Как автоматически включать подпись в электронные письма Outlook

Добавление подписи к вашему сообщению электронной почты придает ему оттенок профессионализма. Добавление логотипа и вашей контактной информации обеспечивает продвижение бренда в скучной переписке. Это дает возможность тем, кто хочет связаться с вами другими способами, сделать это. Создание и использование подписи в Microsoft Outlook – достаточно простая задача. Вы даже можете создать несколько персонализированных подписей, чтобы переключаться на них по своему усмотрению в зависимости от вашей целевой аудитории.

Однако Outlook будет присоединять подпись только к вновь отправленным или пересылаемым сообщениям электронной почты. Письма, которые вы отправили до создания подписи, по-прежнему будут отсутствовать. Чтобы добавить подпись к старым сообщениям, вам нужно зайти в настройки Outlook и изменить несколько вещей.

Ваша подпись может включать текст, изображения, электронную визитную карточку, логотип или даже изображение вашей рукописной подписи. Вы можете настроить Outlook так, чтобы подписи автоматически добавлялись ко всем исходящим сообщениям, или создать свою подпись и добавлять ее к сообщениям в каждом конкретном случае.

Добавление подписи в вашу переписку Outlook

Действия по дополнению ваших электронных писем подписью будут зависеть от версии Outlook, которую вы используете в данный момент. Существует процедура для тех, кто использует более старые версии программного обеспечения (2007–2010) и более новые версии (2010+), а также для пользователей Microsoft Office 365.

Начнем с самых новых версий.

Версии Outlook 2010+, включая Outlook для 365

Чтобы создать новую подпись для электронной почты Outlook:

1. Нажмите, чтобы создать новое письмо.
2. Нажмите «Подпись», а затем «Подписи» на вкладке «Сообщение».
   • В зависимости от размера окна Outlook и от того, составляете ли вы новое сообщение электронной почты, ответ или пересылку, вкладка «Сообщение» и кнопка «Подпись» могут находиться в двух разных местах. Однако кнопка «Подпись» обычно сопровождается кнопками «Прикрепить файл» и «Прикрепить элемент» в разделе «Включить» меню «Сообщение».
3. На вкладке «Подпись электронной почты», прямо под полем «Выберите подпись для редактирования», выберите «Новая» и добавьте имя для новой подписи в диалоговом окне «Новая подпись».
4. Чуть ниже «Редактировать подпись» напишите свою подпись в отведенной для этого области.
   • В этом окне вы можете изменять шрифты, цвета и размеры шрифтов, а также выравнивание текста.
   • Чтобы добавить ссылки и изображения в подпись электронного письма, изменить шрифты и цвета, а также выровнять текст, вы можете сделать это с помощью мини-панели форматирования в разделе «Редактировать подпись».
   • Вы даже можете создать более надежную подпись с помощью маркеров, таблиц или границ, используя Microsoft Word для форматирования текста. Затем перенесите его с помощью простого копирования (Ctrl+C) и вставьте (Ctrl+V) в подпись в поле «Редактировать подпись».
   • Вы также можете добавить в свою подпись значки социальных сетей и ссылки, о которых я расскажу позже.
5. Как только подпись станет такой, как вы хотите, в разделе «Выбрать подпись по умолчанию» установите следующие параметры:
   • Выберите учетную запись электронной почты, с которой вы хотите связать свою подпись, используя раскрывающийся список «Учетная запись электронной почты». Вы можете использовать разные подписи для каждой учетной записи электронной почты, которую вы используете для Outlook.
   • Чтобы ваша подпись автоматически добавлялась ко всем будущим сообщениям, нажмите раскрывающийся список «Новые сообщения» и выберите подпись. Если вы предпочитаете, чтобы этот параметр не устанавливался автоматически по умолчанию, выберите (нет). Это приведет к тому, что каждое новое отправленное вами сообщение вообще не будет иметь подписи, включая пересланные и на которые ответили.
   • Чтобы подпись отображалась в ваших сообщениях, на которые вы отвечаете и пересылаете, нажмите раскрывающийся список «Ответы/переадресация» и выберите подпись. Эта подпись будет добавляться автоматически каждый раз, когда вы отвечаете или пересылаете электронное письмо. Чтобы не иметь этого набора, выберите вместо него (нет).
6. Теперь, когда все готово, нажмите кнопку «ОК», чтобы вернуться, чтобы сохранить подпись и вернуться к новому сообщению.
   • Важно отметить, что текущее сообщение, в котором вы создали подпись, не будет иметь подписи. По какой-то причине подпись будет появляться только в последующих сообщениях. Вам нужно будет добавить подпись вручную, если вы хотели ее использовать.

Вставка подписи вручную

Для нового сообщения, которое вы начали с целью создания подписи, или для тех из вас, кто не хочет, чтобы подпись устанавливалась автоматически, вы все равно можете вставить подпись вручную.

Для этого:

1. Открыв сообщение электронной почты, нажмите вкладку «Сообщение» и выберите «Подпись».
2. Откроется всплывающее меню, отображающее все созданные вами сохраненные подписи. Выберите подпись, которую хотите использовать, из вариантов, нажав на нее. Теперь оно появится в вашем текущем сообщении.

Добавление логотипа или изображения в вашу подпись

Брендам обычно требуются логотипы. Чтобы добавить в подпись изображение, например логотип или значок социальной сети:

1. Откройте новое сообщение электронной почты и нажмите вкладку «Сообщение».
2. Нажмите «Подпись», а затем «Подписи».
3. Выберите подпись, к которой вы хотите добавить логотип или изображение, выбрав ее в поле «Выбрать подпись для редактирования».
4. Нажмите значок «Добавить изображение», найдите изображение, которое вы хотите добавить из файлов вашего ПК, и выберите «Вставить».
   • Вы можете изменить размер изображения или логотипа, щелкнув изображение правой кнопкой мыши и выбрав «Изображение» в меню. Нажмите на вкладку «Размер» и используйте предоставленные параметры, чтобы изменить размер изображения в соответствии с вашими требованиями.
   • Оставьте флажок «Зафиксировать соотношение сторон», чтобы сохранить пропорции изображения.
5. Когда изображение будет изменено и готово к работе, нажмите «ОК».
6. Затем снова нажмите «ОК», чтобы сохранить все изменения, которые вы только что внесли в свою подпись.

Версии Microsoft Outlook 2007–2010.

Чтобы создать новую подпись с помощью более старой версии Microsoft Outlook:

1. Выберите создание нового сообщения.
2. Перейдите на вкладку «Сообщение» и выберите «Подпись» в разделе «Включить».
3. Нажмите «Подписи», когда оно появится.
4. На вкладке «Подпись электронной почты» нажмите «Создать».
5. Введите имя для вашей подписи и нажмите кнопку «ОК».
6. Введите текст, который вы хотите включить в свою подпись, в поле «Редактировать подпись».
   • Вы можете отформатировать текст, выделив текст, который хотите отредактировать, а затем используя кнопки стиля и форматирования для выбора желаемых параметров.
   • Добавляя дополнительные элементы, такие как изображения, гиперссылки и электронные визитки, щелкните место, где вы хотите разместить элемент, и:
     • Электронная визитная карточка. Нажмите кнопку «Визитная карточка», а затем щелкните один из контактов в списке «Сохранено как». Нажмите кнопку ОК.
     • Гиперссылка — щелкните значок «Гиперссылка» и введите (или вставьте) URL-адрес, с которым ваша ссылка будет связывать текст. Нажмите кнопку ОК.
     • Изображение/изображение — щелкните значок «Изображение», найдите изображение, которое вы хотите загрузить в свою подпись, выберите его и нажмите кнопку «ОК».
7. Закончив внесение изменений, нажмите «ОК», чтобы завершить создание подписи.
   • Электронная почта, открытая в данный момент для создания подписи, не будет автоматически добавляться в нее. Вам нужно будет сделать это вручную.

Добавление подписи к вашим сообщениям электронной почты

Подписи можно добавлять автоматически или вручную ко всем исходящим сообщениям, ответам и пересылкам. Для каждого отправленного электронного письма можно использовать только одну подпись, поэтому, если вы решите установить одну автоматически, было бы лучше, если бы подпись была ориентирована на более широкий круг аудитории.

Чтобы автоматически вставить подпись в сообщение электронной почты:

1. Создайте новое письмо.
2. Перейдите на вкладку «Сообщение» и нажмите «Подпись», расположенную в разделе «Включить».
3. Нажмите «Подписи», когда оно появится.
4. Найдите «Выбрать подпись по умолчанию», щелкните раскрывающийся список «Список учетных записей электронной почты» и выберите учетную запись электронной почты, с которой вы хотите связать подпись.
5. Выберите подпись, которую хотите включить, выбрав ее из списка «Новые сообщения».
   • Для переадресации и ответов: чтобы добавить подпись, выберите подпись из раскрывающегося списка «Ответы/переадресации». Нажмите (нет), если вы не хотите, чтобы подпись сопровождала ваш ответ и пересылала сообщения электронной почты.
6. Нажмите «ОК», чтобы сохранить настройки подписи.

Чтобы вручную добавить подпись в сообщение электронной почты:

1. Создайте новое сообщение электронной почты.
2. Перейдите на вкладку «Сообщение».
3. Нажмите «Подпись» в разделе «Включить».
4. Выберите подпись, которую хотите вставить, щелкнув по ней напрямую.

Подпись теперь появится в вашем исходящем сообщении. Если вы сделали неправильный выбор или просто хотите удалить добавленную подпись, выделите подпись в сообщении и нажмите «Удалить» (или «Backspace») на клавиатуре.

Использование учетной записи Microsoft Office 365 с Outlook.com

Тем, кто использует Outlook в Интернете с учетной записью Microsoft Office 365, необходимо создать подпись в обоих продуктах.

Чтобы создавать и использовать подписи электронной почты в Outlook в Интернете:

1. Войдите в свою учетную запись Outlook.com и откройте настройки, щелкнув значок шестеренки в верхней части страницы.
2. Нажмите «Почта», затем «Написать и ответить».
3. Введите свою подпись в поле «Подпись электронной почты».
   • Вы можете использовать предоставленные параметры форматирования, чтобы изменить внешний вид вашей подписи по своему вкусу.
   • Вы можете иметь только одну подпись на одну учетную запись.
   • Чтобы подпись автоматически появлялась по умолчанию для всех будущих сообщений, установите флажок «Автоматически включать мою подпись в новые сообщения, которые я создаю». Благодаря этому ваша подпись будет отображаться внизу во всех будущих составленных электронных письмах.
   • Для пересылки и ответов потребуется поставить галочку в поле «Автоматически включать мою подпись в сообщения, которые я пересылаю или на которые отвечаю».
   • Если вы не отметите ни один из этих параметров, вам придется вручную добавлять свою подпись к каждому сообщению электронной почты, которое вы создаете.
4. Закончив внесение изменений, нажмите «Сохранить».

Чтобы добавить подпись вручную:

1. В своем почтовом ящике выберите «Новое сообщение».
2. Составьте свое сообщение полностью и нажмите на значок с тремя точками.
3. Отсюда выберите «Вставить подпись».
4. Как только ваше сообщение будет готово к отправке, нажмите кнопку «Отправить».