Как проверить, кто редактировал документ Word

Изначально невозможно было увидеть, кто вносил изменения в документ Word. Однако с тех пор, как была введена функция «Отслеживать изменения», любой, у кого есть документ, может узнать, кто редактировал файл. Выяснение того, кто внес какие изменения, может помочь в командной работе и повышении производительности. Однако не все знают, как искать эту информацию.

Microsoft Word не сложен в использовании, но иногда может сбивать с толку, особенно новичков. Читайте дальше, чтобы узнать, как проверить эту информацию.

Включение опции отслеживания изменений

Если вы используете Microsoft Word на своем компьютере, вы можете открыть любой документ и включить «Отслеживать изменения». Эта функция немедленно начнет записывать, кто какие изменения внес. Изменения отображаются в другом формате и цвете, чем текущая версия текста.

Вот как это сделать:

1. Откройте документ Word.
   
2. Перейдите на вкладку «Обзор».
   
3. Нажмите на значок над словами «Отслеживать изменения».
   
4. Теперь вы можете отправить документ кому-то другому.
5. Если вы вернете документ, вы увидите новые изменения, отмеченные другим цветом.

К сожалению, этот метод не покажет вам, кто и что делал до того, как было включено отслеживание изменений, поскольку этот параметр не включен по умолчанию.

К сожалению, если третий человек получит документ и не включит отслеживание изменений, его действия могут запутать историю изменений. Поэтому этот метод лучше всего использовать только автору и одному редактору.

Можно настроить способ отображения изменений.

1. Нажмите на вкладку «Обзор».
   
2. Перейдите к значку «Отслеживать изменения».
   
3. Вместо этого нажмите на раскрывающееся меню.
   
4. Выбирайте из четырех вариантов.
   

Четыре варианта:

При этом выборе будет отображено больше всего информации: все комментарии и изменения будут отображаться после включения функции «Отслеживать изменения».

При использовании простой разметки вы не получите слишком много информации, поскольку изменения будут отображаться в виде примечаний на полях, а не в виде видимого цветного форматирования, как при использовании всей разметки.

Все изменения и комментарии скрыты от просмотра, но сами изменения сохраняются и видны.

Вы увидите документ таким, каким он был до включения функции отслеживания изменений. Этот выбор помогает проводить сравнения.

В разделе «Показать разметку» вы также можете выбрать, какие изменения будут видны. К ним относятся:

• Комментарии
• Вставки и удаления
• Форматирование
• Воздушные шары
• Конкретные люди

Используйте Google Диск

Совместную работу над одним документом Word лучше всего осуществлять с помощью Google Диска для ПК, поскольку он обеспечивает присутствие в режиме реального времени. Хорошей новостью является то, что этот параметр включен автоматически по умолчанию. Во всех файлах Word, Excel и PowerPoint эта функция включена при создании этих файлов. Таким образом, вам не придется беспокоиться об организации документа и спрашивать, кто что сделал.

Обратите внимание, что вам нужен Office 2010 и более поздние версии. Пользователям Mac также придется изменить некоторые системные разрешения.

Чтобы проверить, кто редактирует файл, выполните следующие действия.

1. Запустите Диск для компьютеров на своем компьютере.
   
2. Откройте документ Word, который хотите проверить.
   
3. Посмотрите, указано ли в статусе «Безопасно для редактирования» или «Ожидание редактирования».
4. Нажмите на человека в списке участников и посмотрите, кто редактирует или просматривает.
   
5. Повторяйте столько, сколько необходимо.

При использовании Google Диска для компьютеров пользователи могут сохранять новые версии файлов. Когда это произойдет, вы получите уведомление. Оба документа также можно объединить.

1. Нажмите «Сравнить версии» в приложении.
   
2. Скопируйте все изменения слева в последний документ справа.
   
3. Когда закончите, выберите «Сохранить».
4. Ваша старая версия файла будет удалена.
   

Изменение разрешений системы Mac

Пользователям Mac следует сначала изменить свои системные разрешения, прежде чем использовать Google Диск для компьютеров. В противном случае сотрудничество в реальном времени для них не сработает.

1. Перейдите в «Системные настройки» на вашем Mac.
   
2. Перейдите в раздел «Безопасность и конфиденциальность».
   
3. Выберите «Конфиденциальность», а затем «Доступность».
   
4. Прокрутите вниз и нажмите на замок.
   
5. Убедитесь, что флажок Google Диск установлен.
   

Как только вы это сделаете, вы получите доступ к совместной работе в режиме реального времени.

Чем полезно отслеживать изменения

Когда вы проверяете, кто редактировал документ без этой функции, новые добавления и удаления не сразу заметны. Вам придется просмотреть весь документ, чтобы найти некоторые изменения, а некоторые вы, вероятно, пропустите. С другой стороны, использование отслеживания изменений — это практичный вариант, позволяющий сэкономить время на длительных проектах.

Изменения отобразятся сразу, и каждый, кто просматривает документ, сможет увидеть, кто какие изменения внес. Вместо того, чтобы тратить больше времени на поиск изменений, процесс проверки можно завершить за считанные минуты.

Наведя указатель мыши на изменение, вы увидите, кто, что и когда сделал. Эта информация помогает определить действия команды в прошлом выпуске.

Помните, что когда вы включаете «Показать разметку», форматирование и цвета отображаемого зачеркнутого текста предназначены только для справки. Вы можете распечатать их, только если захотите, но большинство людей этого не захотят.

Руководители проектов могут быть теми, кто решает, какие изменения следует принять. На панели «Просмотр» вы можете вносить изменения по одному или даже все сразу. То же самое касается и отказов, поскольку Word позволяет быстро справиться со всем.

Отслеживание изменений также может работать с комментариями, поскольку в некоторых ситуациях требуется дополнительный контекст и информация. После внесения изменений пользователи могут добавлять комментарии в любом месте документа. Эти коробки покажут, кто их сделал, и будут держать всех в курсе.

В Google Диске для компьютеров другая механика, но она также показывает, кто что сделал. В отличие от Microsoft Word, это приложение работает еще быстрее, поскольку позволяет осуществлять совместную работу в режиме реального времени. Выявление автора каждого редактирования поможет в организации и аккуратности.

Поскольку эта функция автоматически включается для каждого документа Word для совместной работы, вам, вероятно, не придется беспокоиться о потере отслеживания прогресса. После этого вы сможете сохранить свой прогресс и использовать дополнительное время для важных задач.

Дополнительные часто задаваемые вопросы

Можете ли вы просмотреть изменения только одного человека?

Да, вы можете настроить меню «Показать разметку» для отображения изменений, внесенных конкретными людьми. Все изменения, внесенные всеми остальными, исчезнут, пока вы не измените настройки обратно, чтобы изменения были показаны всем. Этот метод полезен для точного редактирования.

Как принять или отклонить изменения в Word?

Вам нужно всего лишь перейти на вкладку «Просмотр» и найти кнопки «Принять» и «Отклонить». Обе кнопки имеют раскрывающееся меню, позволяющее принять или отклонить все изменения.

Работает ли функция «Отслеживание изменений» в документах, доступных только для чтения?

Да, вы по-прежнему можете видеть, кто внес изменения в документах, доступных только для чтения. Изменения видны всем, у кого есть файл.

Все собирается вместе

Когда все одновременно работают над одним документом, вы видите более быстрый прогресс. Поскольку частая отправка копий друг другу не требуется, рабочий процесс становится более эффективным. Функция отслеживания изменений сэкономила многим командам драгоценное время и повысила продуктивность совместных проектов.

Включаете ли вы отслеживание изменений сразу после завершения работы над документом? Как вы относитесь к использованию функции «Отслеживать изменения» на Google Диске для компьютеров? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.