Как сделать резервную копию и экспортировать все электронные письма Outlook

Большинство современных предприятий полагаются на электронную почту для общения. Потеря доступа к электронной почте или, что еще хуже, к целым учетным записям электронной почты может иметь разрушительные последствия. Резервное копирование электронной почты Outlook — один из лучших способов обрести душевное спокойствие, зная, что электронные письма хранятся в разных местах на вашем устройстве и их нельзя легко потерять.

В этой статье мы объясним, как выполнить резервное копирование электронной почты Outlook несколькими различными способами.

Как сделать резервную копию и экспортировать все электронные письма Outlook

Один из самых быстрых способов резервного копирования всех ваших электронных писем Outlook — использовать встроенный формат файла .pst. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange используют исключительно файлы PST для хранения электронной почты, контактной информации и адресов, а также событий календаря. Статический PST-файл можно использовать в качестве резервной копии вашей текущей электронной почты и контактной информации Outlook, и Outlook сможет получить к нему доступ даже в автономном режиме.

Вот как можно сделать резервную копию вашей электронной почты в PST-файл:

1. Откройте Outlook и нажмите Файл наверху.
   
2. В меню выберите Открыть и экспортировать.
   
3. Нажмите на Импорт/Экспорт кнопка.
   
4. Система вернется к главному экрану Outlook и откроет мастер импорта/экспорта, который поможет вам выполнить процесс экспорта.
   
5. В мастере выберите Экспорт в файл вариант из списка, затем нажмите Следующий.
   
6. Выбирать Файл данных Outlook (.pst) когда будет предложено выбрать тип файла, затем нажмите Следующий.
   
7. Затем вам будет предложено выбрать папки для экспорта. Вы можете выбрать свою учетную запись электронной почты, чтобы экспортировать все связанные с ней папки, включая контакты и данные календаря. Нажмите Следующий когда вы довольны своим выбором.
   
8. Выберите путь к адресу, в котором сохраняется файл резервной копии. Запомните путь, чтобы иметь к нему доступ позже.
   
9. Рекомендуется изменить имя файла (последняя часть пути). По умолчанию это резервная копия.pst.
   
10. Если вы сохраняете файл резервной копии по пути по умолчанию, выберите, хотите ли вы дублировать элементы.
    
11. (Необязательно) Вы можете вернуться к любому из предыдущих диалогов, возможно, чтобы изменить выбор папки, используя кнопку Назад кнопка.
    
12. Нажимать Заканчивать чтобы начать процесс экспорта.
    
13. Outlook предложит вам создать пароль. Это может быть важно по соображениям безопасности, но вам не нужно вводить пароль.
    
14. Вы можете найти извлеченный файл в том месте, которое вы указали в качестве пути к файлу. Теперь вы можете переместить или скопировать файл в другое место.
    

Как получить доступ к экспортированным электронным письмам Outlook

После экспорта файлов у вас может возникнуть вопрос, как получить к ним доступ позже. Outlook позволяет легко открывать резервные копии и восстанавливать электронные письма до сохраненного момента времени. Вот что вам нужно сделать:

1. Найдите файл резервной копии. Обратите внимание на его местоположение и путь к файлу.
   
2. Откройте Outlook.
   
3. Нажмите на Файлзатем нажмите Открыть и экспортировать.
   
4. В меню справа выберите Открыть файл данных Outlook.
   
5. Откроется Проводник. Перейдите к файлу резервной копии. Нажмите на него, затем выберите Открыть.
   
6. Система вернет вас на главный экран Outlook.
   
7. В меню навигации слева прокрутите вниз, пока не увидите Файл данных Outlook. Эта категория содержит элементы, полученные из файла резервной копии.
   
8. Категория сохраняет исходное форматирование и систему папок.
   
9. Вы можете перетаскивать электронные письма, чтобы переместить их в другие файлы.

Теперь у вас есть доступ к резервным копиям электронной почты.

Как быстро сохранить одно электронное письмо Outlook

Иногда вам не хочется сохранять все электронные письма и снова открывать Outlook, когда вам нужно только одно или несколько конкретных писем. К счастью, есть несколько быстрых решений, позволяющих сохранить одно электронное письмо из Outlook.

Способ 1 – прямое сохранение в папку

1. Откройте Outlook.
   
2. Откройте проводник и перейдите туда, где вы хотите сохранить электронное письмо. Возможно, вам придется перевести Outlook и Проводник в оконный режим и переместить их для облегчения доступа.
   
3. Перетащите электронное письмо, которое вы хотите сохранить, из Outlook в папку.
   
4. Outlook автоматически сохранит электронное письмо в формате «Элемент Outlook».
   
5. Дважды щелкните сохраненное электронное письмо, чтобы открыть его в Outlook.

Способ 2 — сохранить в формате TXT или HTML.

1. Откройте электронное письмо, которое хотите сохранить в Outlook.
   
2. Выбирать Файлзатем выберите Сохранить как.
   
3. Появится проводник. Выберите путь, по которому вы хотите сохранить письмо. В нижней части проводника щелкните стрелку рядом с надписью Сохранить как тип. Выберите либо Только текст сохранить в формате .txt или HTML чтобы сохранить электронное письмо в виде файла .html.
   
4. После сохранения к электронному письму можно будет получить доступ с помощью текстового редактора (например, Блокнота), если оно имеет формат .txt, или браузера, если оно сохранено как .html.
   

При сохранении электронного письма таким способом вложения не сохраняются, поэтому обязательно загрузите их, при необходимости переименуйте и сохраните вместе с электронным письмом для последующего доступа.

Способ 3 — используйте снимок экрана для сохранения изображения

Вы также можете использовать программное обеспечение для захвата экрана, чтобы сохранить содержимое электронного письма в виде изображения. Этот метод может быть полезен для ссылки на содержимое электронного письма в других формах общения, поскольку изображения легко прикрепляются к электронным письмам и другим сообщениям.

• Если вы используете Windows, новые версии поставляются с предустановленным программным обеспечением для захвата экрана под названием Snipping Tool (на старых устройствах) и Snip & Sketch. Альтернативно, вы можете использовать Принтскрин кнопку на клавиатуре, затем вставьте изображение в Paint.
• Для устройств Mac процесс аналогичен. Используйте Ctrl + Команда + 4 ярлык, чтобы открыть встроенную функцию захвата экрана, затем перетащите перекрестие выбора, чтобы закрыть область над электронным письмом, и сохраните его.
• Для Linux вы можете найти Ассортимент программного обеспечения для захвата экрана доступен для скачивания и может быть использован для сохранения письма в виде изображения. В качестве альтернативы модели на базе GNOME имеют встроенную утилиту создания снимков экрана в Приложения > Меню «Аксессуары». Некоторые версии ОС Linux реагируют на Принтскрин кнопку на клавиатуре, как в системах Windows.

Как сохранить несколько писем Outlook на свой компьютер

Если вы хотите сохранить более одного электронного письма за раз, но вам не нужна вся ваша библиотека электронной почты, есть способ выбрать несколько писем для сохранения одновременно. Вот что вам нужно сделать:

1. Откройте Outlook.
   
2. Выберите электронные письма, которые хотите сохранить. Держать Ctrl и нажимайте на письма, чтобы выбирать их по одному, или удерживайте Сдвиг чтобы выбрать пакет электронных писем между первым и вторым щелчком мыши.
   
3. Перейти к Файл > Сохранить как.
   
4. В диалоговом окне перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить электронные письма, назовите файл по своему усмотрению и выберите Только текст в качестве формата для сохранения.
   
5. Outlook сохранит все выбранные электронные письма в одном файле .txt. Для доступа к ним вы можете использовать текстовый редактор.

Если вы хотите сохранить их в отдельных файлах .txt, вам придется сохранять каждое письмо отдельно. Дополнительные плагины Outlook доступный в Интернете, может расширить эту функцию, чтобы сохранять электронные письма в отдельных файлах .txt или альтернативных форматах.

Часто задаваемые вопросы

Как экспортировать все адреса электронной почты в Outlook?

Если вы хотите экспортировать свой список контактов (который содержит адреса электронной почты ваших контактов, а также другую информацию), вы можете выполнить действия, аналогичные экспорту электронных писем. Однако контактную информацию можно хранить в другом формате файла, более удобном для пользователя, и ее можно открыть в Excel для быстрого манипулирования и редактирования. Вот что вам нужно сделать:

1. Откройте Outlook.

2. Выберите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/Экспорт.

3. В мастере импорта/экспорта выберите Экспорт в файл.

4. Выберите Значения, разделенные запятыми (.csv), когда будет предложено выбрать тип файла.

5. В меню выбора папки выберите Контакты папка под вашей учетной записью.

6. Подтвердите путь к файлу или измените его по мере необходимости, назовите файл по желанию и нажмите Следующий.

7. Нажмите Заканчивать чтобы начать процесс экспорта.

8. Диалоговое окно «Импорт/Экспорт» закроется после завершения процесса.

Экспортированный файл .csv можно открыть в Excel. Отобразится большая таблица с контактной информацией. Вероятно, у вас будет много пустых ячеек, и это совершенно нормально. Вы можете использовать Excel для редактирования данных, однако добавление дополнительного содержимого может сделать их нечитаемыми для Outlook, если вам понадобится импортировать файл позже.

Вы можете использовать этот файл на другом устройстве или в службе электронной почты для импорта контактной информации.

Новый взгляд на Outlook

Благодаря встроенной функции экспорта Outlook вы можете создавать резервные копии и восстанавливать электронные письма в случае, если вы потеряете доступ к своей учетной записи электронной почты из-за утери пароля или взлома. Поскольку онлайн-общение настолько распространено, регулярное резервное копирование электронной почты в течение нескольких минут может избавить вас от головной боли, связанной с поиском потерянных файлов.

Как часто вы экспортируете электронные письма Outlook? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.