Как найти повторяющиеся строки в Excel

Возможно, вы работаете с большим количеством информации в Excel. Повторяющиеся строки не облегчают процесс. Вы захотите их устранить, чтобы сделать вашу базу данных читабельной, аккуратной и упорядоченной. Однако прежде чем удалять их, вам необходимо сначала их найти. К счастью, некоторые методы и функции автоматически идентифицируют эти строки.

Читайте дальше, чтобы узнать, как найти повторяющиеся строки в Excel.

Как найти повторяющиеся строки в Excel с помощью формулы СЧЁТЕСЬ

Вам нужно будет использовать формулу СЧЕТЕСЛИ в параметре форматирования Excel, чтобы идентифицировать и выделить повторяющиеся строки. Вот как это сделать:

1. Выберите нужный диапазон, в котором вы хотите проверить наличие повторяющихся строк. Если это вся книга, то используйте команду CTRL+A.
   
2. Перейдите на вкладку «Главная» и выберите параметр «условное форматирование» в группе стилей. Это значок сетки с синими, белыми и красными квадратами.
   
3. Выберите опцию «новое правило» и «используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать».
   
4. Добавьте формулу COUNTIFS($A$2:$A$100, $A2, $B2:B$100, $B2)>1 в поле и выберите стиль форматирования.
   
5. Выберите «ОК».
   

Однако имейте в виду, что формула предполагает, что данные начинаются с A2 и заканчиваются на B100. Вам необходимо изменить функцию в зависимости от вашего конкретного диапазона и добавить аргументы для любого дополнительного столбца (например, «$C$2:$C$100, $C2«) к формуле COUNTIFS.

Excel автоматически выделит все повторяющиеся строки во всем выбранном диапазоне.

Если это не сработает, скопируйте формулу во вспомогательный столбец для каждой строки и отформатируйте ее в соответствии с выходными данными этой ячейки.

Выделение повторяющихся значений в Excel

Это самый простой способ выявить повторяющиеся значения в вашей книге. Вам не придется использовать сложные функции, только вкладку «Главная». Вот как это сделать:

1. Выберите весь диапазон, в котором вы хотите проверить наличие повторяющихся строк.
   
2. Перейдите на вкладку «Главная» и выберите параметр «Условное форматирование» в группе стилей. Значок показывает сетку с красными, белыми и синими квадратами.
   
3. На открытой вкладке выберите «Выделить правила ячеек», затем выберите опцию «Повторяющиеся значения».
   
4. В появившемся окне выберите желаемый стиль форматирования и нажмите «ОК».
   

Затем Excel выделит все повторяющиеся значения в выбранных ячейках. Вы даже можете изменить цвет выделения во всплывающем меню форматирования, когда оно появляется.

Это несовершенный метод, поскольку он идентифицирует повторяющиеся значения, а не целые строки. Это может привести к неточным результатам, если строка содержит ячейки, дублирующиеся в столбцах.

Однако это может быть намного проще реализовать и просмотреть в таблицах меньшего размера.

Выделение тройных значений в Excel

Если вы хотите очистить свою книгу, вы также можете определить тройные значения. Этот процесс требует создания нового правила, а не использования параметров форматирования Excel по умолчанию. Вот как это сделать:

1. Выберите желаемый диапазон значений, в котором вы хотите проверить наличие тройных повторов.
   
2. Перейдите на вкладку «Главная» и выберите параметр «Условное форматирование» в группе «Стили».
   
3. Выберите опцию «Новое правило».
   
4. Нажмите «Использовать формулу, чтобы определить, какие ячейки нужно форматировать».
   
5. Используйте эту формулу: =COUNTIFS($A$2:$A$100, A2, $B2:B$100, B2)=3. Используя эту формулу, вы проверяете, появляется ли строка три раза в выбранном вами диапазоне. Это еще раз предполагает, что вы используете диапазон от A2 до B100.
   

Это так просто! Excel определит и выделит тройные значения в выбранном диапазоне. Однако имейте в виду, что приведенная выше формула определяет тройные значения для заданной вами ячейки (определяемые в функции как (($A$2).

Вместо этого вы можете упростить формулу, используя COUNTIF($A$2:$B$10, A2). При этом проверяется только содержимое текущей ячейки в диапазоне, поэтому ячейки будут выделены в строках и столбцах.

Удаление дубликатов и тройных дубликатов в Excel

Возможно, вы выделили все дубликаты или тройки в своей книге, используя описанный выше метод. После этого вы можете удалить их. Это сделает всю вашу книгу более аккуратной и менее запутанной.

К счастью, удаление выделенных дубликатов — простая задача.

Вот как это сделать:

1. Выберите выделенные строки, щелкая номера строк, удерживая нажатой клавишу CTRL (команда в Mac). Это заставит Excel выбрать все выделенные строки.
   
2. Наведите указатель мыши на один из выбранных номеров строк, щелкните правой кнопкой мыши и выберите опцию «Удалить».
   

Удаление строк может изменить общее форматирование книги. Вам также следует рассмотреть возможность записи информации об удаленных строках на случай, если она понадобится вам позже. Есть также несколько других способов быстрого удаления выделенных повторяющихся и тройных строк:

1. Выберите выделенные строки, щелкая по их номерам, удерживая клавишу CTRL/Command.
   
2. Перейдите к «Домой», расположенному на верхней ленте Excel, в опции «Ячейки»,
   
3. Выберите «Удалить строки листа».
   

Еще один удобный способ удаления строк — использование команды после их выделения. Просто используйте сочетание клавиш «CTRL + -», «Cmd + -». Это приведет к удалению всех выбранных строк (или значений), и все готово.

Когда выделять и удалять дубликаты и тройки в Excel

Есть несколько случаев, когда выделение дубликатов и тройных экземпляров и их удаление могут оказаться полезными для вашей книги. Даже если вам это не нужно немедленно, описанные выше методы можно использовать для некоторых из следующих реальных примеров:

• Ошибки ввода в базу данных. Вы можете случайно ввести одну и ту же информацию дважды. При таких ошибках выделение дубликатов может быть простым способом выявить и впоследствии удалить ошибки.
• Ошибки объединения баз данных. Иногда вам нужно объединить несколько баз данных в одну. В процессе объединения могут возникнуть дополнительные ошибки, приводящие к дублированию строк.
• Списки адресов электронной почты и дубликаты баз данных клиентов. Дубликаты в базах данных клиентов могут привести к отправке маркетинговых материалов для клиентов, таких как один и тот же информационный бюллетень, дважды. Это может раздражать и отпугивать клиентов от вашего сервиса. Удаление этих строк — лучший вариант действий.
• Проблемы управления запасами. Каждый продукт должен учитываться в среде управления складскими запасами. Если в важных базах данных остаются дубликаты и неверные данные, это может привести к неточностям в управлении. Удаление строк в этих случаях приводит к гораздо более точному отслеживанию.

Другие электронные таблицы, требующие двойной идентификации строк, включают записи о сотрудниках, исследования, опросы и финансовые данные. Удаление лишних строк повысит точность, сэкономит время при поиске соответствующей информации и упростит анализ данных.

Другие полезные методы Excel, которые могут вам понадобиться

Дублирование строк — это лишь один аспект широкого спектра полезных навыков работы с Excel. Вам не придется тратить часы на их изучение. Их можно сделать с помощью всего лишь нескольких простых клавишных команд. Например, вам может потребоваться:

• Копировать строки – просто выберите нужные строки, а затем используйте команду CTRL + C.
• Вставка строк. После того как строки скопированы, вы можете вставить их, используя команду CTRL + V. Альтернативно вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать опцию «Вставить скопированные ячейки».
• Удалить определенные ячейки. Чтобы избавиться от определенных ячеек, все, что вам нужно сделать, это выбрать их и использовать команду Ctrl + X, чтобы вырезать их, а затем очистить данные.

Это все небольшие, но необходимые команды, которые могут вам понадобиться при работе с повторяющимися строками в вашей книге.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли использовать формулы и функции для удаления повторяющихся строк в Excel?

Да, для этой задачи вам понадобится использовать функцию СЧЁТЕСЛИ. Однако для выделения и удаления отдельных ячеек не требуется формула или функция.

Должен ли я удалять повторяющиеся строки, как только найду их в Excel?

Это зависит от цели вашей книги. Если речь идет о ведении инвентаря, дублирующиеся строки могут испортить целостность и точность документа. В таких случаях лучше всего объединить их данные и удалить лишние строки.

Что делать, если в моей книге много данных?

Вы можете легко выбрать все данные в электронной таблице, независимо от их количества, с помощью команды CTRL+A. После выбора вы можете продолжить использование одного из методов выделения и удаления отдельных строк, описанных выше.

Очистите свои данные, выделив и удалив дубликаты в Excel

Выделение и удаление дубликатов — достаточно простой процесс для пользователей Excel. Вам необходимо использовать опцию условного форматирования для отдельных ячеек и формулу СЧЁТЕСЛИ или СЧЁТЕСЛИ после ввода опции «новое правило». После того, как все ваши дубликаты и тройки будут выделены, вы можете удалить их с помощью опции «удалить строки листа» в верхней ленте Excel или команды «CTRL + -». Знание того, как выделять и удалять дубликаты, полезно для множества реальных сценариев, включая инвентаризацию и управление ошибками базы данных.

Легко ли вам выделить повторяющиеся строки в Excel? Какой метод вы использовали? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.