные письма. Эти пользователи будут получать одни и те же напоминания по электронной почте об этих конкретных договоренностях.

Используйте дополнение «Добавить напоминания»

Другой способ отправлять напоминания по электронной почте через Google Таблицы — использовать специальное дополнение. Этот метод несколько проще и требует лишь установки расширения, которое сделает все остальное автоматически.

Для настройки дополнения сделайте следующее:

Нажмите вкладку «Дополнения» в верхней части экрана.
Выберите «Получить дополнения».
Введите «Добавить напоминания» в строке поиска.
Нажмите значок «Добавить напоминания» и выберите «Установить». Разрешите разрешения, если будет предложено, и дождитесь установки приложения.
Снова перейдите на вкладку «Дополнения» и наведите курсор на меню «Добавить напоминания».
Выберите «Настроить/изменить напоминания».

Расширение предоставит столбцы для задач, исполнителей, CC (необязательно) и сроков. В разделе «Задача» вы можете ввести краткую инструкцию, электронное письмо указывается в разделе «Правопреемник», а дата — под строкой «Срок».

Если вы хотите отправлять дополнительные напоминания о крайнем дне, настройте это вручную в меню справа.

Кроме того, если вам нужно добавить больше контента в напоминание, вы можете нажать кнопку «Персонализировать отправленные электронные письма» и ввести этот дополнительный бит информации.

Расширение будет автоматически отправлять электронные письма, когда придет время, и вы сможете изменять описания задач, получателей и даты на ходу.

Будьте осторожны с дополнительными напоминаниями

Использование дополнения «Добавить напоминание» является более удобным и простым способом, чем метод «экспорт/импорт», но в то же время требует большего внимания.

Поскольку напоминания отправляются автоматически, существует вероятность того, что вы отправите неправильную задачу не тому получателю, прежде чем у вас появится возможность ее исправить. Этого можно избежать и обычно оно безвредно, но вам все равно следует обращать внимание на то, кто что получает.

Какой метод вы считаете лучше? Почему? Поделитесь своим мнением в разделе комментариев ниже.