Как найти и удалить дубликаты в Google Таблицах

Если вы являетесь постоянным пользователем Google Таблиц, вы, вероятно, столкнулись с проблемой, когда вы случайно добавили повторяющиеся записи в свою электронную таблицу. Эта ситуация может разрушить набор данных, над созданием которого вы так усердно работали. Вы можете не знать, что произошел этот случай, особенно когда ваш компьютер выходит из строя или когда вы ударяете по трекпаду на своем ноутбуке.

Когда в таблице много данных, легко что-то пропустить. Типичные результаты включают ошибки вычислений и повторяющиеся ячейки, которые трудно идентифицировать при поиске источника проблемы.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

К счастью, существует несколько различных методов выделения дубликатов внутри ваших таблиц.

Используйте встроенную функцию удаления дубликатов.
Используйте выделение, чтобы найти дубликаты.
Скопируйте все недублированные ячейки и переместите их на новый лист.
Используйте сторонний инструмент поиска дубликатов.
Создайте сводную таблицу, которая учитывает дубликаты на индивидуальной основе.

Вышеупомянутые процессы упрощают поиск повторяющихся записей, чтобы вы могли удалить их или проигнорировать при необходимости. Вот ваши варианты.

Используйте Google Таблицы для удаления дубликатов

Независимо от того, пытаетесь ли вы найти дубликаты в одном столбце, двух столбцах или на всем листе, функция «Удалить дубликаты» точно удаляет ячейки с одинаковыми данными. Однако, имейте в виду, что он удаляет все дубликаты, даже если они связаны.

Выделите столбцы, которые вы хотите проверить на наличие повторяющихся данных.
В меню вверху выберите Данные -> Очистка данных.а затем выберите Удалите дубликаты.
Появится всплывающее диалоговое окно. Установите флажки рядом с каждым столбцом списка, который вы хотите проверить, или снимите флажок. Выбрать все поле, а затем нажмите Удалите дубликаты.
Google Таблицы отображают, сколько копий было найдено и удалено, чтобы вы могли убедиться, что процесс работает правильно.

Использование встроенной функции «Удалить дубликаты» в Google Таблицах — это самый простой способ устранить повторяющиеся записи, но иногда вам может потребоваться просмотреть копии перед их удалением. Отличный способ сделать это — использовать цветное выделение.

Выделите дубликаты, используя цвета, чтобы их было легко удалить.

Когда дело доходит до выявления ошибок в ваших таблицах, еще один хороший способ выделить неверную информацию — выделить ее.

Откройте файл Google Таблиц и выделите столбец или столбцы, которые вы хотите отредактировать.
В строке меню вверху выберите Формат.
В раскрывающемся меню выберите Условное форматирование.
Выберите диапазон нужный вам вариант в появившемся новом меню.
Под Правила форматаизмените раскрывающийся раздел под названием Отформатируйте ячейки, если… к Пользовательская формула.
Вставьте следующую формулу в поле, расположенное под Пользовательская формула вариант:
=счетесли(А:А,А1)>1.
Под Стиль форматирования раздел, выберите Значок цвета заливки чтобы выделить контент желтым (или любым другим цветом по вашему выбору) фоном ячейки.
Нажмите Сделанный чтобы сохранить изменения, просмотреть дубликаты и удалить те, которые вы считаете законными копиями.

В вашей электронной таблице повторяющиеся ячейки выделяются выбранным вами цветом, поэтому теперь вы можете сканировать выделенную область на наличие подлинных дубликатов.

Примечание: Лучше всего выделять ячейки столбца, начиная со строки 1, а не выбирать ячейки посередине. Формула не любит использовать строку 2 в качестве первого столбца. В выбранном поле (A2:B9) пропущено несколько дубликатов. После добавления строки 1 (A1:B9) были найдены все копии. См. два изображения ниже.

Изображение № 1: показаны пропущенные дубликаты при выборе ячеек строки 2 в качестве первых ячеек (A2 и B2):

Изображение № 2: показаны все дубликаты при выборе ячеек строки 1 в качестве первых ячеек (A1 и B1):

Убедитесь, что все дубликаты верны, поскольку некоторые копии не связаны. Они могут быть одним и тем же номером для двух разных учетных записей, пользователей, сотрудников и т. д. Как только вы подтвердите, что ячейки-имитаторы, которые вам не нужны, удалите их. Наконец, вы можете закрыть меню форматирования и восстановить стандартный цвет ячеек.

Скопируйте уникальные ячейки в Google Sheets для легкого удаления дубликатов

Если вы предпочитаете автоматически сортировать необработанные данные, лучше всего скопировать все недублированные ячейки. Этот процесс обеспечивает более быструю сортировку и фильтрацию. Если вы уверены, что ваша информация верна, и предпочитаете удалить дубликаты, попробуйте метод ниже.

Откройте документ Таблиц, который вы хотите отсортировать. Выделите столбец, который хотите изменить. Этот процесс записывает диапазон столбцов для следующего шага.
Нажмите на пустой столбец где вы хотите, чтобы отображались уникальные записи. Пока ячейка выделена (не нажимайте на ячейку), вставьте следующую формулу: =UNIQUE(). Естественно, он должен быть помещен в верхнюю ячейку.
Введите «координаты ячейки» исходного столбца в скобках, например: (A3:A9).
Нажимать Входить чтобы переместить новые данные в ранее назначенный столбец.

После завершения вы можете проверить записи вручную или импортировать данные в рабочую таблицу.

Используйте стороннее дополнение для поиска и удаления дубликатов в таблицах

Для использования с Google Таблицами доступны онлайн-плагины. Вы найдете дополнения в разделе Торговая площадка Google Workspaceвключая инструменты для автоматического удаления повторяющихся записей.

Удалить дубликаты с помощью Ablebits

Подходящий инструмент, известный как Удалить дубликаты от Ablebits позволяет быстро находить дубликаты по всему листу информации или до двух столбцов.

Вы можете перемещать, удалять и выделять результаты. Инструмент включает в себя две настройки мастера: поиск и удаление дубликатов и поиск недублированных ячеек или качеств в документе. Эти два варианта позволяют легко отслеживать информацию по ходу дела.

В целом, использование мастера для поиска вашей информации может оказаться оправданным в долгосрочной перспективе. Этот вариант предназначен в первую очередь для пользователей, которые постоянно ищут дубликаты в своих таблицах и предпочитают тратить время на что-то другое.

Используйте сводную таблицу для поиска повторяющихся строк в таблицах

Сводная таблица — удобный инструмент для более внимательного изучения данных. Сводная таблица не удаляет автоматически повторяющиеся ячейки или строки; он показывает, какие столбцы имеют дубликаты. Вы можете вручную просмотреть свои данные чтобы узнать, нужно ли вам что-нибудь удалить.

Создание сводной таблицы более трудоемко, чем другие методы, показанные в этой статье. Вам необходимо добавить сводную таблицу для каждого столбца, чтобы обеспечить единообразие результатов и точно выявлять дубликаты.

Примечание: Если в вашей электронной таблице нет названий столбцов, сводные таблицы не смогут точно найти дубликаты. Попробуйте временно добавить новую строку, а затем назовите столбцы, используя эту новую строку.

Вот шаги по использованию сводной таблицы для выявления повторяющихся ячеек или строк.

Выбирать все данные таблицызатем перейдите в Данные -> Сводная таблица.
При необходимости отрегулируйте диапазон ячеек, затем выберите Создавать.
Выбирать Добавлятькоторый находится рядом с Строки. На этом шаге выбирается столбец для поиска дубликатов. Да, вы правильно прочитали. Выберите нужный столбец из раскрывающегося меню. Если вы потеряете редактор сводной таблицы, щелкните заполненную ячейку, чтобы вернуть ее обратно.
Теперь выберите Добавлять рядом с Ценности и выберите тот же столбец, что и выше, но установите для него суммирование по СЧИТАТЬ или СЧЁТ. Это уже должно быть значение по умолчанию.
В новой сводной таблице идентифицируются все дубликаты, как показано ниже.
Если вы хотите просмотреть другой столбец, вы можете повторить описанные выше шаги (чтобы сохранить предыдущие результаты) или снова открыть редактор сводной таблицы и изменить существующую таблицу.
Сводная таблица изменится, чтобы отобразить новые корректировки.

Как упоминалось ранее, метод сводной таблицы немного сложнее, особенно потому, что вам необходимо скорректировать формулу, если ваши данные содержат три или более одинаковых ячеек. Тем не менее, он предоставляет вам конкретный отчет о местоположении повторяющихся записей, который может быть полезен для анализа данных. Дополнительную информацию о сводных таблицах см. в учебном пособии по Alphr. создание, редактирование и обновление сводных таблиц в Google Sheets.

В целом, дублирующаяся ячейка в Google Таблицах может вызвать проблемы с вашими данными, если вы не будете осторожны, особенно при сортировке финансовой информации в полезную электронную таблицу.

Наиболее распространенными причинами дублирования являются:

Несколько человек добавили одного и того же клиента, счет, категорию, товар и т. д.
Импорт данных добавляется к уже имеющимся данным во второй раз.
Действия копирования/вставки добавили повторяющиеся записи.

К счастью, идентифицировать, удалять и удалять идентичные ячейки данных в Google Sheets на удивление легко, что является положительным моментом, если вы постоянно имеете дело с электронными таблицами в своем повседневном рабочем процессе. Если вы ищете что-то для более быстрой сортировки контента, вы всегда можете использовать такое дополнение, как «Удалить дубликаты» от Ablebits, чтобы ваша информация была хорошо отсортирована и организована.

Есть ли у вас опыт, советы или вопросы по использованию любого из методов, упомянутых в этой статье? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.