Как создать групповой календарь в Zoho

Управление расписанием вашей команды никогда не было более важным в быстро меняющемся мире бизнеса и цифровизации. Zoho Calendar — идеальный инструмент для создания групповых календарей и организации мероприятий. Zoho позволяет своим пользователям назначать встречи и делиться групповым календарем с другими из одного центрального узла.

В этой статье объясняется, как создать групповой календарь в Zoho, а также рассматриваются другие функции, имеющиеся в вашем распоряжении.

Создание группового календаря Zoho

Настройка группового календаря в Зохо делает пару шагов, которые могут показаться немного пугающими. Однако эти шаги предназначены для создания календаря, который подойдет любой команде, независимо от ее структуры или характера работы. Вот что вам нужно сделать:

1. Войдите в свою учетную запись Zoho. Zoho предлагает вход по электронной почте, через различные социальные сети или с помощью QR-кода и мобильного приложения.
   
2. Перейдите в «Настройки», затем «Группы» и «Личные группы», чтобы создать группу. Группа появится здесь.
   
3. Войдите в календарь Zoho.
   
4. Нажмите знак + рядом с надписью «Календари групп».
   
5. Введите имя, которое вы хотите присвоить групповому календарю.
   
6. Выберите красивый, подходящий цвет для календаря и текста из палитры. Вы также можете выбрать собственный цвет с помощью слайдера выбора цвета, если цвета по умолчанию вам не нравятся.
   
7. Введите их имена или адреса электронной почты, чтобы добавить участников в календарь группы.
   
8. Вы также можете добавить к календарю краткое описание, изменив поле «Описание», чтобы лучше объяснить назначение календаря.
   
9. Нажмите «Сохранить», чтобы создать календарь группы.
   

Каждому участнику необходимо будет подписаться на групповой календарь индивидуально. Вы не можете автоматически подписаться на членов своей команды, если они не предпримут никаких действий прямо сейчас.

Редактирование календаря группы

Когда групповой календарь настроен и готов, давайте рассмотрим некоторые функции и возможности календаря Zoho. Редактируйте групповой календарь, чтобы он точнее соответствовал целям команды, когда появляется необходимость, особенно если участники команды оставляют отзывы в календаре.

Вы можете изменить практически все в групповом календаре с помощью опции «Редактировать». Этот параметр позволяет изменить имя группы, добавить описание, а также добавить или удалить участников группы.

1. Войдите в календарь Zoho.
   
2. Щелкните правой кнопкой мыши календарь группы, который вы хотите изменить, или нажмите «Дополнительные параметры», наведя указатель мыши на календарь группы на левой панели.
   
3. Выберите «Изменить».
   
4. Откройте окно «Редактировать календарь» и при необходимости измените календарь группы, например, изменив его имя, напоминания и описание.
   
5. Чтобы изменить цвет календаря или текста, щелкните цвет рядом с названием календаря, чтобы открыть цветовую палитру.
   
6. Выберите цвет. Вы можете выбрать собственный цвет календаря или текста с помощью палитры цветов.
   
7. Нажмите «Сохранить», и все готово.
   

Все изменения, которые вы вносите в календарь, сразу же автоматически сохраняются.

Добавление участников в календарь группы

Как владелец или модератор календаря группы, вы можете добавлять участников в календарь группы. Вот как:

1. Щелкните правой кнопкой мыши или наведите указатель мыши на календарь группы, в который вы хотите добавить новых участников, на левой панели.
   
2. Выберите «Управление группой».
   
3. Либо перейдите в «Настройки», «Календарь», «Календари», «Календари группы», а затем нажмите «Управление» рядом с календарем группы.
4. Найдите опцию «Участники» и введите имя или адрес электронной почты участника, который должен присоединиться к группе.
   
5. Нажмите + рядом с участником в списке, чтобы добавить его в календарь.

Совместное использование группового календаря

Вы также можете поделиться календарем группы с другими, если вы являетесь владельцем или модератором группы. Было бы лучше, если бы вы сделали календарь общедоступным, прежде чем поделиться им, чтобы другие могли просмотреть детали календаря.

1. Щелкните правой кнопкой мыши календарь группы, который вы хотите отредактировать, или нажмите «Дополнительные параметры», наведя курсор на календарь группы и нажав «Изменить» на левой панели.
   
2. Выберите «Поделиться календарем со всеми людьми», нажмите на раскрывающееся меню.
   
3. Выберите, хотите ли вы отображать только информацию о свободном или занятом времени или позволить пользователям просматривать сведения о событиях в календаре группы.
   

Вы можете поделиться URL-адресом группового календаря, нажав кнопку «Копировать URL-адрес» и вставив его куда угодно.

Подписка на групповой календарь

Если вы являетесь участником группового календаря, вам необходимо сначала подписаться на него, иначе вы не сможете просматривать его или взаимодействовать с ним.

1. Войдите в календарь Zoho.
   
2. Зайдите в «Настройки», «Календарь» и нажмите «Подписаться».
   
3. Оттуда перейдите к «Группы».
   
4. Найдите групповой календарь, на который вы хотите подписаться, и нажмите на него. Календарь будет отображаться в категории по умолчанию.
   
5. Нажмите «Подписаться», и вы сможете просматривать календарь и взаимодействовать с ним.
   

Наряду с подпиской на групповой календарь вы можете просматривать календари, к которым предоставлен общий доступ и на которые вы подписались. Найдите их в разделах «Доступно для группы» и «Подписано группой» соответственно. Затем вы также можете подписаться на эти календари.

Управление событиями календаря группы

Создание, редактирование и удаление событий в групповом календаре очень похоже на управление событиями в личном календаре. Однако помните, что видимость событий и разрешения на редактирование зависят от вашей роли (владельца, модератора или участника).

1. Выберите календарь группы из раскрывающегося списка «Календарь» в окне «Новое событие».
   
2. Щелкните дату или временной интервал в представлении календаря, чтобы создать событие. Заполните подробную информацию об этом событии (название, дату, время и место).
   
3. Вы также можете устанавливать напоминания, приглашать участников и добавлять вложения.
   
4. Нажмите «Сохранить».
   

Разрешения группового календаря

Разрешения группового календаря позволяют вам контролировать, кто может просматривать, создавать, редактировать или удалять события в календаре. Как владелец или модератор календаря, вы можете настроить права доступа для участников группы. Управление разрешениями также позволяет добавлять модераторов для отслеживания и изменения календаря, когда вы отсутствуете или заняты.

1. Нажмите на значок настроек.
   
2. Перейдите на вкладку «Общий доступ и разрешения».
   
3. Выберите уровень доступа, который вы хотите предоставить членам группы, из одного из доступных вариантов («Только просмотр», «Просмотр и создание» или «Просмотр», «Создать» и «Редактировать/Удалить»).
   

Каждый вариант предоставляет различные уровни доступа для участников группы и модераторов:

• Только просмотр: участники группы могут видеть события и подробности, не добавляя и не изменяя их. Это идеальный вариант, если вам нужно только поделиться информацией.
• Просмотр и создание. Участники могут просматривать существующие события и создавать новые, но не могут изменять или удалять их.
• Просмотр, создание и редактирование/удаление. Этот параметр предоставляет полный доступ. Участники группы с этим разрешением могут просматривать, создавать, изменять и удалять мероприятия.

Сотрудничество в команде: простой способ

Групповые календари Zoho — мощный инструмент для улучшения сотрудничества в любой команде. Создание групповых календарей и управление ими гарантирует, что все члены вашей команды будут в курсе предстоящих важных событий, сроков и встреч. Кроме того, гибкие настройки создания событий, совместного использования и разрешений в Zoho Calendar избавляют от хлопот при планировании и освобождают время для более важной работы. Наблюдайте за ростом продуктивности команды с помощью групповых календарей Zoho.

Вы когда-нибудь создавали групповой календарь в Zoho? Считаете ли вы эту функцию полезной? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.