Как лучше всего синхронизировать электронную почту между устройствами?

Сколько у вас устройств с поддержкой электронной почты? И сколько вы используете регулярно? Для меня это настольный компьютер в офисе, мощный ноутбук с Windows, которым я пользуюсь дома, и более портативный ноутбук, который я ношу с собой в поездках, Mac, три планшета (дорожный, прикроватный и журнальный столик) и, возможно, четыре разных телефона, которые Я тестирую в любое время.

Теперь я понимаю, что я не типичный пользователь, тем более, что три телефона и один планшет взяты в аренду, но я не думаю, что это необычно, когда у кого-то есть рабочий компьютер, домашний компьютер, ноутбук, компьютер. телефон и, возможно, планшет, и всем нужен доступ к одной и той же учетной записи электронной почты. Или, что более вероятно, несколько учетных записей.

Я не думаю, что это что-то необычное — иметь рабочий компьютер, домашний компьютер, ноутбук, телефон и, возможно, планшет.

Однако проблемы есть, и они возникают не столько при отправке или получении электронной почты — в наши дни большинство устройств оснащены отличными клиентами для этой цели. Нет, проблема у людей в том, что их электронная почта правильно синхронизируется на нескольких компьютерах и портативных устройствах. Если вы все еще работаете с POP3 (а многие люди вынуждены это делать), определенное входящее электронное письмо могло быть загружено на одно устройство и удалено с сервера; затем, если вы захотите ответить на него со своего телефона или планшета, вы обнаружите, что его там нет. Аналогично, если вы ответили на электронное письмо пару недель назад и хотите вернуться к нему в папке «Отправленные» (опять же, с традиционной настройкой POP3), для этого вам нужно будет находиться на том же компьютере. Это очень грязно.

Существует ряд решений, и я рассмотрю некоторые из них – мой список не будет исчерпывающим, и я уверен, что у некоторых из вас найдутся другие (возможно, лучшие) идеи, поэтому не стесняйтесь добавлять комментарии ниже.

Основы

Начнем с основ. По умолчанию большинство почтовых клиентов удаляют электронное письмо с POP3-сервера сразу после его загрузки: обычно где-то в настройках или параметрах вы найдете опцию «оставлять электронную почту на сервере на xx дней». Установите этот срок примерно на 30 дней или на любой другой срок, подходящий для вашей рабочей среды, и, по крайней мере, вы будете получать всю свою электронную почту на все свои устройства. Вам нужно будет настроить период времени так, чтобы любое отдельное устройство могло находиться на столе без вашего использования. Да, и что жизненно важно, вам необходимо внести это изменение в конфигурацию всех ваших POP3-клиентов — оставьте только один с настройкой по умолчанию, и это полностью уничтожит настройку.

А как насчет отправленных писем? Как получить их на всех ваших устройствах? Ну, возможно, это немного неуклюже, но самый простой способ — отправить копию (или, желательно, скрытую копию) всех ваших писем обратно себе. Фактически, вы сможете настроить многие почтовые клиенты на автоматическое выполнение этого действия. Используя другие, например Outlook, вы можете создать правило для автоматической пересылки всех отправленных электронных писем на другой адрес, и это может быть ваш собственный адрес, тем самым возвращая почту обратно в вашу учетную запись.

К сожалению, в Outlook 2010 вы можете копировать только такие электронные письма, а не скрывать скрытую копию, что не является серьезной проблемой, но может выглядеть странно, когда другие видят, что вы сами копируете все свои электронные письма. Есть способ обойти эту проблему, используя собственный код VB, и, возможно, я вернусь к этому в будущем.

Многие люди просто не хотят, чтобы Google имел доступ ко всей их электронной почте, и нацеливают их на рекламу и услуги на основе содержания.

Другой вариант, который, как я вижу, рекомендуют многие люди, — это настроить учетную запись Gmail или Hotmail и использовать ее в качестве архива электронной почты, пересылая туда как входящие, так и исходящие сообщения. Это работает хорошо, но я не нахожу это особенно удобным — если вы ищете электронное письмо, например, годичной давности, но имеете лишь смутное представление об имени человека, с которым вы общались, вы заканчиваете выполнил несколько поисков в двух разных местах.

Вы можете спросить: «Почему бы не использовать Gmail в качестве основного поставщика электронной почты?» Это вариант, особенно если вы используете версию Apps, которая позволяет вам использовать ваше доменное имя (я полагаю, что наш уважаемый редактор RWC Дик Поунтейн делает это). Проблемы возникают, если вам приходится получать доступ к электронной почте из нескольких источников и действовать в соответствии с ней — например, у меня есть почтовый сервер, который обрабатывает личную электронную почту и электронную почту PC Pro, затем cst-group.com для моего веб-агентства, demographix.com для онлайн-опроса. компания, с которой я помогаю, плюс еще несколько. Большинство людей не могут заставить своего работодателя или интернет-провайдера использовать Gmail!

Существует также потенциальная проблема со слежкой, поскольку многие люди просто не хотят, чтобы Google имел доступ ко всем их электронным письмам, и нацеливают их на рекламу и услуги на основе их содержания. Конечно, вы можете отказаться от этого в настройках Gmail, но я никогда не видел четкого заявления от Google о том, действительно ли это отключает сканирование электронной почты или просто не отображает целевую рекламу. По всем этим причинам Gmail и Hotmail просто не будут подходящими вариантами для многих людей, ни в качестве основных поставщиков, ни в качестве архивов электронной почты.

IMAP

А что тогда насчет IMAP? Неужели он был создан для решения этих проблем? Это, безусловно, правда: при использовании POP3 ваш почтовый клиент захватывает сообщения и запускает почтовый ящик локально, тогда как IMAP работает, сохраняя ваш почтовый ящик на сервере, а клиентское программное обеспечение (Outlook, Thunderbird или что-то еще) просто предоставляет окно в этот почтовый ящик. Это означает, что все компьютеры видят одно и то же представление и даже используют общую папку «Отправленные».

Идеально, да? В идеальном мире так и было бы, но есть еще несколько проблем. Во-первых, несмотря на то, что в этом году протоколу IMAP исполнилось 26 лет, не все системы электронной почты поддерживают его. На самом деле большинство почтовых систем поддерживают его, но не все менеджеры почтовых серверов открывают его: многие сетевые администраторы старой закалки до сих пор считают IMAP ужасным новым изобретением.

Если вы посмотрите, например, на самых популярных британских интернет-провайдеров, вы обнаружите, что большинство из них поддерживают POP3 только для сбора электронной почты – и не так уж сложно понять, почему, поскольку хранение всей электронной почты по протоколу IMAP на их серверах значительно увеличивает дисковое пространство. потребляемое пространство. Это не является большой проблемой для почтового сервера в небольшой компании с небольшим количеством сотрудников, но если увеличить его до крупного интернет-провайдера, затраты на дисковое пространство значительно возрастут по сравнению с настройкой на основе POP3.

Предприятие

Одной из наиболее распространенных сред электронной почты в Enterprise Land является Microsoft Exchange Server. ActiveSync не только гарантирует, что вы увидите на своих мобильных устройствах тот же вид, что и в Outlook (включая статус и флаги прочтения сообщения), но и отлично подходит для синхронизация нескольких устройств, поскольку, как и в случае с IMAP, основной почтовый ящик хранится на сервере. Да, это требует много места на диске, но в среде Exchange это ожидаемо. Обычно существуют ограничения на размер почтового ящика Exchange, которые зависят от сайта, но цифры в диапазоне от 200 до 750 МБ являются довольно типичными. К сожалению, если вы тот человек, который любит (или, возможно, должен) хранить старые электронные письма, то даже 750 МБ не хватит надолго. Мой собственный архив электронной почты, например, занимает чуть больше 10 ГБ. Однако этим довольно легко управлять в среде Exchange/Outlook, поскольку вы перемещаете старые электронные письма с сервера в локальные PST-файлы на одном из подключенных компьютеров.

Фактически, Outlook включает в себя очень хорошую функцию автоматического архивирования, которую можно настроить на регулярное удаление старых писем из вашего почтового ящика Exchange. Это, конечно же, возвращает нас к исходной точке. Как и в случае со старой проблемой электронной почты POP3, эти древние электронные письма будут доступны только с машины, на которой хранится PST-файл, поэтому, если вы находитесь в дороге или сидите дома и хотите вернуться к электронному письму, которое вы отправили в этом прошлого года (возможно, для продления услуги или контракта), у вас, вероятно, не будет доступа к этому файлу PST. Даже если у вас есть доступ к нему на уровне файла, это будет огромный файл, копирование которого может занять несколько часов.

Есть несколько различных решений этой проблемы, но одно из лучших, которые я нашел, — это довольно дешевое программное обеспечение под названием SynchPST for Outlook от компании Wisco: вы просто указываете приложению на два файла PST, и оно аккуратно синхронизирует их содержимое. . Вы можете синхронизировать весь PST-файл или только одну или две папки. При первом запуске это займет некоторое время, особенно если вы синхронизируете медленную связь между домом и офисом, но с этого момента он будет работать намного быстрее, поскольку синхронизирует только измененные или обновленные электронные письма. Кстати, он синхронизирует все данные Outlook, включая записи календаря и контакты. Я от всей души рекомендую его как способ поддерживать ваши PST-файлы в порядке.

Программное обеспечение поставляется в двух вариантах: домашняя версия, которая, вероятно, делает большую часть того, что нужно большинству людей, и стоит 40 долларов, и версия Pro за 30 долларов дороже, которая может синхронизировать между серверами Exchange и файлами PST, работать с файлами PST, защищенными паролем, а также позволяет вам запланировать регулярную синхронизацию. Я использую версию Pro, но для простой синхронизации файлов PST, я думаю, вам подойдет версия Home.

Когда вы начинаете синхронизировать PST-файлы между разными компьютерами, вы можете заметить одну вещь: в конечном итоге вы получаете несколько копий одного и того же электронного письма, особенно если вы переместили определенные электронные письма в папки на одном компьютере, а не на другом — синхронизируйте два и вы найдете копии как во входящих, так и в папке. Опять же, Wisco приходит на помощь со своим продуктом NoMoreDupes, который делает почти то, что заявлено: сканирует ваш почтовый ящик на наличие нескольких копий одного и того же электронного письма (или контакта, встречи и т. д.), даже если они находятся в разных местах. папки и позволяя удалять дубликаты.

Пользователи смартфонов также оценят NoMoreDupes, поскольку вы часто обнаруживаете, что при смене телефона у вас могут остаться две или более копии ваших контактов и записей календаря — я постоянно сталкиваюсь с этим при тестировании новых телефонов. NoMoreDupes прекрасно это объясняет и стоит всего 30 долларов.