Как автоматически нумеровать строки в Excel

Знаете ли вы, что ваш лист Excel может содержать до 1 048 576 строк? Это верно. Теперь представьте, что каждой из этих строк присвоены номера вручную. Мы не говорим о существующих числах крайне левых. Это просто маркеры, например, по отношению к ячейкам (A3, B3, A10, B10 и т. д.), которые технически не интегрируются как часть данных строки или не служат уникальными идентификаторами. То, что вы хотите, это числа, которые можно связать с каждой строкой данных для таких сценариев, как создание серийных номеров или номеров отделов, применение нумерованных строк к сгруппированным разделам и т. д.

Чтобы создать отличный лист или книгу Excel, крайне важно вводить данные в хорошо организованном виде. Вы хотите, чтобы каждая строка имела «уникальный идентификатор», который поможет вам выделить определенные строки для анализа или представления аудитории. Использование чего-то вроде «Ячейка B4 или G2» не привязано к данным, охватывающим строки. Вам нужны столбцы с уникальными номерами, которые фактически связаны с данными в строках, точно так же, как имя связано с фамилией в одной строке.

Хорошо, что Excel может сделать за вас всю тяжелую работу. Вы можете дать ему команду автоматически заполнить номера строк и помочь вам работать над документом гораздо быстрее.

Эта статья покажет вам, как автоматически нумеровать строки в Excel.

Причины автоматического создания нумерованных строк в Excel

Без сомнения, присвоение номеров строк вручную — задача, которая может утомлять и отнимать много времени. Для начала вы может ошибаться и повторять цифрыситуация, которая может усложнить анализ данных и потенциально привести к ошибкам в ваших расчетах. Нет ничего более неловкого, чем представить документ, который плохо организован или наполнен ошибками. Это может заставить вас выглядеть неподготовленным и непрофессиональным.

Если ваш документ слишком велик, вы можете назначать номера вручную и допускать ошибки. Но это вряд ли когда-либо вариант, если ваш лист содержит сотни или тысячи строк, или у вас есть несколько электронных таблиц и вы не можете использовать одни и те же числа.. В этом случае например, использование строк A3 и B3 не поможет, особенно при извлечении данных из нескольких листов для отчета. Плюс нумерация каждого вручную тратится драгоценное время, которое вы можете потратить на обработку более технических частей вашего листа..

Один из примеров включает номера отделов или классы запасов, где вам нужно указать три цифры для каждого из них, начиная со 100. Проблема в том, что у вас есть более 300 отделов с данными в 50 таблицах внутри вашей корпорации. Ручной ввод числовых идентификаторов в ячейки приводит к ошибкам, которые влияют на все: от отчетов и анализа данных до точных категорий и мгновенного получения данных.. Вместо того, чтобы вручную обращаться к 50 электронным таблицам для определения и вставки числовых идентификаторов в каждую строку, вам нужно только запомнить, какими числами вы начали и закончили, чтобы вы могли настроить другую таблицу для новых или тех же идентификаторов..

Другой пример: у вас есть группы строк по конкретным темам, категориям, отделам или даже справочным материалам. Вы хотите, чтобы каждая группа начиналась с номера один. Вы, конечно, не могли бы сослаться на «Ячейки A3 и B3», потому что в одной электронной таблице есть группы, которые не могут использовать одну и ту же строку.но вы можете ссылаться на идентификаторы 101 и 102 внутри каждой группы и использовать их так часто, как это необходимо. Имея так много групп, с которыми нужно справиться, ввод вручную быстро приводит к ошибкам, которые изменяют организацию, поиск данных и, возможно, уровни приоритета, где 1 является наиболее важным, а 1000 — наименее важным..

К счастью, в Excel имеется несколько инструментов, предназначенных для автоматического присвоения чисел. Это может помочь вам будьте более экономны в использовании своего времени и создайте хорошо организованный документ, который не только точен, но и приятен для глаз.. Извлечение данных из электронной таблицы/базы данных становится более управляемым.. Поиск конкретных данных или приоритетных предметов/элементов/процессов является точным и эффективным без ошибок..

Суть в том, что люди не идеальны, когда дело доходит до ввода данных, но автоматизированные системы гарантируют точность и аккуратность. (в некоторой степени). Всякий раз, когда у вас есть тысячи записей данных, автоматическая нумерация делает это надежно..

Давайте посмотрим, как работает каждый из этих инструментов.

Автоматическая нумерация строк Excel с помощью маркера заполнения

Маркер заполнения Excelтакже называемая маркером заполнения, представляет собой небольшую кнопку со стрелкой, которая появляется в левом нижнем углу активной ячейки. Он используется для автоматического заполнения диапазона ячеек в столбце на основе информации, содержащейся в предыдущих строках.

Маркер заполнения работает, определяя шаблон и затем следуя ему.

Вот как автоматически нумеровать строки в Excel с помощью дескриптора заполнения.

1. Откройте лист Excel.
   
2. Введите первое значение (1) в первую ячейку нужного столбца.
   
3. Введите второе значение (2) в ячейку непосредственно под первым.
   
4. Выделите обе ячейки.
   
5. Нажмите и удерживайте маркер заполнения, расположенный в правом нижнем углу нижней ячейки.
   
6. Аккуратно перетащите вниз маркер, пока не выберете все строки, которым хотите присвоить номера.
   
7. Как только вы доберетесь до последней интересующей строки, отпустите мышь.
   

После выполнения вышеуказанных шагов Excel заполняет все ячейки выбранного столбца числами от «1» до любого числа, которое вы хотите. Эти числа становятся уникальными идентификаторами данных в строке, если A6 и B6 этого не делают.

Автоматическая нумерация строк Excel с помощью функции ROW

Дескриптор заполнения и функция серии просты в исполнении, но они терпят неудачу в одной важной области: автоматическое обновление чисел, когда вы добавляете в лист новые строки или даже удаляете некоторые. Функция ROW позволяет назначать номера, которые автоматически обновляются при удалении некоторых строк или вставке новых.

Вот как использовать функцию ROW.

1. Нажмите на первую ячейку, где начнется автоматическая нумерация.
   
2. Введите в ячейку следующую формулу (соответственно замените опорную строку): =СТРОКА(A2) – 1.
   В зависимости от того, где вы хотите, чтобы номера строк начинались, формула может быть A3, B2 или даже C5.
   
3. После того как выбранной ячейке присвоен номер, наведите курсор на маркер перетаскивания в левом нижнем углу и перетащите его вниз к последней ячейке в серии.
   

Как автоматически нумеровать строки в Excel без перетаскивания

Перетаскивание маркера заполнения вниз до тех пор, пока вы не выберете все строки, которые хотите назначить, идеально подходит для небольших файлов Excel, содержащих всего несколько строк. Если файл содержит сотни или тысячи строк, перетаскивание может оказаться немного утомительным и трудоемким.

К счастью, Excel предоставляет возможность автоматически нумеровать строки с помощью функции «Заполнить ряд».

Функция Excel «Заполнить ряд» используется для генерации последовательных значений в указанном диапазоне ячеек. В отличие от функции «Fill Handle», эта дает вам гораздо больше контроля. Вы можете указать первое значение (которое не обязательно должно быть «1»), значение шагаа также конечное (стоповое) значение.

Например, предположим, что значения начала, шага и остановки равны 1, 1 и 10. Функция серии заполнения автоматически заполняет 10 строк в выбранном столбце, начиная с вставки «1» в первую ячейку и «2» в вторая ячейка и т. д., заканчиваясь цифрой «10» в последней ячейке.

Вот как автозаполнить номера строк в Excel с помощью функции «Заполнить серию»:

1. Выберите первую ячейку, которой вы хотите присвоить номер.
   
2. Введите первое значение, скажем «10», в первой ячейке.
   
3. Нажмите на “Дом” в верхней части вашего листа.
   
4. Выбирать “Наполнять” а затем выбери “Ряд” из раскрывающегося меню. Это должно открыть плавающее диалоговое окно в середине вашего листа.
   
5. В диалоговом окне выберите «Колонны» из раздела «Серии в».
   
6. На этом этапе введите «значение шага» («1» по умолчанию), а затем введите «стоп-значение» в предусмотренных местах.
   
7. Нажмите на “Хорошо”
   

После выполнения вышеуказанных шагов все ячейки в выбранном столбце получают уникальные и последовательные номера для облегчения идентификации.

Как автоматически нумеровать отфильтрованные строки в Excel

Функция «Фильтр» позволяет фильтровать (или нарезать) данные на основе критериев. Он позволяет вам выбрать определенные части вашего листа и заставить Excel отображать только эти ячейки.

Например, если у вас много повторяющихся данных, вы можете легко отфильтровать все эти строки и оставить только то, что вам нужно. В любой момент времени на экране отображаются только нефильтрованные строки.

При представлении данных фильтрация позволяет вам поделиться только тем, что нужно вашей аудитории, не имея одновременно слишком много нерелевантной информации. Эта ситуация может запутать и усложнить анализ данных.

Даже если вы отфильтровали свои данные, вы все равно можете добавить нумерацию строк на свой лист.

Вот как это сделать.

1. Фильтруйте данные по мере необходимости.
   
2. Выберите первую ячейку, которой вы хотите присвоить число, а затем введите следующую формулу:
   =ПРОДИТОГО(3,$B$2:B2)
   Первый аргумент, 3, указывает Excel подсчитать числа в диапазоне.
   Второй аргумент, $B$2:B2, — это просто диапазон ячеек, который вы хотите посчитать.
   
3. Возьмите «заполнить дескриптор» (символ плюса) в правом нижнем углу ячейки и потяните его вниз, чтобы заполнить все остальные ячейки в указанном диапазоне.
   

В целом Excel — ценный инструмент для управления данными и выполнения всевозможных вычислений, но он не всегда облегчает жизнь. Одна задача, которая может отнимать много времени и разочаровывать, — это присвоение чисел строкам, особенно если их тысячи или существует несколько электронных таблиц.

К счастью, существует несколько инструментов, которые помогут вам автоматически назначать номера. Это может быть верным способом создать хорошо организованную базу данных, которую легко читать, легко извлекать определенные данные и легко создавать точные отчеты и отчеты.