Как автоматически удалить старые электронные письма в Gmail

Электронной почтой может быть сложно управлять. В рабочей среде крайне важно поддерживать порядок в почтовом ящике, чтобы поддерживать эффективность. Захламленный почтовый ящик может оказаться довольно серьезной проблемой, особенно когда вы вынуждены пролистывать горы старых писем, которые вам больше не нужны. Когда-то эти старые электронные письма, возможно, служили определенной цели, но с тех пор превратились в дополнительные препятствия при поиске конкретного электронного письма. Папка «Входящие», заполненная спамом, действительно может лишить вас возможности управлять библиотекой электронной почты, и хотя существует множество способов предотвратить попадание вашей электронной почты в дополнительные списки спама, мы рекомендуем отправка вашего электронного письма анонимно— вам все равно придется в первую очередь очистить старый спам-сообщения, попавшие в ваш почтовый ящик.

Чтобы избежать больших затрат времени, я бы не рекомендовал пытаться удалить все ваши старые электронные письма вручную. Вместо этого, благодаря фильтрам, вы сможете избавиться от этих писем гораздо быстрее. Создав фильтр, вы можете удалять старые сообщения за определенный период времени. Единственная проблема, которую я вижу при использовании фильтров, заключается в том, что они применяются только к вновь полученным сообщениям. В будущем вы можете применить фильтры, чтобы гарантировать, что скопление не произойдет во второй раз, но как насчет тех писем, которые заполняют ваш почтовый ящик сейчас?

Автоматическое удаление старых писем в Gmail

Есть несколько вещей, в которые стоит углубиться, когда дело доходит до избавления от старых, уже ненужных писем, засоряющих ваш почтовый ящик Gmail. Я расскажу, как настроить фильтры, применить их для использования в будущем и избавиться от всех текущих старых писем с помощью надстройки Gmail. Электронная студия.

Настройка фильтров

Прежде всего, давайте настроим фильтры.

Для начала:

1. Войдите в свою учетную запись Gmail, используя необходимые учетные данные.
2. Найдите Значок шестеренки. Это меню настроек Gmail, которое можно найти в правом верхнем углу окна. Нажмите на этот значок и выберите «Настройки» в раскрывающемся меню.
3. Нажмите на Фильтры вкладку и нажмите «Создать новый фильтр».
4. В Есть слова В поле ввода введите следующее: old_than:x, где «x» — это временной интервал сообщений, которые вы хотите удалить. Это будет цифра, за которой следует буква. Следующие буквы будут относиться к временным рамкам. Вам придется использовать «d» для обозначения дней, «w» для недель и «m» для месяцев. Примером может быть old_than:3d, если вы хотите удалить электронные письма старше трех дней.
5. Затем нажмите кнопку «Создать фильтр с этим поиском».
6. Заполните поля с надписью Удалить это и Также примените фильтр к с галочкой, нажав на них.
7. Наконец, нажмите «Создать фильтр», чтобы все ваши старые электронные письма в зависимости от только что установленной даты переместились из папки «Входящие» в папку «Корзина».

Когда сообщения удаляются в Gmail, они не исчезают мгновенно. Вместо этого вы можете найти их в папке «Корзина». Это означает, что эти электронные письма по-прежнему будут учитываться в общем объеме ваших данных. Чтобы полностью избавиться от них, вы можете либо подождать, пока Gmail автоматически удалит их через 30 дней, либо удалить их все сейчас самостоятельно. Чтобы выполнить последнее, щелкните папку «Корзина», а затем щелкните ссылку «Очистить корзину сейчас».

Фильтр для будущего удаления (повторное применение)

Название этой статьи посвящено автоматическому удалению. К сожалению, фильтры не могут срабатывать автоматически. Вам нужно будет вернуться и еще раз применить фильтр к текущему почтовому ящику.

Чтобы повторно применить фильтр:

1. Вернитесь в настройки, нажав кнопку Значок шестеренки в правом верхнем углу окна Gmail и выберите «Настройки» в раскрывающемся списке.
2. Нажмите кнопку Фильтры вкладка.
3. Поскольку вы уже создали фильтр ранее, теперь вы можете нажать «Изменить», расположенную рядом с этим фильтром. Если вы ранее создали несколько фильтров, вы можете легко найти тот, который вам нужен, поскольку будут отображены критерии для каждого фильтра.
4. Нажмите «Продолжить» в появившемся разделе с критериями поиска. Это будет экран, аналогичный тому, который появлялся при настройке оригинального фильтра.
5. Еще раз поставьте галочку рядом с Также примените фильтр к.
6. На этот раз, чтобы активировать фильтр, нажмите «Обновить фильтр». Все ваши старые электронные письма, для которых установлен указанный период времени, теперь будут удалены в папку «Корзина».

Электронная студия

Электронная студия поставляется с отличной функцией, которая автоматически удалит все ваши старые электронные письма от указанного отправителя или те, которые расположены в определенной папке. Встроенная функция автоматической очистки поможет сохранить ваш почтовый ящик Gmail более организованным, что приведет к более эффективной рабочей среде.

С помощью Email Studio вы можете архивировать и применять функцию «Отметить как прочитанные» ко всем электронным письмам, которые находятся в вашем почтовом ящике и находились там более трех месяцев. Это также позволяет вам автоматически удалять все электронные письма из папок «Корзина» и «Спам» через два дня. В качестве дополнительного бонуса функция автоматической очистки включает в себя функцию отказа от подписки по электронной почте, которая поможет вам легко удалить свой адрес электронной почты из любого из этих надоедливых списков рассылки информационных бюллетеней. Это дополнение способно и на многое другое, но я считаю, что уже упомянутое подчеркивает именно то, что нам нужно для этой статьи.

Базовый пакет можно использовать бесплатно, но чтобы получить максимальную отдачу от продукта, предлагается премиум-версия по цене 29 долларов в год. Обновление позволит вам создать несколько наборов правил очистки и включает в себя планировщик электронной почты, пересылку и автоответчик.

Настройка и включение автоматической очистки в Gmail

Очевидно, что первое, что вам нужно сделать, это загрузить и установить Электронная студия добавить. Как только это будет достигнуто, вы сможете увидеть значок Email Studio на правой боковой панели, когда откроете любое сообщение электронной почты Gmail.

Чтобы использовать его:

1. Откройте Электронная студия надстройку и войдите в систему, используя свою учетную запись Gmail.
2. Вы увидите список опций. Из этих вариантов выберите Очистка электронной почты инструмент.
3. Затем нажмите «Добавить новое правило», чтобы настроить правило (аналогично тому, что вы сделали с фильтрами).
4. Настройка правила состоит из двух частей: вам нужно указать условие, а затем действие. Подумайте о «причине и следствии». Действие сработает, как только будет выполнено указанное условие.
5. Чтобы установить условие, вы сможете использовать расширенные параметры поиска в Gmail, такие как newer_than или has:attachment или Large_than. Используйте их, чтобы найти точное соответствие электронным письмам Gmail, которые вы хотите заархивировать, отправить в корзину или переместить в другую папку.
6. После создания правила нажмите кнопку «Сохранить». Email Studio теперь будет работать в фоновом режиме, выполняя проверку каждый час, выполняя указанное действие, когда электронное письмо соответствует связанным с ним условиям. Вам вообще не придется ничего делать вручную.