Как использовать таблицы в Notion

Notion — это инновационное, минимальное рабочее пространство, в котором могут организоваться отдельные люди и команды. Это универсальное программное обеспечение для совместной работы имеет широкий спектр применений: от личного планирования до профессионального сотрудничества и координации, выполняемых с помощью простых текстовых полей. Но когда текстовые поля больше не работают, вы можете захотеть отображать свои данные более организованно. Это означает, что таблицы играют ключевую роль в эффективном управлении данными в Notion.

Но как создать таблицу в Notion и адаптировать ее под свои нужды? А в чем разница между таблицей и базой данных? Читайте дальше, чтобы найти ответы и узнать, как максимально эффективно использовать эти функции.

Как использовать простые таблицы

Вы можете использовать простые таблицы в Приложение Notion придать структуру отображаемой информации. Создайте столько строк и столбцов, сколько хотите, и расположите их по своему вкусу. Простые таблицы предлагают ограниченные возможности, но именно это делает их полезными. Обычно они предназначены для менее требовательных целей, когда слишком много вариантов просто усложнят работу. Если вам в конечном итоге понадобятся дополнительные функции, всегда есть возможность преобразовать вашу таблицу в базу данных.

Как добавить простую таблицу в Notion

Вы можете создать простую таблицу в Notion двумя простыми способами.

1. Откройте настольное приложение Notion или браузерное приложение.
   
2. Выберите страницу, на которую вы хотите добавить таблицу. Чтобы создать новую страницу, нажмите «Добавить страницу» на боковой панели и нажмите «Ввод», чтобы начать пустую страницу.
   
3. Наведите курсор на текстовое поле по умолчанию рядом с мигающим курсором.
   
4. Нажмите знак «+» и прокрутите всплывающее меню вниз, чтобы найти «Таблица».
   

Вы также можете создать таблицу, просто набрав «/» в текстовом поле и с помощью клавиши со стрелкой выберите «Таблица» в меню.

Это разместит на вашем холсте базовую таблицу размером два на три.

Как редактировать таблицу в Notion

Простые таблицы не предлагают слишком много опций, но вы все равно можете в некоторой степени настроить их.

Добавьте новую строку в таблицу, нажав кнопку «+» внизу. Вы также можете добавить несколько строк одновременно, удерживая и перетаскивая эту кнопку. Аналогичным образом добавьте больше столбцов, нажав или перетащив кнопку «+» в правой части таблицы. Чтобы удалить строки или столбцы, наведите указатель мыши на их края, пока не увидите меню из шести точек, и выберите «Удалить». Вы также можете изменить размер столбцов, перетаскивая их. Измените порядок строк и столбцов, нажимая и удерживая соответствующие кнопки с шестью точками.

То же шеститочечное меню предлагает множество других опций. Создайте заголовок, щелкнув меню в первой строке или столбце и переключив эту опцию. Раскрасьте строки и столбцы, нажав «Цвет» в соответствующем меню.

Помимо меню из шести точек, во время работы за столом вы также увидите всплывающее окно еще одного небольшого меню. Используйте противоположные стрелки, чтобы подогнать таблицу по ширине страницы. Это также отличный способ сбросить ширину столбца. «Параметры» в середине меню позволят вам переключать заголовки. Между тем, нажав на три точки, вы найдете дополнительные функции, в том числе «Превратить в базу данных».

Вы также можете форматировать текст в каждой ячейке отдельно, выделив ее. Помимо основных стилей текста, вы также увидите удобные опции, такие как «Ссылка» и «Комментарий». Чтобы изменить шрифт в таблице, вам нужно будет переключить стиль всей страницы. Для этого щелкните меню из трех точек в правом верхнем углу страницы Notion.

Как использовать базы данных

Базы данных — это обновленная версия простых таблиц, которые фактически предшествовали последним. Они позволяют сортировать данные или фильтровать нужную информацию. Вы можете превратить свою таблицу в базу данных, чтобы получить доступ к множеству расширенных функций, а затем легко преобразовать ее обратно.

Как добавить базу данных в Notion

Если вы начинаете свою страницу с нуля, Notion предложит вам опцию «База данных» на пустом холсте.

1. Откройте Notion и нажмите «Добавить новую страницу» на боковой панели.
   
2. Найдите опцию «Таблица» прямо под «База данных» на вновь созданной странице.
   
3. Вы можете выбрать источник данных для создания базы данных на существующей странице или нажать «Новая база данных» в нижней части боковой панели.
   

Другой способ создать базу данных — просто преобразовать таблицу.

1. Наведите указатель мыши на верхний левый угол таблицы и щелкните меню из шести точек слева.
   
2. Во всплывающем окне выберите «Превратить в базу данных».
   

Как редактировать базы данных в Notion

При преобразовании таблицы в базу данных часть форматирования текста может исчезнуть. Кроме того, все ваши данные будут рассматриваться как текст, причем первый столбец будет отнесен к категории «Заголовок». Возможно, вам придется изменить порядок столбцов и настроить типы свойств, чтобы убедиться, что все правильно. Чтобы изменить типы свойств, выполните следующие действия:

1. Нажмите на название свойства над соответствующим столбцом.
   
2. Выберите «Изменить свойство».
   
3. Найдите «Тип» на боковой панели и найдите подходящий в списке.
   

Некоторые типы свойств, например числа, также имеют подтипы. Вы увидите опцию подтипа, как только вы выберете основной тип.

Базы данных предлагают множество других возможностей. Вы можете добавить в свою базу данных несколько представлений, выполнять расчеты на основе имеющихся данных и даже открывать каждую запись на отдельной странице, чтобы просмотреть ее подробно. Вы также можете превратить свою базу данных в страницу или вставить ее в другую.

Дополнительные часто задаваемые вопросы

Могу ли я импортировать таблицы в Notion?

Да. Вы можете просто скопировать и вставить таблицы на свою страницу Notion из Microsoft Excel, Google Sheets и т. д. Notion автоматически преобразует таблицу в базу данных, сохраняя имена свойств оригинала. Но иногда они могут быть неверными, поэтому ваша таблица может нуждаться в корректировке. Ваши числовые данные также будут введены в виде текста, поэтому вам нужно будет изменить тип свойства каждой строки по мере необходимости:

1. Нажмите на имя свойства над столбцом и найдите «Редактировать свойство».

2. Выберите в меню «Тип» и найдите в списке нужный вам тип недвижимости.

Вы также можете превратить импортированную таблицу в простую таблицу, вставив ее в базу данных.

Помимо простого копирования, Notion также позволяет импортировать файлы нескольких типов. Хотя файлы XLSX и подобные файлы импортировать невозможно, вы всегда можете экспортировать свои данные в формате CSV, который является поддерживаемым типом. Вы также можете напрямую импортировать таблицы из нескольких приложений, включая Evernote и Dropbox Paper.

Почему я не могу превратить свою простую таблицу в базу данных?

При нажатии на параметры таблицы вы должны увидеть команду «Превратить в базу данных», независимо от ее размера или содержимого. Если вы не видите эту опцию, убедитесь, что ваша страница состоит только из одного столбца. Хотя вы можете разместить несколько таблиц рядом друг с другом, создав несколько столбцов, это предотвратит их преобразование в базы данных.

Мои базы данных работают медленно/не отвечают. Как я могу их исправить?

Ваше приложение может начать давать сбои, когда вы работаете с большим объемом данных. Чтобы повысить его производительность, очистите кеш в настольном приложении Notion или в браузере в зависимости от используемой версии.

Изучите основы понятия

С пустой страницей перед вами и бесчисленным количеством функций, которые можно опробовать, Notion на первый взгляд может показаться устрашающим. Однако, как только вы овладеете им, вы станете организованнее, чем когда-либо прежде. Изучение всех возможностей, которые предлагают простые таблицы и базы данных, — это отличный шаг на пути к максимально эффективному использованию вашего рабочего пространства Notion.

Как вы предпочитаете использовать таблицы Notion? Есть ли у вас еще какие-нибудь полезные советы по поводу этой функции? Дайте нам знать в комментариях.