Как ограничить редактирование определенных ячеек в Google Таблицах

Если вы используете Google Таблицы для бизнеса или организации, блокировка или иная защита активов имеет ключевое значение. Случайное изменение или удаление, злонамеренные изменения или общий вред или ошибки — все это может привести к потере вашей работы, и хотя Google сохраняет ее резервную копию, это все равно будет потрачено впустую. Если вы хотите ограничить редактирование определенных ячеек или защитить другие аспекты Google Таблиц, это руководство для вас.

Google Таблицы являются эквивалентом Excel и предоставляют некоторые базовые, но мощные инструменты для работы с электронными таблицами в облаке. Я часто использую Google Таблицы и Документы. Хотя здесь не на что смотреть, они содержат все необходимые инструменты, необходимые для продуктивной работы. Возможно, они не такие глубокие, как Office, и не обладают таким количеством функций, но, если вы не бухгалтер или руководитель проекта, вы все равно не будете использовать и половину инструментов, поставляемых с Office.

Есть несколько способов защитить вашу работу в Google Таблицах. Я покажу вам некоторые из них.

Блокировка ячеек в Google Таблицах

Чтобы ограничить редактирование определенных ячеек в Google Таблицах, вы блокируете их. Таким образом, только вы или кто-то, кого вы добавляете в утвержденный список, сможете изменять эти ячейки. Все люди, которым разрешено просматривать и просматривать их, но не изменять. Это практичный способ контролировать, кто и что делает с вашими документами.

Есть два основных способа сделать это. Вы можете выбрать ячейки и заблокировать их или выбрать весь лист и добавить исключения. Я покажу вам первый метод здесь и метод исключения через минуту.

1. Откройте лист и выберите диапазон ячеек, который вы хотите заблокировать.
   
2. Выберите Данные и Защищенные листы и диапазоны. Справа появится строка меню.
   
3. Дайте замку осмысленное имя и выберите «Установить разрешения».
   
4. Выберите «Ограничить тех, кто может редактировать этот диапазон», и установите для него значение «Только вы» или добавьте других из параметра «Пользовательский».
   
5. После завершения выберите Готово.
   

Вы можете добавить других людей, указав их адрес Gmail, или выбрать из списка, в зависимости от того, как у вас настроены Google Таблицы. После этого указанные вами ячейки будут заблокированы для всех, кроме тех, кому вы дали разрешение. Блокировка невидима до тех пор, пока ее не попытается изменить кто-то, кого нет в списке.

Если вы не хотите полностью блокировать ячейки, вместо этого вы можете отобразить предупреждающее сообщение. Это позволяет вам предупредить редактора о том, что ячейки, которые он собирается редактировать, важны и что ему следует соблюдать особую осторожность.

1. Откройте лист и выберите диапазон ячеек, который вы хотите заблокировать.
   
2. Выберите Данные и Защищенные листы и диапазоны. Справа появится строка меню.
   
3. Дайте замку имя и выберите «Установить разрешения».
   
4. Выберите «Показывать предупреждение при редактировании этого диапазона».
   
5. Выберите Готово.
   

При использовании этой настройки любой, кто собирается редактировать защищенную ячейку, увидит всплывающее предупреждение: «Внимание! Вы пытаетесь отредактировать часть этого листа, которую нельзя изменить случайно. Все равно редактировать? Существует также специальная кнопка «ОК», позволяющая дважды убедиться, что редактор действительно хочет изменить ячейку. Это полезно, чтобы напомнить тем, кому вы доверяете редактировать таблицу, что именно эти ячейки требуют особого внимания.

Заблокировать весь Google Sheet

Если блокировки ячеек недостаточно, вы можете заблокировать всю таблицу Google, чтобы ее могли читать только все, кроме одобренных пользователей. Он повторяет процесс, аналогичный описанному выше, но делает неприкосновенным весь лист, а не отдельные ячейки. Если вы представляете или делитесь своим Листом и не хотите, чтобы с ним испортились, вы защитите его именно так.

1. Откройте лист, который хотите заблокировать.
   
2. Выберите Данные и Защищенные листы и диапазоны. Справа появится строка меню.
   
3. Выберите переключатель «Лист» вместо «Диапазон».
   
4. Выберите конкретный лист, если их несколько.
   
5. Выберите «Установить разрешения» и добавьте пользователей, которые могут редактировать.
   
6. Выберите Готово.
   

Вы можете использовать ту же схему, что и блокировку ячеек, в отношении блокировки или предупреждения. Он использует ту же настройку, что и выше, поэтому я не буду утомлять вас повторением.

Добавление исключений ячеек в заблокированный лист

Выше я упоминал, что есть второй способ заблокировать ячейки: заблокировать весь лист, но добавить ячейки в качестве исключения. Если у вас большой лист и нужно заблокировать только одну или несколько ячеек, это может быть самый простой способ сделать это. Вот как:

1. Выполните описанный выше процесс, чтобы заблокировать весь Google Sheet, но остановитесь перед шагом 6.
   
2. Выберите «За исключением определенных ячеек» под селектором «Лист».
   
3. Добавьте ячейки, которые вы хотите оставить доступными для редактирования, в поле внизу. Продолжайте, пока не будут включены все ячейки.
   
4. Выберите «Установить разрешения» и продолжайте дальше.
   

Вы можете добавить отдельные диапазоны, выбрав одну группу, а затем нажав ссылку «Добавить другой диапазон» под ней. Вы можете повторить столько, сколько возможно, чтобы полностью обезопасить свой Лист.