Как автоматически сортировать электронную почту в Gmail

Без сомнения, Gmail — самый популярный почтовый сервис. Он отлично работает со сторонними приложениями для синхронизации контента по разным протоколам. Он также предлагает вам хорошие возможности для автоматизации, управления и сортировки вашей электронной почты.

Это делается с помощью смарт-меток, которые можно использовать как папки, и есть несколько ярлыков по умолчанию, которые должны автоматически сортировать входящие сообщения. По правде говоря, чтобы все настроить и запрограммировать, может потребоваться некоторое время. Тем не менее, вы получите чистый почтовый ящик без беспорядка, и вам будет легче массово выбирать и сортировать всю электронную почту.

Что такое смарт-этикетки?

По умолчанию Smart Labels распределяет входящие электронные письма по пяти категориям. Вот что они собой представляют:

Социальные сети. Этот ярлык содержит электронные письма от служб знакомств, социальных сетей и других веб-сайтов для обмена медиа.

1. Обновления – Ваши цифровые квитанции, счета, подтверждения, а также финансовые отчеты попадают на ярлык «Обновления».
2. Начальный – Сообщения, которые больше нигде не принадлежат, и личные электронные письма попадают в категорию «Основной».
3. Форумы – Электронные письма о сообщениях с онлайн-досок, групп и форумов находятся на вкладке «Форумы».
4. Акции – Назойливые электронные письма и маркетинговые кампании отправляются в раздел «Промоакции».

Примечание: Gmail очень хорошо фильтрует электронные письма по ярлыкам, если они включены и правильно настроены. Однако некоторые новые электронные письма все равно могут оказаться на вкладке «Основные».

Настройка смарт-меток

Google позволяет вам выбирать, какие смарт-метки будут отображаться в вашем почтовом ящике. Например, в меню конфигурации вы можете удалить «Акции» или «Социальные сети» из своего почтового ящика. Это то, что вам нужно сделать.

Шаг 1

Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу экрана, чтобы получить доступ к меню настроек. Затем нажмите «Просмотреть все настройки».

Шаг 2

Теперь выберите «Входящие» и щелкните поле перед ярлыками, которые вы хотите получать в свой почтовый ящик. Если вам действительно не нужны рекламные или социальные письма, не стесняйтесь оставлять все без контроля. После этого нажмите «Сохранить изменения» для подтверждения, и все готово.

Использование фильтров для автоматической сортировки писем

Фильтры позволяют автоматически сортировать электронные письма и помещать их под правильный ярлык. Как уже отмечалось, фильтры по умолчанию сами по себе неплохо справляются со своей задачей, но вы также можете установить собственные.

Шаг 1

Запустите Gmail и щелкните значок фильтра в строке поиска (значок находится в крайнем правом углу панели). Откроется цифровая форма, и вам необходимо заполнить соответствующие разделы.

Шаг 2

Форма довольно обширна и включает в себя адрес электронной почты отправителя и получателя, тему, размер, дату и т. д. Поле «Включает слова» весьма интересно, поскольку позволяет вводить целевые ключевые слова и отправлять спам прямо в цифровое забвение.

Шаг 3

После заполнения полей нажмите «Создать фильтр», и появится еще одно всплывающее окно, затем вам следует выбрать «Пропустить входящие (Архивировать)». Сделав это, вы гарантируете, что фильтруемые электронные письма не попадут в ваш почтовый ящик и появятся только под назначенным ярлыком. Вам также следует выбрать «Также применить фильтр к 15 соответствующие разговоры», расположенное в нижней части всплывающего окна.

Шаг 4

Рядом с надписью «Применить метку» есть стрелка раскрывающегося списка. Щелкните ее и выберите метку, соответствующую отфильтрованным письмам.

Совет эксперта: Google не ограничивает ваши возможности ярлыками по умолчанию. Нажмите «Новая метка» и создайте собственную, соответствующую вашим потребностям.

Шаг 5

Наконец, вы снова нажимаете «Создать фильтр», и все отфильтрованные электронные письма переходят из вашего почтового ящика в метку. Это также относится к старым электронным письмам, которые вы получили от определенного отправителя. Вы можете просмотреть отфильтрованные электронные письма, если выберете «Вся почта» или перейдете к этому фильтру.

Важное соображение

Отфильтрованные сообщения появляются в соответствующих папках, когда вы используете почтовый клиент для доступа к Gmail через IMAP. С другой стороны, это неприменимо при использовании POP Gmail. На этот раз отфильтрованные сообщения отображаются вместе со всеми новыми сообщениями.

Экспорт и импорт фильтров

Возможно, вы этого не знаете, но Google позволяет экспортировать и импортировать фильтры. Это может стать настоящим спасением, если вам нужно перейти на новый почтовый клиент.

Чтобы экспортировать фильтры, откройте настройки Gmail, нажмите «Просмотреть все настройки» и выберите вкладку «Фильтры и заблокированные адреса». Выберите фильтр, который хотите экспортировать, и нажмите «Экспорт». Вы получите файл .xml, который можно редактировать с помощью текстового редактора. Но нет смысла вносить там какие-либо изменения, поскольку фильтры легче удалять/изменять после их загрузки.

Импортировать фильтры также довольно просто. Перейдите в нижнюю часть страницы и выберите «Импортировать фильтры», затем «Выбрать файл». Найдите XML-файл фильтров, щелкните его и выберите «Открыть файл». Gmail не завершает действие автоматически, вам нужно нажать «Создать фильтры» для подтверждения.

Аккуратный трюк: Самый быстрый способ автоматически отсортировать важные письма — пометить их. Просто нажмите на маленькую звездочку рядом с датой и временем, и электронные письма появятся в разделе «Помеченные».

Почтальон приходит

В конце концов, настройка автоматической сортировки в Gmail требует некоторого времени и усилий. Но пользовательский интерфейс интуитивно понятен, прост в использовании, и вам нужно сделать это только один раз.

Используете ли вы почтовый клиент для доступа к своей учетной записи Gmail? Какие персонализированные ярлыки вы бы хотели создать? Не стесняйтесь рассказать нам больше о своих предпочтениях в разделе комментариев ниже.