Как автоматически записывать все собрания команд

Запоминание или запись всего, что было сказано на собрании, может оказаться непростой задачей. Вот почему многие приложения, такие как Microsoft Teams, имеют возможность записи. Однако после начала встречи легко забыть нажать кнопку записи, и вам придется сосредоточиться на других вещах. К счастью, Teams позволяют автоматически записывать все ваши собрания.

В этой статье объясняется, как найти возможность автоматической записи ваших собраний в Teams и другие полезные функции записи.

Как автоматически записывать собрания команд

Microsoft Teams позволяет автоматически записывать видео, аудио и общие экраны каждой встречи. Этот вариант доступен как для веб-клиентов Microsoft 365, так и для тех, кто использует приложения для Android и iPhone. Записи сохраняются в формате MP4 в OneDrive или SharePoint, подключенном к каналу, если это было собрание канала.

К сожалению, нет возможности включить автоматическую запись для всех будущих встреч. Вы можете настроить эту функцию для отдельных или повторяющихся собраний только после их планирования.

Прежде чем вы сможете включить автоматическую запись, вы должны убедиться, что вы соответствуете другим требованиям:

• Включите хранилище OneDrive или SharePoint.
• Иметь достаточно места для хранения (часовая запись занимает около 400 МБ памяти)
• Включите настройку «Запись собрания», если вы являетесь пользователем, записывающим собрание.

Независимо от вашего устройства, Microsoft Teams отправляет уведомление каждому участнику перед началом записи собрания, и это невозможно отключить.

В Интернете Microsoft Teams

Если вы являетесь веб-пользователем Teams, вы можете включить автоматическую запись собрания, выполнив следующие действия:

1. Запланируйте встречу, как обычно, и «СОХРАНИТЕ» ее.
   
2. Нажмите на сеанс, который вы хотите записать автоматически.
   
3. В небольшом всплывающем окне выберите «Изменить».
   
4. Нажмите кнопку «Параметры встречи» в правом верхнем углу.
   
5. Выберите переключатель рядом с «Запись автоматически», чтобы включить настройку, и нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить свой выбор.

В Microsoft Outlook

Вы также можете включить опцию автоматической записи через Outlook.

1. Создайте собрание, как обычно.
2. Нажмите на запланированную встречу в календаре.
   
3. Нажмите «Открыть».
   
4. Нажмите кнопку «Параметры встречи» рядом с надписью «Подробнее».
   
5. Нажмите переключатель рядом с «Запись автоматически», чтобы включить настройку, и выберите «Сохранить», чтобы подтвердить свой выбор.

Теперь запись начнется автоматически, когда к запланированной встрече присоединяется первый человек из организации. Запись продолжится, даже если человек, начавший ее, покинул собрание.

Кто может записывать собрания команд

Собрания команд не могут записывать все. Только те, у кого есть определенные лицензии и соответствуют определенным критериям, могут нажать кнопку записи или включить автоматическую запись собрания. Обычно это организаторы собраний, соорганизаторы, докладчики или те, кому ИТ-администратор разрешает эту опцию.

Если вы являетесь организатором собрания, вы можете включить запись собрания для «организаторов и соорганизаторов» или «организаторов и докладчиков» при создании собрания. Для этого выполните следующие действия:

1. Начните совещание, как обычно.
2. Пригласите других.
3. Перейдите в «Параметры встречи» в приглашении.
4. Назначьте участников собрания «докладчиками и соорганизаторами».
5. В раскрывающемся меню рядом с пунктом «Кто может записывать» выберите свой вариант.
6. Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить изменения.

Гости, анонимные пользователи и люди из других организаций или компаний не могут записывать встречу или быть назначены для ее записи организатором встречи.

Как управлять сроком действия записи собрания Teams

По умолчанию срок действия записей Microsoft Teams истекает через 120 дней. Это освобождает место для хранения новых записей.

Дата истечения срока действия видна в сообщении, которое появляется в чате после завершения встречи. Вы можете просмотреть его, выполнив следующие действия:

1. Откройте запись в браузере.
   
2. Выберите значок «i», чтобы просмотреть подробную информацию.
   

Или:

• Перейдите в раздел «Мои файлы» в OneDrive или SharePoint, в зависимости от того, где сохранена запись.
• Наведите курсор на запись, срок годности которой вы хотите просмотреть.
• Нажмите на три вертикальные точки рядом с именем файла,
• Выберите «Подробнее».

Как организатор встречи вы можете изменить дату по умолчанию, открыв раскрывающееся меню. Вы можете продлить срок действия на 14, 30 или 60 дней, выбрать дату из календаря или установить значение «Без срока действия».

Как администратор Teams, вы можете установить новую дату истечения срока действия по умолчанию, выполнив следующие действия:

1. Нажмите «Средство запуска приложений Microsoft».
2. Зайдите в «Администратор».
3. Выберите «Команды».
4. Найдите «Правила проведения встреч» в разделе «Встречи».
5. Перейдите к пункту «Глобальный (по умолчанию для всей организации)».
6. В разделе «Запись и транскрипция» вы можете отключить срок действия, щелкнув переключатель рядом с «Срок действия встреч автоматически истекает», или вы можете изменить «Дата истечения срока действия по умолчанию», указав желаемое количество дней.

Изменение даты истечения срока действия по умолчанию повлияет только на будущие записи собраний. Чтобы изменить дату истечения срока действия существующих записей, вам придется выполнить ранее описанные шаги.

Запись с истекшим сроком действия обычно удаляется через день, и владелец получает уведомление по электронной почте. Удаленная запись будет храниться в корзине в течение 90 дней. Если вы решите восстановить запись, у нее больше не будет срока годности.

Записи также можно удалить раньше, если вам не требуется соблюдать определенные требования к удалению записей. Кроме того, вы можете скачать записи или переместить их на другую платформу, чтобы сохранить их дольше, если организатор включил эту опцию.

Дополнительные часто задаваемые вопросы

Что произойдет, если я забуду остановить запись в конце собрания Teams?

Если вы забудете нажать кнопку «Стоп» после завершения собрания, запись должна прекратиться автоматически и сохраниться в чате собрания или OneDrive. Если кто-то забудет покинуть собрание, запись автоматически завершится через четыре часа.

Можете ли вы восстановить встречу, если забыли ее записать?

К сожалению, Microsoft Teams не сохраняет ваши собрания, пока вы не нажмете кнопку записи. Вы не можете получить доступ к сеансу, который участники не записали, поскольку это нарушает конфиденциальность пользователей.

Кто может просматривать записи собраний Teams?

Участники собрания могут автоматически просматривать запись без возможности загрузки или обмена. Гости смогут просмотреть запись только с разрешения организатора.

Можете ли вы расшифровать записи собраний Teams?

Вы можете посмотреть расшифровку записи, если организаторы разрешат это. Чтобы включить транскрипцию собрания:

1. Перейдите в раздел «Встречи».

2. Выберите «Политики собраний» и «Запись и расшифровка».

3. Включите кнопку «Транскрипция».

Автоматическая запись для вашего спокойствия

Автоматическая запись встреч — полезная функция, когда у вас много дел и вы склонны забывать эти детали. Следуя инструкциям из этой статьи, вы можете настроить автоматическую запись для отдельных собраний после их создания. Будьте уверены, что ценная информация вашей команды будет сохранена для последующего повторного просмотра и проверки.

Вы уже пробовали автоматически записывать собрание Teams? Воспользовались ли вы какими-либо советами из этой статьи? Расскажите нам в комментариях ниже.