Как просмотреть, у кого есть доступ к электронной таблице в Google Sheets

Легко забыть, у кого есть доступ к Google Sheet, если им пользуется много людей. Возможно, вы несколько раз делились таблицей и теперь не можете вспомнить, у кого было разрешение на ее использование.

Очень важно управлять своими Google Таблицами и знать, кто может получить к ним доступ. Но процесс этого на самом деле довольно прост. Продолжайте читать, чтобы узнать, как это делается.

Как проверить, у кого есть доступ к Google Таблицам

Есть простой способ вручную проверить, у кого есть доступ к вашей таблице Google. Для этого выполните следующие действия:

1. Сначала откройте нужный вам Лист.
2. Далее нажмите «Панель активности».
3. Слева вы увидите «Тенденция просмотров» или «Тенденция комментариев». Теперь нажмите на него.

Примечание: убедитесь, что вы используете свой бизнес-аккаунт, а не личный. Используя личный аккаунт, вы не сможете видеть «Панель мониторинга активности».

Более того, вы можете фильтровать поиск по времени и сузить результаты. Давайте посмотрим, как это сделать:

1. Нажмите «Стрелку вниз» в верхней правой части листа.
2. Выберите время для фильтрации поиска.

Вот и все! Теперь вы знаете, кто имеет доступ к вашему Google Sheet и когда они получили разрешение. Таким образом, вы всегда сможете отслеживать, смогут ли нужные люди видеть и редактировать вашу Google Таблицу.

Разрешение временного доступа к Google Sheet

Ограничение доступа к Google Таблицам может быть очень полезным, если вы не хотите, чтобы клиенты использовали их после завершения работы. Вы можете установить дату истечения срока действия или просто прекратить доступ к этому конкретному Google Sheet. Вот как:

1. Откройте свой Google Диск
2. Найдите нужный лист.
3. Щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Поделиться».
4. Теперь введите имя человека, которому вы хотите поделиться этим листом.
5. Чтобы установить дату истечения срока действия, измените разрешение на «Может комментировать» или «Может просматривать».
6. Далее нажмите «Отправить».

После выполнения этих шагов вам следует повторить первые три шага. В нижней части окна вы увидите опцию «Дополнительно». Вам следует нажать на нее, чтобы увидеть «Настройки общего доступа». Если навести курсор на их имя, появится секундомер. Нажав на нее, вы можете установить срок годности.

Включение разрешения на просмотр

Вы можете защитить свой Google Sheet от изменений. Хотя вы могли предоставить доступ нескольким людям, возможно, вы не захотите, чтобы они меняли содержимое документа. Самый простой способ сделать это — предоставить им только разрешение на просмотр.

Для этого выполните следующие действия:

1. Откройте лист, который хотите защитить.
2. Перейдите к «Данные» и прокрутите вниз до «Защищенные листы и диапазоны».
3. В правой части листа появится полоса.
4. Теперь нажмите «Лист» и выберите из выпадающего меню тот, который вам нужен.
5. Здесь вам нужно будет нажать «Установить разрешение».

Появится окно «Разрешения на редактирование диапазона». В разделе «Ограничить тех, кто может редактировать этот диапазон» нажмите «Настраиваемый». Это позволяет вам решить, кому разрешено редактировать этот конкретный лист. Отмените выбор всех людей, которых вы не хотите редактировать в своей таблице Google. Нажмите «Готово», чтобы закончить.

Теперь люди по-прежнему смогут просматривать эту таблицу Google, но не смогут вносить в нее какие-либо изменения.

Защита ячеек в Google Sheet

Альтернативно вы также можете разрешить просмотр, но при этом защитить некоторые ячейки или столбцы. Вот что вам придется сделать:

1. Откройте лист.
2. Выберите столбцы, которые вы хотите защитить от изменения.
3. Теперь нажмите «Данные», а затем «Защищенные листы и диапазоны».
4. В правой части листа появится полоса.
5. Введите описание команды, например – «Без редактирования».
6. Далее нажмите зеленую кнопку «Установить разрешения».
7. Появится всплывающее окно. В разделе «Ограничить тех, кто может редактировать этот диапазон» выберите «Пользовательский».
8. Это позволяет вам решить, кому разрешено изменять ячейки.

Если человек без разрешения попытается изменить содержимое ячейки, в Таблице появится сообщение о том, что ему не разрешено это делать.

Включение комментариев

Иногда вам нужно, чтобы кто-то еще прокомментировал содержимое ячейки. У этих пользователей нет автоматического разрешения на это, но вы можете дать им разрешение. Что вам нужно сделать, так это сделать их «Комментаторами». Чтобы предоставить пользователю эту функцию, выполните следующие действия:

1. Откройте лист, перейдите в «Файл» и нажмите «Поделиться».
2. Здесь вы можете добавить адреса электронной почты тех, с кем хотите поделиться таблицей.
3. Как только вы добавите человека, справа вы увидите раскрывающееся меню.
4. В раскрывающемся меню выберите «Комментатор».
5. Наконец, нажмите «Отправить».

Включение редактирования

Имея разрешение на редактирование, пользователи листа могут изменять содержимое ячеек. Вам как владельцу листа придется разрешить это действие. Действия очень похожи на описанные выше:

1. Откройте лист, перейдите в «Файл» и нажмите «Поделиться».
2. Здесь вы можете добавить адреса электронной почты тех, с кем хотите поделиться таблицей.
3. Как только вы добавите человека, справа вы увидите раскрывающееся меню.
4. В этом раскрывающемся меню выберите «Редактор».
5. Наконец, нажмите «Отправить».

Ограничение разрешений

Ваш Google Sheet — бесценный инструмент для хранения данных. Время от времени вам придется делиться этим с другими людьми. Если вы не помните, кому вы дали разрешение на просмотр таблицы, вы всегда можете обратиться к этой статье за ​​советом.

Более того, у вас не возникнет проблем, если вы хотите защитить свой лист от несанкционированных изменений или разрешить пользователям самостоятельно вносить изменения в ячейки. Какая из этих функций для вас важнее и почему? Расскажите нам в разделе комментариев ниже.