Как архивировать и разархивировать электронные письма в Gmail

Когда ваш Gmail переполняется электронными письмами, вы можете удалить самые старые из них, но при необходимости вы не сможете просматривать их в будущем. Архивировать старые электронные письма, пожалуй, лучше всего, потому что вы можете разархивировать их позже, если они вам понадобятся.

Узнайте, как архивировать электронные письма в Gmail и как вернуть их обратно, в статье ниже.

Архивировать электронные письма в Gmail

Вы можете удалить электронные письма, которые, как вы уверены, вам не понадобятся в будущем, и заархивировать те, которые могут вам понадобиться по какой-либо причине. Электронные письма с кодами, паролями, конфиденциальной информацией и т. д. можно заархивировать всего несколькими щелчками мыши, но всегда лучше удалить эти сообщения. Однако сохраните их (возможно, в формате PDF) где-нибудь за пределами Gmail, например, в зашифрованной папке.

Расположение архивированных писем в Gmail

Все заархивированные электронные письма исчезают из папки «Входящие» и перемещаются в папку «Вся почта», где вы можете получить к ним доступ в любое время. Единственным недостатком является то, что они смешиваются со всем остальным, и их бывает сложно найти. Этот сценарий связан с тем, что в Gmail НЕТ папки или ярлыка «архива». Ниже вы найдете трюк, который решит ваши проблемы с сортировкой.

Примечание: Если вы получаете новый ответ на заархивированное электронное письмо в Gmail, сообщение автоматически помещается обратно в папку «Входящие».

Как архивировать электронные письма в Gmail

Освободив немного места в папке «Входящие», вы сможете легче находить важные/важные электронные письма. Итак, если вы хотите заархивировать некоторые электронные письма, которые вам в данный момент не нужны, вы можете легко заархивировать их и просмотреть в папке «Вся почта». Однако, поскольку они смешиваются со всеми другими сообщениями, существует обходной путь, позволяющий отделить их от остальных. Вот как это сделать:

1. Войдите в свой «Гмейл» Счет.
2. В левом навигационном меню прокрутите вниз и нажмите “Более.”
3. Прокрутите вниз еще раз и выберите «Создать новый ярлык».
4. Введите имя папки, представляющее ваши архивы, но НЕ выбирайте родительскую папку. На этом этапе создается папка для хранения ваших архивов перед их архивированием, чтобы их можно было легко найти позже.
   
5. На левой навигационной панели прокрутите вниз и выберите «Вся почта» папка. В этой папке/ярлыке отображаются все сообщения в вашей учетной записи, независимо от того, где они находятся.
6. Нажмите «»(Выбрать/отменить выбор поле) рядом с каждым сообщением, которое вы хотите переименовать или переместить. Если вы что-то напутали, просто щелкните по нему еще раз, чтобы отменить его выбор.
7. Нажмите «»(Этикетки значок) вверху. «Переместить в» здесь НЕ является опцией, поскольку при этом электронные письма удаляются из папки «Входящие».
8. В меню «Ярлыки» снимите все флажки, чтобы начать все заново. Если в поле есть «минус», дважды щелкните его, чтобы снять флажок. НЕ нажимайте пока «Применить».
9. Отметьте «Входящие», затем установите флажок «Архивы» или как вы назвали папку. Если в поле папки стоит «минус», нажмите на него, чтобы заменить его на галочку, затем нажмите “Применять” когда закончите.
10. Gmail вернется в папку «Вся почта». Каждое электронное письмо из предыдущего шага теперь имеет две метки: «Входящие» и «Архивы».
11. Установите флажки рядом с каждым электронным письмом, которое вы хотите заархивировать, затем нажмите «»(Архив икона).
12. Письма исчезают из папки «Входящие», но остаются в папке «Архивы». Вот почему вы сохранили флажок «Входящие» и использовали ярлыки вместо того, чтобы перемещать их. Вы увидите ярлыки в папке «Вся почта».
13. В папке «Архивы» подтвердите, что электронные письма были заархивированы, наведя курсор на каждое из них. «Значок архива» в правом углу каждого сообщения отображается серым цветом (светло-серым), если оно заархивировано, и над ним не отображается рука.

В описанном выше процессе вы создал папку архива для хранения архивируемых электронных писем, помечал каждое письмо как «Входящие» и «Архивы», вручную заархивировал ихи их можно просмотреть в папке «Архивы» для легкого поиска. Использование «Переместить в» невозможно, поскольку при этом электронное письмо удаляется из папки «Входящие». Вот почему вместо этого вам придется использовать ярлыки.

Добавив папку «Архивы», вы сможете использовать ее для будущих нужд. Только не забудьте использовать метки вместо опции «Переместить в», иначе это не сработает.

Выбранные вами электронные письма теперь появятся в папке «Архивы», и их можно будет разархивировать, если они вам понадобятся, как описано ниже.
Вам не придется перебирать кучу писем, чтобы найти заархивированные, поскольку они хранятся в папке «Архивы». Как упоминалось ранее, новые ответы также разархивируют электронные письма.

Как архивировать все электронные письма Gmail или массово

Вы можете заархивировать любое или все свои электронные письма несколькими простыми щелчками мыши. Ваш почтовый ящик становится пустым, но группа писем в папке «Все письма» по-прежнему будет выглядеть запутанной, поэтому попробуйте удалить те, которые, как вы уверены, вам не понадобятся, прежде чем приступить к архивированию. У вас также есть возможность создать папку резервного копирования для удобного просмотра в дальнейшем, как указано выше «Архивы», а затем использовать ее перед архивированием любых электронных писем.

Вы можете настроить, что архивировать, используя раскрывающийся список рядом с полем «Выбрать все». При желании выберите прочитанные или непрочитанные электронные письма, помеченные или даже не помеченные. Вот что вам нужно сделать, чтобы заархивировать все ваши электронные письма вместе или сразу:

1. Нажмите на кнопку «»(Выбрать/отменить выбор раскрывающегося списка значок) вверху, над всеми электронными письмами.
   
2. Выбирать “Все,” “Читать,” «Непрочитано» «С звездами», или «Без звезд» в зависимости от того, что вы хотите заархивировать.
   
3. После того, как все ваши электронные письма выбраны, нажмите кнопку «»(Архив значок), и все ваши электронные письма будут перенесены в папку «Вся почта».
4. Нажмите “ХОРОШО” когда появится окно массового подтверждения.
   

Все выбранные вами электронные письма теперь отображаются в папке «Вся почта» и больше не отображаются в папке «Входящие». Вы можете создать папку «Архивы», как описано в другом разделе выше, прежде чем следовать инструкциям здесь, тогда все массово заархивированные электронные письма станет легко найти позже.

Как разархивировать электронные письма в Gmail

Вы можете в любое время вернуть любое заархивированное письмо обратно в исходную папку. Для этого выполните следующие действия:

1. Если вы сначала перенесли все заархивированные электронные письма в папку, перейдите в эту папку, чтобы просмотреть их. Если нет, то прокрутите левое навигационное меню вниз и выберите “Более,” затем откройте «Вся почта» папка.
2. Выберите электронные письма, которые хотите разархивировать, затем нажмите «(Перейти к значку).
3. Выбирать «Входящие» из списка папок.

Теперь все выбранные вами электронные письма вернутся обратно в папку «Входящие».

Архивация электронной почты на мобильных устройствах

Вы также можете архивировать электронную почту со своих мобильных устройств. Процесс очень похож на описанный выше и работает как для устройств iOS, так и для Android. Вот что вам нужно сделать:

1. Откройте «Гмейл» приложение на вашем смартфоне или планшете.
2. Откройте «Вся почта» папку, чтобы увидеть все, затем проверьте “круг” рядом с каждым электронным письмом, которое вы хотите заархивировать, или коснитесь его еще раз, чтобы отменить его выбор.
3. Если вы сначала создали папку «Архивы», как в предыдущих разделах выше, нажмите «»(Параметры значок) вверху. В противном случае перейдите к «Шаг 7».
4. Выбирать «Изменить ярлыки» из списка опций.
5. Снимите все флажки, затем проверьте «Входящие» и «Архивы» этикетки. Вы хотите, чтобы электронные письма хранились в обеих папках.
6. Откройте «Вся почта» папку, чтобы увидеть все, затем проверьте «круги» рядом с каждым электронным письмом, которое вы хотите заархивировать. На них должны отображаться две метки: «Входящие» и «Архивы». Возможно, вам придется переключиться в альбомный режим, чтобы увидеть метки.
7. нажмите на «»(Архив значок) вверху, чтобы автоматически архивировать выбранные электронные письма.
8. Каждое выбранное письмо исчезает из папки «Входящие». Если вы создали папку «Архивы» и пометили электронные письма как таковые, они останутся в папке «Архивы» для дальнейшего использования.

Выбранные вами электронные письма теперь появляются в папке «Вся почта» и остаются во вновь созданной папке «Архивы», если вы выбрали этот вариант заранее.

Как разархивировать электронные письма с помощью приложения Gmail

1. Откройте «Гмейл» приложение на вашем смартфоне или планшете.
2. В левом навигационном меню прокрутите вниз и выберите пункт «Вся почта» папку и выберите электронные письма, которые хотите разархивировать. Вы также можете выбрать папку «Архивы», если вы ее создали, и просматривать только заархивированные электронные письма.
   
3. Если письмо было заархивировано, нажмите «»(Параметры меню) и выберите «Переместить во входящие» из списка. Если указанная опция отсутствует, электронное письмо не архивируется.
   

Выбранные вами электронные письма теперь снова появятся в папке «Входящие» и разархивируются.

В заключение отметим, что некоторые электронные письма важнее других, поэтому вполне естественно, что вы захотите сохранить их для использования в будущем. Вы прочитали, как архивировать электронную почту, сохраняя при этом резервную копию, и как это делать как на ПК, так и на мобильных устройствах. Вы создали резервную папку под названием «Архивы», пометили электронные письма как «Входящие» и «Архивы», заархивировали выбранные электронные письма и получили к ним доступ в папке «Архивы», а не просматривать папку «Вся почта». Теперь вы готовы управлять своей электронной почтой, и вам не придется беспокоиться о переполнении почтового ящика.