Как изменить подпись в DocuSign

DocuSign, пожалуй, является ведущим в мире поставщиком облачных услуг для электронных подписей и соглашений. Но хотя DocuSign может оптимизировать рабочие процессы, транзакции и обмен документами, он не идеален.

Одна из основных проблем, с которыми могут столкнуться пользователи, связана с исправлением ошибок в подписи. Сам процесс довольно прост. Однако во многих случаях это может не работать из-за различных факторов.

В этой статье будут рассмотрены процессы принятия и изменения подписи в конвертах, профиль учетной записи и причины, по которым DocuSign не позволяет вам изменить свою подпись.

Измените подпись учетной записи в DocuSign

Один из самых быстрых способов изменить подпись в DocuSign — использовать подход для всей учетной записи. Вот как вы можете управлять своим профилем, чтобы изменять, удалять или добавлять подписи:

1. Войдите в свою учетную запись DocuSign.
   
2. Нажмите на значок пользователя.
   
3. Выберите «Управление профилем».
   
4. Нажмите «Подписи».
   
5. Выберите «Изменить», «Удалить» или «Добавить новую», чтобы изменить подписи своей учетной записи.
   

Помните, что вы можете настроить стиль и рисунок подписи, прежде чем загружать ее в свою учетную запись.

Примите новую подпись в DocuSign

Вы всегда можете использовать новую подпись, если хотите изменить подпись при подписании документа. Хотя это длительный процесс, для большинства пользователей он довольно прост.

Вот шаги, которые вам необходимо выполнить:

1. Используйте DocuSign, чтобы перейти к нужному документу.
   
2. Установите флажок «Электронные записи и раскрытие подписей».
3. Нажмите «Продолжить», чтобы открыть документ.
   
4. Нажмите «Старт», чтобы перейти к первому полю подписи.
   
5. Нажмите на поле «Обязательно — подпишите здесь», чтобы открыть окно «Принять свою подпись».
   
6. Внесите свои изменения.
7. Нажмите кнопку «Принять и подписать».
   
8. Нажмите «Готово».
   

У вас есть четыре варианта изменения и принятия подписи.

Во-первых, вы можете изменить стиль, чтобы настроить внешний вид инициалов и подписи в целом. Во-вторых, вы можете нарисовать новую подпись для использования в своем документе.

«Использовать панель для подписи» — еще один надежный вариант.

Вы можете записать подпись в режиме реального времени с планшета для подписи. Но не у всех есть планшет для подписи или навыки рисования.

Если это вы, то есть альтернатива. Опция «Загрузить» позволяет загрузить файл изображения подписи. Просто не забудьте подтвердить свое полное имя и инициалы в соответствующих полях, прежде чем принимать новую подпись и подписывать файл.

Как изменить конверты в DocuSign

Подпись документа может быть не единственным элементом, который нуждается в исправлении или двух. Хорошей новостью является то, что в DocuSign можно исправлять конверты. Однако сделать это нельзя, если конверт уже заполнен.

Если вы обнаружили конверт с ошибками со статусом «ждёт других», вот что вам нужно сделать, чтобы внести исправления.

1. Войдите в свою учетную запись DocuSign.
   
2. Перейдите на вкладку «Конверты».
   
3. Щелкните конверт с пометкой «Ожидание других» и нажмите «Исправить».
   
4. Отредактируйте конверт, чтобы исправить ошибки, и нажмите кнопку «Отправить», чтобы подтвердить исправления.
   

При редактировании конверта вы можете исправить несколько полей, например:

• Загруженные документы
• Информация о получателе
• Название конверта
• Сообщение электронной почты для получателей
• Поле подписи

Вы также можете добавить в конверт дополнительных получателей, нажав кнопку «Добавить получателя».

Причины, по которым вы не можете изменить подпись в DocuSign

Тот факт, что вы можете изменить подпись в DocuSign, не означает, что вы всегда можете это сделать. Некоторые сценарии не позволяют пользователям изменять подпись.

Заблокированные имена получателей

Отправители имеют возможность заблокировать имена получателей в DocuSign. Когда они это сделают, вы не сможете изменить подпись по своему желанию. Лучше всего обратиться к администратору учетной записи, чтобы выяснить, в этом ли проблема.

Иногда невозможно обойти заблокированные имена получателей и изменить подпись, особенно если получателей несколько. В этом случае лучше аннулировать конверт, изменить подпись и создать новый конверт.

Использование мобильного приложения

Если вы используете DocuSign для Android и iOS, вы обнаружите, что мобильные приложения имеют ограниченную функциональность. Несмотря на совместимость DocuSign с iPad, iPhone, телефонами Android и устройствами Windows, вы не можете изменить подпись «на лету».

Только настольная версия DocuSign позволяет пользователям добавлять новую подпись. Переключитесь на версию для настольного компьютера и посмотрите, сохраняется ли проблема. Если нет, используйте стандартный процесс для редактирования или принятия новой подписи. Изменения будут синхронизироваться на ваших устройствах, и вы сможете использовать новую подпись из своего мобильного приложения DocuSign.

Ты единственный подписавшийся

Иногда вам может потребоваться добавить сохраненную подпись в DocuSign. К сожалению, это не будет работать по умолчанию, если вы единственный подписавший.

Чтобы обойти эту проблему, сначала необходимо отправить себе новый конверт и сделать себя единственным получателем. Это относится к вашей подписи по умолчанию. Однако у вас будет возможность выбрать другую сохраненную подпись DocuSign.

Неактивный аккаунт

Пользователи без активных учетных записей DocuSign не могут изменить выбранную подпись. Прежде чем менять подпись, убедитесь, что ваша учетная запись активна. Если ваша учетная запись активна, возможно, у вас возникла другая проблема.

Другие проблемы с изменением подписи могут включать следующее:

• Файл содержит универсальные подписи, подобные тем, которые указаны в документации Sign Part 11 Module Enabled.
• Ваш документ уже подписан и возвращен.
• Вы использовали личную подпись.

Полное имя уже имеет подпись

DocuSign допускает только одну подпись для каждого полного имени. Чтобы изменить принятую подпись на ФИО с уже существующей подписью, необходимо удалить старую подпись и создать новую с нуля.

Если это так, то процесс довольно прост. Вот шаги, которые необходимо выполнить:

1. Войдите в свою учетную запись DocuSign.
   
2. Щелкните значок пользователя.
   
3. Выберите «Управление профилем».
   
4. Нажмите «Подписи».
   
5. Перейдите в «Удалить» и удалите подпись из своей учетной записи.
   
6. Нажмите кнопку «Добавить новую», чтобы создать новую подпись для определенного полного имени.
   

Почему пользователям необходимо менять подпись в DocuSign

Многие сценарии могут потребовать изменения подписи, как на лету, так и на уровне всей учетной записи. Некоторые из наиболее распространенных включают в себя следующее:

• Имена с ошибками необходимо изменить.
• Пользователь изменил свое имя с момента последней регистрации.
• Размер подписи необходимо изменить в соответствии с размером документа.
• Получатели имеют общий адрес электронной почты, но разные подписи.

Конечно, пользователи также могут захотеть изменить свои подписи DocuSign по личным предпочтениям и по стилистическим причинам.

Дополнительные часто задаваемые вопросы

Могу ли я редактировать документ DocuSign после его отправки?

Конверты DocuSign, помеченные тегом «Завершено», больше нельзя изменить. Единственный способ исправить ошибки до того, как получатель подпишет конверт, — это аннулировать старый конверт и создать новый.

Могу ли я отозвать подпись на DocuSign?

После подписания документа через DocuSign конверт отправляется на подпись следующему получателю в списке. Поэтому вы не можете лично отозвать подпись.

Однако первоначальный отправитель может помочь вам исправить вашу подпись, чтобы либо изменить ее, либо полностью удалить ее из конверта. Получатель с правами на изменение конверта также может помочь вам отозвать подпись.

Как я могу отменить заполненный и подписанный документ DocuSign?

Вы не можете исправить или отменить (аннулировать) «Завершенный» документ или конверт в DocuSign. Единственные документы, которые вы можете редактировать, например, изменить подпись, — это те, которые помечены как «Создано», «Отправлено» или «Доставлено». Даже в этом случае у вас должны быть на это права.

Как включить редактирование получателей в DocuSign

Как отправитель, вы можете сделать документ или конверт DocuSign доступным для редактирования получателям. Прежде чем отправить конверт, зайдите в меню «Дополнительные параметры». Оттуда перейдите в «Редактировать» и установите флажок «Разрешить», чтобы получатели могли редактировать конверт.

Это помогает другим пользователям изменять свои подписи или вносить исправления в файлы, сообщения электронной почты, контактную информацию и т. д.

Сделайте свою подпись уникальной и мгновенно узнаваемой

Как видите, DocuSign предлагает достаточную гибкость, когда дело касается подписей. Вы можете рисовать, захватывать и изменять стили практически по своему желанию. Приложение позволяет легко удалять, изменять и добавлять новые подписи в свою учетную запись, а также редактировать поле для подписи в конвертах.

Единственная проблема — убедиться, что вы соответствуете критериям изменения подписи, установленным политиками DocuSign и администраторами учетной записи. Если вы соответствуете условиям, изменение подписи может занять больше нескольких минут.

Что вы думаете о системе управления подписями DocuSign? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.