Как использовать ВПР в Excel

Вычисление больших объемов данных в Excel может быть утомительным и трудоемким, поэтому автоматизация полезна. Если вы регулярно используете Excel, вы знакомы со всеми его функциями, которые позволяют быстро вычислять и вычислять числа. Но если вы используете несколько электронных таблиц и вам нужно просмотреть одну из них, поиск цифр вручную может оказаться неприятным.

Вот тут-то и приходит на помощь ВПР. Вертикальный поиск или ВПР помогает вам выбрать конкретную информацию из огромного блока данных. В этой статье мы объясним, как его использовать.

Как использовать ВПР в Excel

Выберите значение

В этом примере мы будем использовать смартфоны в качестве значений. У нас будут iPhone (A2), Samsung (A3), Xiaomi (A4), Nokia (A5) и Google Pixel (A6). Это значения поиска, которые вы будете использовать для поиска данных по каждому из них. Вы можете разместить их где угодно, но для удобства навигации пусть они отображаются рядом со значением VLOOKUP, которое вы ищете.

Выберите диапазон значений

Выберите ячейку рядом со значением, в котором вы хотите создать диапазон значений. Убедитесь, что ячейка начинается с (=VLOOKUP), а затем выберите все нужные значения. Ваш диапазон будет выглядеть так (A2:B5). В этом случае A2 находится в столбце значений, а B5 — из значений диапазона, которые вы пытаетесь найти. На этом этапе ваша формула будет выглядеть так: (=ВПР(A5, A2:B5).

A5 — это исходное значение, для которого вы ищете данные. Всегда включайте его, иначе ваши выводы могут быть неточными.

Столбец возвращаемого значения

Теперь, когда вы знаете искомое значение и выбранный диапазон значений, вам нужно сообщить Excel местоположение возвращаемого значения. Обратите на это внимание, потому что вы не будете использовать обычную систему именования, которую использует столбец Excel. Считая слева, выберите число в выбранном диапазоне в зависимости от возвращаемого значения, которое вы хотите найти.

Например: (=ВПР (A5, A2:B5; 3;0)

Получение точного или приблизительного возвращаемого значения

На последнем шаге вы хотите указать Excel найти приблизительное или точное значение. Сделайте это, набрав «ЛОЖЬ» или «ИСТИНА». Это поможет вам выяснить, ошибочен ли ваш аргумент. Это просто означает, что Excel не может найти совпадающие данные.

Если ваши данные верны, Excel выдаст вам значение, максимально близкое к тому, что вы ищете, что все упрощает.

Если вы будете следовать этим четырем функциям в соответствии с указаниями, вы получите искомые значения и уменьшите стресс, который вам пришлось бы потратить, чтобы найти нужные значения. На этом этапе вы не должны бояться.

Почему ВПР не работает?

При работе с огромными наборами данных легко что-то перепутать, особенно если они не упорядочены должным образом. Это может быть источником ваших проблем с VLOOKUP. Вот некоторые распространенные ошибки, с которыми вы, вероятно, столкнетесь при использовании ВПР.

Excel не может найти значение

Если вам не удастся сопоставить значение в электронной таблице со значением в вашей функции ВПР, вы увидите сообщение об ошибке #NA. Это потому, что VLOOKUP не считает их совпадающими. Чтобы это исправить, вам нужно будет снова ввести значения и убедиться, что они совпадают.

У вас нет значения в первом столбце

Прежде чем вводить какие-либо другие аргументы, вы должны иметь значение в первом столбце после открытия скобки ВПР. Невыполнение этого требования приводит к ошибке #NA. Исправьте это, расположив значения в правильном порядке.

Значение ПРОСМОТРА невелико

Если вы получите подходящее совпадение, которое меньше всех других значений, которые вы используете в своей таблице, вы получите ошибку #NA.

Длинное значение ПРОСМОТРА

ВПР поддерживает длину до 255 символов. Если вы введете что-то большее, Excel вернет ошибку #NA. Чтобы исправить это, убедитесь, что вы придерживаетесь соответствующей длины. В качестве альтернативы, если вам нужна более длинная длина символов, используйте вместо этого формулу ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ.

Числа отображаются в виде текста

Иногда при использовании Excel ваши числа могут превратиться в текст. Если это произойдет, вы не сможете сгенерировать искомые значения. Вместо этого появляется ошибка #NA. Если это произойдет, сначала преобразуйте весь текст в числовые значения, чтобы получить нужные значения.

Пробелы в значении ПРОСМОТРА

Если вы случайно вставите пробелы между значениями, вы получите ошибку #NA. Чтобы исправить это, поместите искомые значения в формулу =VLOOKUP и используйте функцию TRIM, чтобы удалить все пробелы.

Ваш стол расширяется

При добавлении дополнительных строк вам также необходимо обновить ВПР, чтобы он включил их в вычислительный процесс. Для этого отформатируйте диапазон, с которым вы работаете, чтобы все изменения были добавлены. Для этого выберите диапазон ячеек, который вы хотите отформатировать, перейдите на главную, затем выберите «Форматировать как таблицу». Выберите стиль, который вы хотите использовать. В области «Дизайн» измените имя таблицы.

ВПР работает только с данными справа

Убедитесь, что вы расположили всю информацию справа от искомого значения. ВПР обрабатывает информацию, начиная с того, что находится в крайнем левом углу, а затем сводит ее в таблицу с тем, что находится справа. Если вы перепутаете данные, они не будут учитывать то, что слева, а это значит, что вы получите неверную информацию.

Избегайте дубликатов

ВПР не может разделить информацию, которая выглядит одинаково. Например, если у вас есть два бренда одного и того же смартфона — Samsung Galaxy S22 и Samsung Galaxy S22 Plus — VLOOKUP будет использовать тот, который появляется первым в списке. Вам решать различать информацию.

Неправильные или неполные пути

При использовании нескольких электронных таблиц и отправке неполного чтения из одной из них функция ВПР вернет ошибку #VALUE. Убедитесь, что ваша формула выглядит следующим образом:

=VLOOKUP(искомое_значение, '(имя книги)имя листа'!table_array, col_index_num, FALSE).

=VLOOKUP(искомое_значение, '(имя книги)имя листа'!table_array, col_index_num, FALSE).

Понимание ВПР в Excel

Чтобы эффективно использовать VLOOKUP, ваши данные в электронной таблице должны быть расположены вертикально для идентификации. Тем не менее, эта функция использует четыре элемента для выбора ваших данных. Используя этот открывающий элемент =VLOOKUP(), вам нужно будет ввести четыре элемента в скобках, чтобы получить искомые данные. В скобки вы вставите следующие элементы:

• Ценность, которую вы ищете
• Диапазон значения, с которым вы работаете
• Столбец, в котором находится возвращаемое значение
• Точное или приблизительное возвращаемое значение

Давайте запишем формулу, чтобы вы могли увидеть, как она будет выглядеть в Excel:

= ВПР (значение, диапазон значений, столбец возвращаемого значения, точное возвращаемое значение (ИСТИНА) или приблизительное возвращаемое значение (ЛОЖЬ).

Если это звучит устрашающе, представьте, что это инвентарь, в котором вы ведете учет своей продукции. Теперь, когда мы предоставили вам пошаговые инструкции по использованию этих элементов, вам должно стать проще.

Часто задаваемые вопросы

Как включить ВПР в Excel?

Вы можете включить VLOOKUP, перейдя на вкладку «Формула» в библиотеке функций, затем «Вставить функцию». Найдите VLOOKUP или в разделе «Выбрать категорию» выберите «Поиск и ссылки». В разделе «Выбор и функция» выберите «ВПР». На вкладке «Аргумент функции» введите формулу ВПР и нажмите «ОК».

Легко управляйте данными с помощью VLOOKUP

Если вы только начинаете работать с вычислениями данных в Excel, освоить ВПР может быть сложно. Но если вы эксперт, вы знаете, сколько времени и усилий это может вам сэкономить. Вам не нужно вручную вводить данные или искать их. Все, что вам нужно, это использовать все необходимые функции, которые Excel предоставляет для обработки стеков чисел.

Если у вас возникнут проблемы, мы показали вам, в чем они заключаются и как их можно обойти. Это может показаться ошеломляющим, но не торопитесь. Чем больше вы используете ВПР, тем лучше вы становитесь.

Для чего вы используете ВПР? Поделитесь своими мыслями в разделе комментариев ниже.